Reference Case

Vakanzüberbrückung: Der Berater als Staffelläufer

Henrike Düerkop Marketing Manager Connect on Linkedin

Wenn wichtige Mitarbeiter ohne rechtzeitige Nachfolge ausfallen, ist die Handlungsfähigkeit im Tagesgeschäft bedroht. Dann macht es doppelt Sinn, wenn ein externer Berater die nächste Strecke übernimmt: Als Überbrückung zwischen altem und neuen Personal bewahrt er die Routinen und verbessert eingefahrene Prozesse.

Über den Kunden

Die deutsche Unternehmensgruppe produziert und vertreibt weltweit landwirtschaftliche und industrielle Produkte im Bereich der Oleochemie und handelt mit Rohstoffen. Als Kommanditgesellschaft erwirtschaftet sie mit knapp 2000 Mitarbeitern rund 3 Milliarden Euro Umsatz im Jahr.

TriFinance - der beste Einfall bei einem Ausfall

Eine wichtige Stütze im Accounting des Unternehmens stand kurz vor ihrer vorübergehenden Freistellung im Rahmen des Mutterschutzes. Bis zum Arbeitsbeginn der designierten Nachfolgerin, die eine Teamleitungsfunktion aufbauen sollte, hatte das Unternehmen noch eine dreimonatige Übergangszeit zu überbrücken. Daher engagierte der Kunde zur Vakanzüberbrückung kurzfristig einen Senior Berater von TriFinance. Neben der Sicherstellung des Tagesgeschäftes standen vor allem die fälligen Monatsabschlüsse für zwei wesentliche Gesellschaften auf der Prioritätenliste des Kunden, bevor die neue Mitarbeiterin die Führung übernehmen sollte.

Durch die Expertise unseres Beraters im Bereich der Automatisierung wurde die Modernisierung zum weiteren Nebenprojekt.

Nicht nur vertreten, auch verbessern

Durch die Expertise unseres Beraters im Bereich der Automatisierung wurde die Modernisierung zum weiteren Nebenprojekt: Er erkannte große Effizienzverluste durch viele manuelle Prozesse. In Zusammenarbeit mit der IT und anderen Fachbereichen verbesserte der Berater die bestehenden RPA-Lösungen. So wurden Abbrüche von Bot-Läufen und nicht ausgeführte Jobs für die Zukunft verhindert. Er schulte zudem die Mitarbeiter in zeitsparenden Funktionen mit Microsoft Excel und dem ERP-System Navision. In Zusammenarbeit mit der neuen Teamleitungsfunktion baute er durch Workshops neue Kommunikationsstandards mit der IT-Abteilung auf, um dauerhafte Best Practices zu etablieren und erstellte u.a. ein automatisiertes Reporting, das offene Posten auswertet. Die vorherigen wenig Analyse freundlichen, manuellen Reports wurden überarbeitet. In Rücksprache mit den Empfängern wurde daraus ein State of the Art-Reporting das per Knopfdruck Zeitreihen und alle wichtigen Infos zur Einleitung von Maßnahmen darstellt.

Wissensmedium Dokumentation: Die Betriebs-Anleitung

Neben dem Tagesgeschäft stand die Einarbeitungsvorbereitung der Nachfolgerin im Fokus des Projekts. Wie bei jedem Mitarbeiterwechsel drohte auch hier die Gefahr des Wissens- und Leistungsverlustes für das Unternehmen. Das Mittel dagegen: Eine solide Dokumentationsgrundlage, die neue Abläufe sowie neu überarbeitete Prozesse

anleitend strukturiert. Unser Berater begann daher schon bei Projektbeginn damit, eine umfassende Dokumentationslösung für alle wesentlichen Prozesse und Tätigkeiten im Accounting zu erstellen: so umfangreich wie nötig, so kompakt wie möglich. Neu geschaffene Reports und angepasste RPA-Lösungen wurden beschrieben, so dass die Ausführung auch in der Nachfolge gelingt. Standardprozesse wie ein Algorithmus wurden schriftlich festgehalten und ermöglichen ihre Reproduzierbarkeit ab der ersten Ausführung. So wurde das Prozesswissen der vorübergehend ausscheidenden Mitarbeiterin konserviert. Dies wurde als Grundlage für Optimierungen und zum Aufbau eines konkreten und detaillierten Einarbeitungsplanes über den Projektzeitraum genutzt.

Kurzes Projekt mit langer Wirkung

Das Tagesgeschäft im Accounting lief ohne wesentliche Einbußen in Qualität und Geschwindigkeit weiter. Zusätzlich profitiert jeder Kunde stets von der Marktkenntnis und langjährigen Praxiserfahrung unserer Berater: Automatisierte Prozesse entlasten die Mitarbeiter von zeitraubenden Routinearbeiten und erstellen Reports schneller als es jeder Mensch könnte. Fehleranfällige Provisorien wurden überarbeitet und durch stabile Lösungen ersetzt. Neu erstellte Dokumentationsvorlagen stehen dem Kunden nun für alle Bereiche des Unternehmens zur Verfügung und dank der ERP-, Excel- und RPA-Schulungen sind die Mitarbeiter im Tagesgeschäft schneller unterwegs. Doch vor allem hilft externe Hilfe in solchen Situationen, den Staffelstab des Wissens zwischen altem und neuen Personal weiterzutragen - so können Sie auch auf kurzer Strecke großen Fortschritt erreichen.