Onze klant, een internationale non-profitorganisatie, heeft haar (financieel) administratieve processen de afgelopen jaren sterk geoptimaliseerd. Voor de volgende fase kwamen zij expertise te kort, zodoende werd TriFinance om advies gevraagd.
De afgelopen jaren heeft de organisatie gewerkt aan de visie ‘finance ondersteund de business’, nu dit steeds beter staat, zijn ze klaar voor een volgende optimalisatieslag. Binnen deze optimalisatie zal de nadruk worden gelegd op het nemen van verantwoordelijkheid door ‘de business’ met betrekking tot hun uitgaven.
Na interviews met diverse stakeholders hebben Purchase to Pay (P2P) consultant Lieke de Koe en Expert Practice Lead - Maarten Pronk de volgende gewenste optimalisatieslag gedefinieerd en het plan van aanpak opgemaakt. Het inzetten van AFAS om de organisatie realtime inzicht te geven in de uitnutting van een projectbudget was hierbij gewenst.
Uitdaging
Met jaarlijks tientallen projecten bleek het handmatig bijhouden van benodigde documentatie, voortgang en uitnutting van het projectbudget in Excel niet langer afdoende. De finance afdeling verlangde naar realtime informatie en efficiëntie in haar projectadministratie, dit om interne en externe (financiers) stakeholders van de benodigde stuurinformatie te voorzien.
Oplossing en implementatie
Na een analyse door middel van diverse interviews, systeemanalyse en analyse van best practises hebben wij, volgens de PRINCE2-methodologie, een plan van aanpak gemaakt om de projectadministratie te integreren in haar eigen ERP-systeem AFAS, met als basis de projectmodule. Deze strategie bood de mogelijkheid om inkoop- en betalingsprocessen te automatiseren, terwijl projectinformatie en -documentatie werden vastgelegd voor het genereren van realtime rapportages. Realtime, omdat de inkoopfacturen automatisch gematched worden aan het project via WhiteVision.
Het implementatieproces omvatte de configuratie van een projectmodule om te voldoen aan de specifieke behoeften. Dit omvatte ook de integratie met bestaande systemen, het opzetten van workflows, het schrijven van - en ondersteuning tijdens - het uitvoeren van de testscenario’s en het trainen van medewerkers om de nieuwe module te gebruiken.
Resultaat
Na de inrichting van de projectmodule van AFAS, ondervond de organisatie aanzienlijke verbeteringen in haar projectadministratie. Dit vertaalde zich in een merkbare afname van fouten, een verhoogde efficiëntie en een aanzienlijk grotere transparantie in de gehele organisatie.
- Realtime Inzicht: de organisatie beschikt nu over directe inzage in de status van lopende projecten. Deze informatie is tevens te gebruiken voor externe financiers.
- Kostenbeheersing: Het systeem biedt realtime inzicht in werkelijke projectkosten, gedetailleerd per kostenpost, in relatie tot het budget. De projectleider ontvangt signalen wanneer kosten en voortgang uit de pas lopen.
- Gerichte sturingsinformatie: De toegang tot informatie is nu rolgebonden, waardoor medewerkers alleen relevante gegevens voor hun functie te zien krijgen.
- Digitale Samenwerking: Het digitaliseren van projecten in AFAS bevordert uniforme communicatie en versterkt de samenwerking tussen medewerkers.
- Naleving Monitoring: De vastlegging van projectadministratie maakt monitoring van de naleving van projectafspraken mogelijk, waardoor de transparantie wordt vergroot. Door middel van signalen wordt bijvoorbeeld het ontbreken van de benodigde projectdocumentatie (PID) voorkomen.
Onze klant heeft met succes haar projectadministratie gedigitaliseerd, waarbij Lieke en Maarten de organisatie volledig hebben ontzorgd gedurende dit proces. Door projectleiders realtime inzicht te geven in de project uitnutting is de organisatie weer één stap dichter bij haar visie,‘finance ondersteunt de business’. Omdat ook externe stakeholders (bijvoorbeeld financiers) nu eenvoudig van managementinformatie worden voorzien, is ook hier een blijvend verschil gemaakt in de werkdruk op de financiële administratie.
Benieuwd of TriFinance ook jouw organisatie kan helpen bij het realiseren van budgetverantwoordelijkheid? Plan dan via onderstaande knop een kennismaking in met Martijn Kruijt, Business Consultant.
