Jeder kennt es: Das Wort Digitalisierung. Viel wurde es in den letzten Jahren thematisiert. Doch blieben Diskussionen und Berichte häufig sehr unkonkret und führten nicht selten zu noch mehr Unsicherheit bei Entscheidern. Zum einen, weil neue Technologien für einen „Nicht-Digital-Native“ wenig greifbar sind und zum anderen, weil der Aufwand des Changes nicht einschätzbar ist oder schlichtweg Unklarheit darüber herrscht, welches der vielen digitalen Themen man zuerst angehen sollte.
Mithilfe unserer pragmatischen Art und tiefgehenden operativen Expertise im Finanzbereich, in Verbindung mit klarem Technologieverständnis, können wir Sie dabei unterstützen, den künftigen Anforderungen einer schlanken sowie effektiven Finance-Funktion gerecht zu werden:
Dieser Newsletter gibt Ihnen einen ersten Überblick über drei wichtige Technologieneuerungen, die verstärkt Ihr Unternehmen verändern werden.
- Robotics - Automatisierung von (systemübergreifenden) Prozessen zur Erhöhung der Daten- und Prozessqualität
- Cloudbasierte integrierte Plattformen - Optimierung der Datenverfügbarkeit und -qualität durch Technologien neuer Player am Markt
- Predictive Analytics - Verbesserung Ihrer Unternehmensentscheidungen durch Nutzung großer vorhandener Unternehmensdaten im Bereich Artificial Intelligence
Gehört haben Sie wahrscheinlich schon die meisten dieser Schlagworte. Doch was steckt im Detail dahinter? Welchen Nutzen bringen diese Innovationen einem CFO, Leiter Finanzen, Controlling oder Accounting, um die zukünftigen Herausforderungen zu bewältigen?
„Herausforderungen, die wir immer wieder in Gesprächen mit unseren Kunden feststellen, sind der wachsende Fachkräftemangel, fehlende Prozessstandardisierungen, heterogene Systemlandschaften und mangelnde Datenqualität,“ erwähnt Sara Michalski (Consultant – TriFinance München).
Vor allem ländlich gelegene Mittelständler, welche ein starkes Wachstum verzeichnen, trifft der Fachkräftemangel schwer. Aber auch die Finanzabteilungen in den Konzernen sind oft aus Kostengründen sehr schlank aufgestellt und können ihr Arbeitspensum nur durch Überstunden bewältigen. Stupide, repetitive Aufgaben werden von überqualifizierten Mitarbeitern ausgeführt, welche im Verhältnis zu diesen Tätigkeiten überbezahlt sind. Überstunden und Unterforderung sind die Folge - die Fehlerquoten durch eintönige Arbeit sowie Überlastung steigen. Die Unzufriedenheit nimmt stetig zu, da der akademisch ausgebildete Mitarbeiter nur noch ausführt anstatt gestaltet.
Doch wie kann die Digitalisierung den Fachbereich dabei unterstützen, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken?
Hierfür eignet sich vor allem die Automatisierung repetitiver und transaktionaler Tätigkeiten durch eine Robotics-Software, auch Robotics oder Robotics Process Automation (RPA) genannt.
Die Robotics-Software ist in der Lage, Daten regelbasiert zu verarbeiten. Das heißt konkret, dass der Roboter selbstständig logische Abfolgen ausführt, welche auf “Wenn-Dann“ oder “ja/nein“ Entscheidungen basieren. Nichts Neues werden Sie sich denken. Das konnten bisher auch VBA-Programme in Excel oder selbst programmierte Automatisierungen innerhalb Ihres Rechnungseingangsworkflows. Warum also RPA?
Vereinfacht gesprochen liegt der Hauptvorteil bzw. die Innovation dieser Technologie im Vergleich zu klassischen ERP- oder Workflowsystemen darin, systemübergreifend ohne Schnittstellenprogrammierung Prozesse zu automatisieren.
Zeitfressende und ermüdende Aufgaben, in diesem Fall zur reinen Datenbereitstellung, können künftig somit von einer Robotics-Software ausgeführt werden. Mitarbeiter werden auf diese Weise entlastet und können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten, wie das Analysieren des Zahlenmaterials und das Aussprechen von Handlungsempfehlungen, fokussieren. Auch ist die Fehlerquote beim Einsatz von RPA deutlich geringer als bei manuellen Tätigkeiten, da ein positiver Nebeneffekt bei der Einführung einer solchen Software die damit einhergehende Standardisierung der Prozesse ist.
