Reference case

Van pdf’s naar e-invoicing voor een beter facturatieproces

Een internationale producent van verwarmingsmotoren werkt met zeven transporteurs voor zijn wereldwijde transport. Hij maakt een snelle groei door en wil de administratieve afhandeling van het transport verbeteren. Maarten Pronk, Expert Manager P2P bij TriFinance heeft de benodigde kennis en ervaring om ze naar een hoger plan te tillen. Tijdens zijn opdracht zorgt hij voor een volledige system-to-systemcommunicatie en vergemakkelijkt de naleving van alle wetgeving rond e-invoicing wereldwijd.

“Het facturatieproces van de klant werkt nog grotendeels online met pdf’s. Wij brengen hem naar de wereld van e-invoicing. Dat biedt gemak voor de transporteurs, maar voor hem betekent verwerking van pdf’s aanvullende processtappen om tot een sluitende financiële administratie te komen,” legt Maarten uit.

“De administratieve upgrade gebeurt tijdens de implementatie van een nieuw Transport Management Systeem (TMS). De klant merkte bij de start al snel op dat hij praktische kennis en ervaring te kort kwam over de technische en belastingtechnische (internationale) vereisten van e-invoicing. Daarnaast vroeg de klant of wij de inrichting van de EDI/XML-facturen per transporteur inzichtelijk konden maken. Zodat ze alle randvoorwaarden voor de wettelijke (archiverings)vereisten in kaart kregen, inclusief alle bijbehorende documentatie.”

Database ‘Electronic Invoicing Global’

TriFinance maakt het gemakkelijker alle wettelijke voorwaarden rond e-invoicing wereldwijd na te komen dankzij zijn database ‘Electronic Invoicing Global’. “Dat diverse Fortune 500 bedrijven gebruikmaken van onze databank, bewijst dat TriFinance tot de absolute top in de wereld van onafhankelijke e-facturatie-adviseurs behoort.”

“Dankzij het nieuwe TMS-systeem en in combinatie met e-facturatie richt onze klant de volledige administratieve afhandeling van zijn transport toekomstbestendig in. In tegenstelling tot het voorgaande facturatieproces is nu de volledige system-to-systemcommunicatie ingericht. Naast de voordelen op de korte termijn, zoals het verminderen van de processtappen, kunnen voor de lange termijn businessrules worden ingesteld in combinatie met automatische retourberichten. Dat gaat foutieve facturatie tegen, wat zowel voor onze klant als zijn transporteurs voor een grote tijdsbesparing zorgt.”

On top of your game

Wil jij ook 'on top of your game' blijven en nooit meer voor verrassingen komen te staan als het gaat om e-invoicing? Ga dan naar Electronic Invoicing Global, dé wereldwijde database met alles wat je moet weten over e-invoicing.