Kosten besparen is het eenvoudige gedeelte bij de optimalisatie van het Credit Management proces. Maar hoe kan procesoptimalisatie, door technologische ontwikkelingen, de Credit Management functie efficiënter en effectiever maken en bijdragen aan een hogere klanttevredenheid (NPS)? Eén conclusie kunnen we op voorhand al trekken: Credit Management speelt een steeds belangrijkere rol in organisaties en is volop in ontwikkeling. De impact van Artificial Intelligence, Machine Learning en Robotics op de Credit Management functie is immers groot. Het is pompen of verzuipen.
Kostenbesparingen is leidend
Wat is de hoofdreden om het Credit Management Proces te automatiseren? De vraag stellen is hem beantwoorden: Kosten besparen! Toch is dat het gemakkelijkste gedeelte. Het automatiseren of robotiseren van administratieve taken is - met de juiste software en tooling - relatief eenvoudig. Het voorkomt repetitieve taken en handmatig uitzoekwerk en levert daarmee direct resultaat: lagere kosten.
De sleutel naar succes
Op het genbied van Credit Management is het lastig om een stijgende klanttevredenheid (NPS) te realiseren of commerciële kansen te budgetteren. Toch liggen daar enorme kansen. Een End-to-End oplossing de sleutel is naar succes. De doelstelling moet zijn om de Credit Management functie naar een strategisch niveau te brengen. Goede mensen en gestroomlijnde processen ondersteund door de juiste systemen.
Een goed functionerend Credit Management proces levert real time inzicht en dat leidt tot legio verbeteringen op gebied van:
- Prestatieverbeteringen / efficiëntie- Snellere en betere communicatie met klanten
- Operationele transparantie
- Data gedreven beslissingen
- Betere samenwerking vanaf verschillende locaties
- Concurrentievoordeel
- Verlaging van kosten
- Verhoging van het werkkapitaal
Commerciële kansen en klanttevredenheid
In de praktijk betekent dat het volgende: continue inzicht in bijvoorbeeld de kredietlimieten biedt commerciële kansen. Je kunt proactief klanten benaderen als er nog ruimte is binnen de gestelde limieten. Het helpt de salesafdeling met ondersteunende rapportages. Of denk aan klantsegmentatie: wanneer een klant altijd twee dagen te laat betaalt, is het onzinnig om direct een herinnering te sturen. Goede systemen en tooling maakt dit in één oogopslag inzichtelijk en voorkomt onnodig of verkeerd handelen. Dat scheelt tijd, kosten en frustratie.
Artificial Intelligence is meer dan een trend
Voorheen draaiden de discussies over tooling vaak over de impact van Robotics en Machine Learning op Credit Management. Echter, is juist de impact van Artificial Intelligence (AI) op Credit Management enorm. Ondanks dat AI nog in de kinderschoenen staat, is het de term ‘modewoord’ allang voorbij. Het gaat verder waar Machine Learning stopt.
Het ‘leren-leren’-principe
AI-software interpreteert data en helpt om de juiste beslissingen en oplossingen te kunnen maken. Het levert suggesties door verbanden te leggen die voor mensen moeilijk of onmogelijk zijn. Daarvoor dient er simpelweg teveel data te worden geanalyseerd. Aanvullend legt de software uit waarop de keuzes gebaseerd zijn. Het presenteert dus niet alleen oplossingen, maar geeft aanvullend inzicht op de gemaakte keuzes. Dat werkt commercie verhogend en voorkomt dat commerciële kansen om de verkeerde redenen worden gemist.
Dat is iets heel anders dan automatiseren alleen. Kort gezegd is automatiseren het programmeren om op een bepaalde manier tot een bepaald resultaat te komen. Je kunt zelfs zeggen tot een gewenst resultaat. De ‘leerfunctie’ die AI biedt, ontbreekt hier. De toekomst zal uitwijzen of de juiste beslissingen genomen worden op basis van beschikbare informatie.
De vraag is niet of - maar hoe!