Neben der Automatisierung von Prozessen durch RPA zur Steigerung der Prozessqualität sowie zur Reduktion von Kosten, wird der richtige Umgang mit großen Datenmengen sowie deren Integration in heterogene Systemlandschaften zu einer der entscheidenden Herausforderung der nächsten Jahre, im Speziellen für die Finanzfunktion.
Viele etablierte ERP-Produkte befinden sich am Ende ihres Lebenszyklus. Zudem bieten die meisten Big Player der Branche häufig zu inflexible und nicht integrative Systemlösungen. Im Zuge der Globalisierung jedoch wird die Frage sein, wie man sicherstellen kann, dass ein CFO in Deutschland Zugriff auf die für ihn relevanten Daten einer ausländischen Division hat, welche für seine strategischen Entscheidungen am gleichen Tag essenziell sind.
Hier offerieren neue Anbieter am Markt mit ihren cloudbasierten und schnell-intergierten Plattformen deutlich flexiblere und kostengünstigere Optionen als etablierte Player, welche die Herausforderung der Datenverfügbarkeit in höchster Qualität und in Echtzeit meistern. Ein weiterer Vorteil ist, dass diese Plattformen dazu in der Lage sind, Unternehmensdaten intuitiv zu bereinigen, wodurch Datenredundanzen vermieden und Entscheidungen auf Basis einer „gesäuberten“, aussagekräftigen Daten-Gesamtheit getroffen werden können. Es verschafft einem in kürzester Zeit entscheidungsrelevante Transparenz auf die man sich verlassen kann.
Tobias Schlegel, Director und Leiter TriFinance München, erklärt: „Diese integrierten Plattformen sind vor allem für Unternehmen interessant, die viele Zukäufe tätigen oder einer großen Reorganisation entgegensehen. Über integrierte Plattformen lassen sich heterogene Systemlandschaften schnell und vor allem kostengünstig vernetzen. Auf diesem Wege erspart man sich teure System-Roll-Outs und Schnittstellen-Programmierungen.“
Ein weiterer logischer Schritt in Richtung Digitalisierung ist die Nutzung der neugewonnen Datentransparenz im Bereich Artificial Intelligence bspw. in Form von Predictive Analytics. Die Frage nach der bestmöglichen Unternehmensentscheidung steht hierbei im Mittelpunkt.
Predictive Analytics befähigt das Management realistisch und zukunftsorientiert zu planen. Auf Grundlage von Statistiken aus aktuellen und historischen Daten trifft diese Methodik Vorhersagen (= Prediction). Soll-Ist-Abweichungen werden nachweislich reduziert, was den Verantwortlichen die Möglichkeit gibt, nicht nur nachträglich zu reagieren, sondern vorausschauend zu agieren und das Unternehmen gezielt zu steuern.
Wir von TriFinance unterstützen unsere Kunden auf Ihrem Digitalisierungsweg, wie zum Beispiel bei der Einführung von RPA. Überzeugen konnten wir insbesondere dadurch, dass wir gezeigt haben, dass es nicht nötig ist eine Abteilung komplett zu restrukturieren oder langlaufende Projekte mit Laufzeiten von vielen Monaten anzustoßen. Bianca Mann, Senior Business Consultant -TriFinance München, ergänzt: „Man kann auch durch Automatisierung einzelner kleinerer Prozesse die Effizienz beachtlich steigern, Zeit einsparen und Mitarbeiter entlasten. Unsere Consultants verfügen alle über mehrjährige operative Berufserfahrung im Finanzbereich, heißt, sie verstehen die täglichen Herausforderungen und das Doing eines CFO´s, Controllers oder Accountants.“ Durch stetige Schulungen sind sie zudem mit den neusten Technologien vertraut. „Diese Kombination aus operativem Fachwissen, technischen Verständnis und Projektexpertise, ermöglicht uns die Anforderungen des Fachbereichs zu verstehen und umzusetzen,“ betont Volker Heyen (Senior Project Consultant - TriFinance München) hinzu. Gemeinsam mit unseren Kunden identifizieren wir Automatisierungspotentiale einzelner Prozesse, priorisieren diese und implementieren diese auch direkt in der Software. Anders als bei anderen Beratungshäusern erhalten Sie alles aus einer Hand. „Durch die enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Kunden, können diese zudem erste Erfahrungen mit den neuen Technologien sammeln und werden nicht von dem Change überrollt. Eine Vorgehensweise die unsere Kunden sehr schätzen“, unterstreicht Tobias Schlegel.
