Waarom is de jaarafsluiting een tijdrovende klus?

Tijdsdruk

Tijdsdruk is een zeer bekend fenomeen bij de jaarafsluiting. Bij het naderen van de deadline voor het aanleveren van de jaarstukken kan het voorkomen dat het resultaat van de organisatie al wordt gepresenteerd, terwijl het balansdossier nog niet is afgerond. Bij het opstellen van een balansdossier na resultaatbepaling, kunnen foutieve of onbekende posten naar voren komen of is het lastig specificaties aan te sluiten op het reeds gepresenteerde resultaat. Daarbij kan het voorkomen dat specificaties onvoldoende worden gevalideerd naar de bron van herkomst of dat er onvoldoende wordt gecontroleerd op de aansluiting van de balans. Dit leidt tot een additionele tijdsbesteding van het eigen personeel tijdens de controle, waardoor er ook weer veel tijd gaat zitten in het opnieuw aanleveren van stukken en het beantwoorden van vragen vanuit het controleteam. Hierdoor blijven de reguliere werkzaamheden liggen of worden de medewerkers (weer) geconfronteerd met een hoge werkdruk om dit te voorkomen.

De jaarafsluiting wordt minder tijdrovend als regulier bij iedere periodieke afsluiting aandacht wordt besteed aan het aansluiten van specificaties op de balans en het uitvoeren van een kwaliteitscheck op de inhoud. Hiermee kan worden voorkomen dat bij de jaarafsluiting onvolkomenheden ontstaan die tijdsdruk opleveren. Als een specificatie niet aansluit op de balans of inhoudelijk onjuistheden bevat, kan dit eerder worden geconstateerd en worden opgelost. De focus bij de jaarafsluiting kan daardoor meer liggen op de werkzaamheden die op dat moment uitgevoerd dienen te worden, waardoor de werkdruk beter verspreid wordt door het jaar heen.

Specificaties

De specificaties bij de jaarrekening waar de accountant om vraagt, worden benoemd in de ‘Prepared by Client’-lijst. Het kost veel tijd om alle specificaties tijdig te bundelen en aan te leveren volgens de ‘PBC’-lijst. Het zal dan ook wel bekend voorkomen dat de specificatie naar eer en geweten goed is aangeleverd en dat de accountant hier alsnog de nodige vragen over heeft. Of dat de accountant terugkomt met de opmerking: “Dit is niet de specificatie die werd bedoeld.” Niets is zo vervelend als dat de accountant met deze opmerking tijdens de jaarcontrole naast je bureau staat. Voor een deel komt deze kloof voort uit de vaktechnische achtergrond van de accountant ten opzichte van de praktische benadering die u toepast binnen uw organisatie. De ‘PBC’-lijst wordt gebruikt als checklist voor het opbouwen van het balansdossier, maar het ontbreekt aan voldoende kennis om de vervolgstappen te overzien ter voorbereiding op de vragen die van de accountant komen. Daarnaast komt het vaak voor dat het opstellen van specificaties onvoldoende is meegenomen in de reguliere interne processen, dat de specificaties onvoldoende aansluiten op de informatiebehoefte van de accountant of het management of dat inhoudelijke kennis van de specificatie ontbreekt. Dit alles kan leiden tot onbegrip bij beide partijen tijdens de jaarcontrole, waardoor nog meer tijd moet worden besteed aan het verduidelijken van de specificaties.

Het aansluiten van een specificatie op de jaarrekening en inhoudelijke kennis hebben van de aangeleverde specificatie is een goede basis. Ga samen met het team na welke oplossingen er zijn voor de aandachtspunten van voorgaand jaar en welke posten naar verwachting dit jaar extra aandacht behoeven. Daarnaast is het raadzaam om met uw accountant in gesprek te gaan en te achterhalen hoe de accountant tegen de specificatie aankijkt en welke informatie aangereikt moet worden ter onderbouwing van het balansdossier. Zo kom je tot een betere invulling van het dossier, een efficiëntere en effectievere controle en uiteindelijk tot een meer zorgeloze jaarafsluiting. En wellicht dat de aanpassingen in de specificaties en het dossier ook weer van pas komen als managementinformatie.

Werkprocessen

Ook door het ontbreken van een helder en gestructureerd beschreven afsluitproces, kan de jaarafsluiting veel tijd in beslag nemen. We kennen het allemaal: na verloop van tijd zijn de medewerkers zo bekend met de werkzaamheden, dat er nogal eens wordt vergeten om de (aanpassingen van de) processen vast te leggen. Bij afwezigheid of verandering van personeel is dan niet terug te vinden hoe bepaalde specificaties tot stand zijn gekomen, waardoor nieuwe medewerkers met hun eigen inzichten aan het werk gaan. Dit kan het proces vertragen of een ongewenste uitkomst opleveren. Uitzoeken hoe bepaalde werkzaamheden in voorgaande jaren zijn verricht, kost vaak veel tijd wat kan leiden tot het niet efficiënt en effectief samenstellen van het dossier en een veelvoud aan vragen bij de controle. 

Het in kaart brengen van de huidige administratieve processen en eventuele verbetervoorstellen die hieruit voortkomen, kunnen bijdragen aan een efficiënter en minder tijdrovend afsluitproces. Een belangrijk onderdeel hierbij is het vergroten van de intrinsieke motivatie van het personeel: hoe kunnen zij de regie behouden bij de jaarcontrole? Hoe kunnen processen zo worden ingericht dat je aan het eind van het jaar minder tijdrovende werkzaamheden hoeft te verrichten? Hoe kunnen rapportages worden opgezet, zodat deze zowel managementinformatie opleveren als voldoen aan de vraag van de accountant?

Conclusie

De antwoorden op deze vragen zijn voor iedere organisatie anders. Een gedegen analyse van (terugkerende) pijnpunten bij de jaarafsluiting helpt bij het verkrijgen van inzicht in het afsluitproces. Hiervandaan kunnen de processen worden verbeterd, nieuwe afspraken worden gemaakt en bestaande afspraken worden herzien of misschien zelfs wel worden losgelaten. Medewerkers moeten zich ervan bewust worden dat hun handelen zorgt voor een bepaalde uitkomst; om deze te kunnen beïnvloeden is het veelal nodig dit handelen aan te passen om tot een zorgeloze jaarafsluiting te komen. Dat is geen gemakkelijke opgave, maar zeker niet onmogelijk

Hoe sta jij ervoor?

Ieder jaar zijn er wel redenen om je zorgen te maken over de jaarafsluiting, maar 2020 spant toch wel de kroon. Zelfs zij die normaal alles onder controle hebben, krijgen nu te maken met nieuwe zaken en onzekerheden.

Wil je weten hoe jouw team ervoor staat als het gaat om de afsluiting van dit ongekende jaar? Beantwoord de vijftien belangrijkste vragen uit onze quickscan en je krijgt een goede indicatie van jouw situatie. Deelname is gratis en geheel vrijblijvend.