Toen ik een jaar geleden begon als Project Consultant, was het mijn missie om een bijdrage te leveren aan het succes van klanten door hun manier van werken te verbeteren. Met mijn achtergrond in auditing heb ik veel ervaring in het bepalen van de effectiviteit van processen vanuit een financieel controleperspectief. Maar het ontbrak mij aan kennis voor het verbeteren van processen vanuit een meer operationeel oogpunt. Daarom was ik erg enthousiast toen TriFinance mij de kans bood om afgelopen zomer de Lean Six Sigma Green Belt training te volgen. De datagedreven aanpak van Lean bleek voor mij de ontbrekende schakel om het type projecten te doen die ik wilde.
Terwijl ik de Lean-cursus volgde, werkte ik aan een opdracht als projectleider voor ERP-implementatie. Het formuleren van de gewenste functionaliteiten van het nieuwe systeem zette mijn klant ertoe aan om hun processen en operaties te heroverwegen. Het werd duidelijk dat de onderliggende processen niet optimaal waren ontworpen en het management nam het initiatief om een verbeterproces te starten na de afronding van de ERP-implementatie. Ik stelde voor om de Define, Measure, Analyze, Improve, Control (DMAIC)-aanpak van Lean te gebruiken om het verbeterproces te structureren. Nadat ik had gedeeld wat ik tijdens de Lean-cursus had geleerd, kwamen we overeen dat ik zou blijven voor een nieuwe opdracht: het verbeteren van het inkoop- en crediteurenproces.
In het begin vond ik het moeilijk om de Lean-theorie in de praktijk te brengen. Het kostte enige tijd om alle verschillende concepten aan de klant uit te leggen en hen aan te moedigen om hun oude manier van werken los te laten. De grootste eyeopener voor hen was in de meetfase, waar we een benchmark meting deden om de huidige prestaties van het proces te bepalen. Dit verhoogde het urgentiegevoel van het management om het proces te verbeteren.
Vervolgens was tijdens de Analysefase het doel om een diepgaand begrip te krijgen van de onderliggende oorzaken van eventuele tekortkomingen in het proces. Dit begrip werd gebruikt om de verbeteringen in het proces te bepalen. Het uiteindelijke doel van deze verbeteringen is om de doorlooptijd voor inkoopfacturen te verkorten en het percentage facturen dat tijdens de workflow extra navragen en afkeuringen vereist, te beperken. Ik ben erg tevreden met de resultaten van de verbeteringen: de gemiddelde doorlooptijd van een inkoopfactuur is 44% korter ten opzichte van de benchmark meting. Als laatste stap in het project stelden we een control-plan op om te waarborgen dat de nieuwe werkwijze gebruikt blijft worden en de organisatie het proces continu blijft monitoren en verbeteren.
Ik kijk erg positief terug op deze opdracht. Lean is een krachtig instrument dat in verschillende organisaties kan worden toegepast. Mijn nieuwe opdracht gaf me waardevolle inzichten in hoe ik projectteams kan managen en hoe ik verandering kan initiëren. Ik kijk ernaar uit om deze ervaring ook bij andere klanten toe te passen.
Ook jezelf blijven ontwikkelen?
Ben je na het lezen van het verhaal van Tim benieuwd welke trainingen en opleidingen je nog meer bij ons kan doen? Bekijk dan eens onze carrière pagina via onderstaande knop!