Er zijn dus meerdere voordelen te behalen door het goed inrichten van het Credit Management proces. Technologische ontwikkelingen spelen daar een belangrijke rol in. De softwarebedrijven waar TriFinance mee samenwerkt, ontwikkelen slimme Credit Management software voor ’s werelds grootste bedrijven. De software ontwikkelt zich continu met als doel data gedreven beslissingen te kunnen nemen om efficiëntie te verbeteren, kosten te verlagen, klanttevredenheid (NPS) te verhogen en de groei van de onderneming te bevorderen. Procesoptimalisatie door technologische transformatie is belangrijk voor bedrijven om competitief te blijven en verhoogt het werkkapitaal direct. Het is niet meer de vraag of, maar wanneer en hoe je in Credit Management software moet investeren.
Redenen waarom het Credit Management Proces niet verbetert
Geen vuiltje aan de lucht zou je zeggen. Het belang van een optimaal Credit Management proces os bij veel organisaties wel duidelijk en de voordelen zijn legio. Toch blijkt dat dat besef niet per definitie leidt tot verbetering. De volgende bottlenecks komen vaak naar voren:
- Het installeren en implementeren van nieuwe functionaliteiten is ingewikkeld;
- Veel verschillende en gefragmenteerde softwarepakketten (silo’s);
- Master-data is gevoelige informatie en stelt men niet graag beschikbaar;
- De verkeerde processen worden geautomatiseerd;
- Inzicht en expertise ontbreekt om goed te kunnen inschatten welke impact procesoptimalisatie op de Credit Management functie kan hebben.
‘Aan mijn lijf geen polonaise’
Eigenlijk valt veel samen met het laatste punt. Finance professionals weten soms niet exact hoe het Credit Management proces is ingericht of wat een optimaal geïntegreerd platform en de juiste tooling voor de Credit Management functie kan betekenen. Dat is geen verwijt maar een kans. De winst die er te behalen is, wordt nog wel eens onderschat. Een veelvoud aan software-aanbieders is ongewenst en ter bescherming van de brondata laten organisaties de huidige systemen in tact. Alsof ze zeggen: ‘aan mijn lijf geen polonaise’. Toch is bestaande software veelal duurder en levert het niet altijd het optimale resultaat.
IT zegt nee
Een andere ervaring is dat de IT-afdeling verantwoordelijk is voor de implementatie van nieuwe software. Het is belangrijk om hen direct te betrekken in het verbeteringsproces. In de praktijk blijkt dat IT-medewerkers en Credit Management experts niet altijd op één lijn zitten waardoor verbetering uitblijft.
‘Not making the same mistakes’
De vraag is of dit een terechte zorg is. We zien in de markt terughoudendheid, maar je kunt dit voorkomen door de open dialoog met experts aan te gaan. Zo voorkom je eerder gemaakte fouten. Daar ligt de toegevoegde waarde van een partij als TriFinance met haar netwerk van innovatieve strategische partners.
Credit Management onderzoek
Uit ons eigen onderzoek is gebleken dat 50% van de ondervraagden aangeeft dat Credit Management de laatste jaren een belangrijker onderdeel binnen het bedrijf is geworden. Toch is het nog steeds de salesafdeling die de klantacceptatie verzorgt. Het Credit Management proces wordt binnen organisaties verschillend ingevuld en is er nog volop ruimte om de inhoud en monitoring van het debiteurenbeheer naar een hoger plan te tillen.
Conclusie
Bij veel organisaties is geen uniform geïntegreerd systeem aanwezig om overzicht en controle in het Credit Management proces te bieden. Door optimalisatie van het Credit Management proces door digitale transformatie worden niet alleen de kosten verlaagd: het verhoogt de klanttevredenheid, biedt commerciële kansen en stimuleert de groei van de organisatie als geheel. Ook hebben we gezien dat de bezwaren tegen implementatie van nieuwe software en tooling begrijpelijk zijn maar niet altijd terecht.
Dus om er echt achter te komen hoe de rol van Credit Management in uw organisatie is ingericht en welke (digitale) mogelijkheden er zijn, kunt u vrijblijvend contact opnemen met David Busby via email: david.busby@trifinance.nl.
