Wiederkehrende Tätigkeiten im Arbeitsalltag können monoton, ermüdend und fehleranfällig sein und beanspruchen wertvolle Zeit. Häufig lassen sich repetitive Prozesse jedoch mithilfe von Softwarerobotern (Bots) zuverlässig automatisieren. TriFinance hat für ein international tätiges Unternehmen die monatliche Rechnungserstellung auf eine zeit- und kostensparende Lösung mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA) umgestellt, wodurch die Arbeit effizienter organisiert werden konnte.
Kunde
Der Kunde ist ein Anbieter von Beratungs-, Projektmanagement- und Ingenieurleistungen in 70 Ländern. Die mehr als 25.000 Mitarbeiter erwirtschaften jährlich über 3 Mrd. Euro Umsatz.
In zwei Wochen zur individuellen Lösung
Die Erstellung von Ausgangsrechnungen innerhalb der SAP-Software nahm im bisherigen Workflow bis zu drei Tage in Anspruch, bis sie freigegeben und verschickt waren. Um den Zeit- und Personalaufwand dauerhaft zu reduzieren, programmierte TriFinance für den Kunden innerhalb von zwei Wochen eine Automatisierungssoftware, die den ganzen Prozess bis zur Freigabe eigenständig abbilden kann.
Dazu untersuchte und dokumentierte unser Berater mit den Beschäftigten zunächst das bisherige Vorgehen. Hierbei wurden Standardisierungsmöglichkeiten erkannt und ein neuer Soll-Prozess definiert. Anschließend konfigurierte der Berater den Softwareroboter, wobei er sich regelmäßig mit dem Kunden abstimmte. Nach Abschluss wurde das Tool umfassend getestet und vom CFO abgenommen.
Sowohl das Management als auch die Mitarbeiter hatten zuvor keine Berührungspunkte mit RPA-Automatisierung. Der Berater brachte den Verantwortlichen daher die Funktionsweise und Implikationen des neuen digitalen Kollegen näher. Für die Lösung individueller Herausforderungen in der Programmierung half die Unterstützung durch den Softwareanbieter, sodass der Bot in extrem kurzer Zeit einsatzbereit war.
Roboter bauen, damit Menschen keine sein müssen
Die Buchhaltung verfügt mit dem Roboter über einen neuen Kollegen, der die Notwendigkeit manueller Arbeit bei der Rechnungserstellung, Kontrolle, Korrektur, Freigabe und beim Rechnungsversand reduziert. Dadurch werden monatlich ca. 2,5 Arbeitstage eingespart. Der Roboter erstellt die Ausgangsrechnungen automatisch und verschickt sie an die Projektcontroller, die sie nach persönlicher Prüfung zentral abspeichern. Zum Monatsabschluss werden diese Rechnungen nur noch auf Vollständigkeit geprüft und eventuell fehlende Rechnungen von den Controllern angefordert.
Das Personal ist von kleinteiliger Routinearbeit entlastet und verfügt über frische Kapazitäten für Aufgaben, die dem Anspruch der Mitarbeiter sowie ihrer Qualifikation stärker gerecht werden.
