Vier manieren om wereldwijd e-facturatie te implementeren

In 2030 is 95% over op e-facturatie

Vorig jaar alleen al hebben meer dan vijf landen verplichte elektronische facturatie ingevoerd voor B2B, B2C of B2G. Ook hebben meerdere landen aangekondigd dat ze tussen 2021 en 2023 een clearance model zullen implementeren.

Rapporten voorspellen dat tegen 2025 alle landen ter wereld een of andere vorm van verplichte elektronische facturatie hebben. Vanuit mijn perspectief is 2025 iets te vroeg, maar met het huidige tempo van aankondigingen en implementatie van verplichte elektronische e-facturatie, verwacht ik dat tegen 2030, 95% van alle landen ter wereld een of andere vorm van verplichte e-facturatie heeft ingevoerd.

Waarom je voorbereid moet zijn op wereldwijde e-facturatie

Meerdere landen hebben al mandaten aangekondigd als het gaat om e-facturatie. Landen hebben de neiging om deze regelgeving ruim van tevoren aan te kondigen, zodat organisaties de tijd te hebben om zich aan te passen. Toch kunnen landen besluiten om op korte termijn regelgeving te implementeren. Zo publiceerde Saudi-Arabië op 17 september 2020 een advies op het wetsvoorstel voor verplichte e-facturatie, werd op 4 december 2020 de regelgeving gepubliceerd én zijn vanaf 4 december 2021 alle belastingplichtigen verplicht om elektronische facturen uit te wisselen.

Als je in een internationale organisatie werkt, is het belangrijk tijdig op de hoogte te zijn van de e-facturatie wetgeving van de landen waarin je actief bent. Het niet naleven van deze reglementen kan leiden tot onnodige boetes en bedrijfskosten. Daarnaast kunnen spoedimplementaties de resourceplanning verstoren en andere belangrijke projecten vertragen.

Met dit in het achterhoofd, de huidige trend en verwachtingen van reeds aangekondigde verplichte elektronische facturering, is het essentieel dat je als organisatie op de hoogte bent van nieuwe regelgeving en de nodige technische aspecten ruim voor de deadline implementeert.

Vier manieren om wereldwijd e-facturatie aan te pakken

De afgelopen jaren heb ik meerdere internationale organisaties geadviseerd over wereldwijde e-facturering. Vanuit mijn ervaring zijn er vier manieren om te zorgen dat je wereldwijde e-facturatie compliant bent. Deze vier verschillende methodieken worden beïnvloed door de volgende factoren: proactief versus reactief en gecentraliseerd versus gedecentraliseerd zoals te zien in het onderstaande model:

1. Proactieve en gecentraliseerde aanpak
   Vanuit mijn perspectief is deze aanpak de beste manier om met wereldwijde compliance om te gaan als het gaat om e-facturatie. Door actief de regelgeving op te volgen en de benodigde technologie in één tool te centraliseren, geeft een betere resourceplanning, minimale risico's en lage implementatiekosten op de lange termijn als resultaat.
   
2. Proactieve en gedecentraliseerde aanpak
   Deze aanpak is noch goed, noch slecht. Maar stel je voor dat elk lokaal kantoor over zijn eigen e-facturatie provider beslist. Dit kan resulteren in ingewikkeld stakeholdermanagement en lijkt op korte termijn implementatiekosten te besparen. Op lange termijn leidt dit juist tot hogere implementatiekosten. 
   
3. Reactieve en gecentraliseerde aanpak
   Deze aanpak is duurzaam als je maar in een handvol landen (minder dan 10) aanwezig bent. Zeker niet wanneer in één jaar tijd meerdere landen verplichte voorschriften of technische wijzigingen in de huidige wetgeving aankondigen. Het te laat ontdekken van deze voorschriften kan, zowel op de Finance, IT en Tax afdeling, de resourceplanning verstoren en andere belangrijke projecten vertragen.
   
4. Reactieve en gedecentraliseerde aanpak
   Een van de meest voorkomende, maar geen aanbevolen aanpak. Het risico om te laat te weten te komen wat de aanstaande regelgeving is, is hoog. Elk lokaal kantoor dat zijn eigen e-facturatie provider kiest, leidt tot alle eerder genoemde potentiële problemen, zoals de verstoring van de resourceplanning, mogelijke boetes en ingewikkeld stakeholdermanagement. Bovendien kan anticiperen op het laatste moment tot kritieke fouten leiden.

Zet in op een goede strategie

Als je voor een internationale organisatie werkt, is het belangrijk om op de hoogte te blijven van alle huidige en toekomstige voorschriften voor e-facturering, vooral nu landen in hoog tempo verplichte e-facturering invoeren of de huidige wet en regelgeving wijzigen. Eén van de manieren om up-to-date te blijven, is door gebruik te maken van een wereldwijde kennisbank zoals electronicinvoicing.global.

Daarnaast is het belangrijk om de beste en toekomstbestendige aanpak te implementeren om toekomstige e-facturatie verplichtingen af te handelen. De vier eerder genoemde aanpakken dienen als richtlijn. Het kan natuurlijk zijn dat het reactief en gecentraliseerd benaderen van e-facturatie of proactief en decentraal het beste werkt voor jouw organisatie vanwege de manier waarop deze werkt.

Als je niet weet of jouw aanpak de juiste is of als je moeite hebt om je aan de nieuwe regelgeving aan te passen, neem dan gerust contact op.