Helpt mijn software dubbele betalingen de wereld uit?

De onwetende

De onwetende, het woord zegt het zelf, is er zich niet van bewust dat vrijwel alle (middel)grote organisaties facturen dubbel betalen. Ik heb namelijk nog geen organisatie ontmoet waarbij dit niet het geval is. Dubbele betalingen kom je overal tegen. De onwetende - bijvoorbeeld een inkoper, een supply chain manager, een applicatiebeheerder - reageert verbaasd en begrijpt niet hoe het kan dat een organisatie facturen dubbel betaalt. Dat is fraude en schandalig van de leverancier, zie je hem of haar denken. Maar in nog geen procent van de situaties kan worden aangetoond dat er sprake is van opzet. Het is vooral de klant en niet de leverancier die aan de basis staat van de dubbele betaling.

De finance professional

De finance professional bekijkt dit weer anders. Hij geeft eerlijk toe dat ook zijn organisatie niet vrij is van dubbele betalingen, maar voegt er in één adem en zelfverzekerd aan toe dat er meerdere initiatieven in de pijplijn zitten om daar een einde aan te maken. Daarvoor verwijst hij of zij vooral naar de softwareleverancier van zijn ERP, de digitale workflow meegerekend. Hiermee heeft de softwareleverancier verzekerd de oplossing te hebben. Onwetend is de finance professional niet meer. Maar, heeft de softwareleverancier, die zijn heil zoekt in de technologie, het wel bij het rechte eind?

De softwareleverancier

De softwareleverancier gelooft rotsvast in technologie als oplossing voor het dubbele betalingen vraagstuk. Maar is dat terecht? De leverancier zweert bij het uitschakelen van de factor ‘mens’. Bovendien meent hij dat dubbele betalingen niet meer mogelijk zijn. Uiteraard, mits de technologische oplossing correct is toegepast.

De realiteit is genuanceerder en ook elektronische facturatie blijkt in de praktijk niet waterdicht. De softwareleverancier heeft gelijk wanneer hij vertelt dat het tweemaal verwerken van een inkoopfactuur op hetzelfde crediteurennummer met gebruik van hetzelfde externe factuurnummer vrijwel onmogelijk is. En toch betalen alle (middel)grote organisaties met regelmaat - die beschikken over de ‘juiste’ software - dubbel. Niet voor niets hebben aanbieders van boekhoudsoftware, workflow pakketten en gerelateerde software, aanvullende controles ingebouwd om dubbele verwerking van een factuur te voorkomen.

Fout moeilijker te vinden

Je kan er zo goed als zeker van zijn dat technologie ooit een oplossing biedt om het risico van teveel te betalen helemaal te voorkomen. Kijk naar de enorme technologische ontwikkelingen die recentelijk zijn gedaan. Maar daardoor zijn er andere redenen ontstaan waardoor organisaties dubbel betalen. In het verleden werd de dubbele betaling zichtbaar door het woord ‘kopie’ op een van de twee verwerkte facturen. Tegenwoordig is de reden vaker miscommunicatie tussen leverancier en inkoper en/of onjuist gebruik van technologie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gevolgen van te laat betalen, het niet vermelden van relevante factuurinformatie en de onjuiste herkenning van de factuur door scansoftware. De verandering van de oorzaak zorgt er dus voor dat de fout moeilijker te vinden is.

Three-way-match

Hierdoor wordt het belang verhoogd van het consistent toepassen van de three-way-match. Twee keer betalen voor dezelfde levering is theoretisch gezien onmogelijk wanneer consequent de volgende drie stappen in het proces 100 procent matchen:

1. de nauwkeurige registratie van wat is gekocht (via de inkooporder);
2. de ontvangst of leveringsbevestiging; en
3. de factuur.

Een goede relatie met leveranciers is in die context belangrijk. De kans is aanzienlijk dat zij bij een dubbele betaling je helpen om je ‘fout’ te herstellen. Overigens spreken we beter van een ‘onverschuldigde betaling’. Dubbel betalen is namelijk niet de enige manier waarop organisaties te veel geld betalen aan leveranciers. Vraag je bijvoorbeeld af: Waarom betalen mijn leveranciers me niet terug? Hebben ze niet door dat ik te veel betaald heb? Hebben ze het geld nodig voor andere doeleinden? 

Om de trend van het aantal dubbel betaalde facturen af te laten nemen is het daarom belangrijk om naast het juist toepassen van technologie de samenwerking tussen de betrokken partijen (inkoper en leverancier) goed op te zetten én te onderhouden.