Een internationaal leasebedrijf zat met een risico omdat de informatie over tienduizenden openstaande bedragen en de bijbehorende processen niet inzichtelijk was. Vier project consultants, uit Nederland en Duitsland, gingen aan het werk om het euvel te verhelpen. Bij hen Desiree Venema, project consultant van de Nederlandse Blue Chip Boutique ‘Financial Management Services’ (FMS).
“Er was te weinig controle op de tussenrekeningen”, legt Desiree uit. Een tussenrekening is een balansrekening in het grootboek waarop tijdelijk iets kan worden geboekt, om het er later weer af te kunnen halen. Een tussenrekening moet controle geven over het verloop van transacties. Uiteindelijk komt het saldo van een tussenrekening altijd op nul uit. Saldi op tussenrekeningen lopen om meerdere redenen vaak op en worden vaak niet tijdig opgeschoond. Het is dus belangrijk om het volledige (boekings)proces goed te begrijpen.
“Het ging om meerdere soorten accounts zoals cash, service en insurance accounts, die door veel afdelingen werden gebruikt. De informatie over die tussenrekeningen was in verschillende systemen ondergebracht. De activatie van een lease kwam bijvoorbeeld uit het contractsysteem en de betaling uit een (ander)t banksysteem. Beide stonden dan weer in het boekhoudsysteem op dezelfde rekening met een verschillend contract/referentienummer. Daardoor nam het tegen elkaar wegstrepen van de activatie en de betaling, de aflettering, veel tijd in beslag.”
Afletteren
Regelmatig afletteren is essentieel om je administratie up-to-date te houden. Als dat niet gebeurt en het bedrag op de tussenrekening loopt op, wordt het steeds moeilijker te achterhalen wat er ontbreekt. Het kan bijvoorbeeld gaan om een niet geactiveerd contract, een onvolledige betaling of een dubbele betaling waarvan één niet af te letteren is. Dat uitzoeken kost vaak veel tijd, maar veel belangrijker: het niet tijdig opschonen van tussenrekeningen kan een enorme impact hebben op het (maand)resultaat van de organisatie. Vaak hebben dit soort opschoningsacties enorme gevolgen op het resultaat en moeten er grote bedragen worden afgeschreven.
Desiree gaat nader in op de tussenrekeningen voor insurance accounts. “Die rekeningen bevatten grote vooruitbetalingen aan de verzekeraar, die maandelijks voor een bepaalde looptijd in rekening worden gebracht bij de consument. In principe is dit een lopende rekening waar altijd een saldo op staat, dat te monitoren is. De informatie daarvoor komt van de insurance afdeling terwijl de facturen en betalingen de verantwoordelijkheid zijn van de financiële afdeling. Die twee units moeten met elkaar communiceren en verifiëren of het bedrag op de rekening in balans is. Het saldo aan het einde van een periode moet altijd te verklaren zijn.”
Plan van aanpak
De project consultants werkten een plan van aanpak uit om de hoeveelheid openstaande items en bedragen per tussenrekening te analyseren, aan te sluiten, op te schonen en te voorkomen dat deze tussenrekeningen opnieuw vollopen. Daarnaast openden ze een speciale grootboekrekening voor de eventuele correctieboekingen met resultaat impact, die ze goed onderbouwden en documenteerden. Ze gingen op zoek wat op welke tussenrekening werd geboekt en waar die informatie vandaan kwam.
“Het was een kwestie van vasthoudend doorvragen naar de verwerking van transacties in de processen, interesse tonen en iedereen meenemen in het project.”
Corona
Het doorgronden van de processen was best lastig, stelt Desiree. Ze voegt er in één adem aan toe dat ze er heel wat uit leerde. Net zoals uit het omgaan met veel data, deze inzichtelijk maken en vervolgens verbanden leggen. Door corona gedwongen van thuis uit te werken met een internationaal team vond ze eveneens een uitdaging. “Elke ochtend hadden we een virtueel contact en daardoor ontstond er toch binding binnen het team. Het was een kwestie van vasthoudend doorvragen naar de verwerking van transacties in de processen, interesse tonen en iedereen meenemen in het project.”
“We hadden van de vaste medewerkers van het leasebedrijf uiteraard hulp nodig om de informatie in kaart te brengen. Het werk was omvangrijk en leidde tot substantiële afschrijvingen en een grote impact op het financiële resultaat. Dat maakte de zoektocht naar informatie des te complexer en gevoelig, ook al omdat we bij zulke projecten medewerkers bewust moeten maken van de issue en ze doen inzien dat op dezelfde wijze voort werken geen optie is.”
Vacature: Change Consultant O2C/P2P
Wil jij ook bedrijfsprocessen onder de loep nemen en organisaties helpen deze te optimaliseren? En heb je de drive om jezelf te blijven ontwikkelen? Kom dan bij ons werken als Change Consultant Order-to-Cash / Purchase-to-Pay.
