De supply chain van non-food retailers is te kwetsbaar in tijden van crisis

De financiële gevolgen van de Corona uitbraak zijn een ramp voor de non-food retailers. Omzetten vallen voor een groot gedeelte weg en de vaste kosten blijven gelijk. De sector had het al zwaar voordat COVID-19 zijn intrede deed in Nederland. Veel retailorganisaties grijpen de compensatiemaatregelen van de overheid met beide handen aan, maar voor velen zal zelfs deze maatregel het onvoldoende zijn.

Desiree pleit ervoor om flink te anticiperen op de huidige supply chain. Aan de hand van vijf recente ontwikkelingen en voorbeelden beschrijft Desiree in dit artikel hoe ontstane risico’s beheerst kunnen worden én hoe je daarna het proces zo inricht zodat retailorganisaties na de crisis zo snel mogelijk weer back in business kunnen komen.

1. Leveringen stagneren

Het coronavirus raakt keihard de bevoorrading van retailers. Aziatische producten lopen grote vertragingen op en vervoerstarieven staan onder druk. Wie andere vervoersopties moet kiezen, ziet de kosten stijgen. Die hogere kostprijs resulteert in lagere marges op producten.

Wat voorraden betreft, zien we verschillende scenario’s. Zo heeft Coolblue besloten zijn prijzen te verhogen en de marketing te stoppen om zo de verkoop te verminderen. Retailers, zoals Action, die veel producten uit Azië importeren, dreigen ook met tekorten te maken krijgen. Daarom overwegen ze om hun producten elders in te kopen om lege schappen te voorkomen.

2. Voorraden worden niet verkocht

Naast de grote retailers bestaat er een omvangrijk middensegment met andere vooral seizoensgebonden producten. Voor hen is de impact van het virus nog vele malen groter. Bij deze organisaties ligt de voorraad stil en wordt geregistreerd als actief op de balans. Dat heeft een grote impact op het werkkapitaal van deze organisaties. Het geïnvesteerde geld zit vast en kan niet worden gebruikt voor andere doeleinden. Daarnaast lopen de vaste kosten gewoon door en vormen - voor de winkeliers in het bijzonder - de hoge huren vaak het probleem.

3. Voorraden raken incourant

Ook de houdbaarheid van een aantal producten is beperkt. De eerste “midseason” sales zijn al gestart en met de uitverkoop, welke vaak begint in juni, verliezen producten sneller hun waarde. Daarnaast hebben de klanten van die bedrijven het zwaar en ze bestellen geen nieuwe voorraden meer. Door de vertragingen vanuit China en andere productielanden kampen de leveranciers bovendien met het probleem dat levertermijnen niet haalbaar zijn. Door de algemene voorwaarden in het contract mag een winkelier de goederen dan weigeren, wat bij de leverancier leidt tot nog grotere voorraden.

4. De ondernemers trekken elkaar mee - uitverkoop maakt retailers kwetsbaar

In Nederland is er geen wet meer die de uitverkoop regelt, zoals in bijvoorbeeld België wel het geval is. Dat heeft als gevolg dat goederen eerder met korting mogen worden verkocht. Het is voor winkels vaak een oplossing om sneller liquiditeit te genereren, maar uiteindelijk gaat dat ten koste van de winstmarge en dus ook het uiteindelijke resultaat. Door vroeg in de uitverkoop te gaan, creëren winkeliers bovendien een sneeuwbaleffect: steeds meer winkeliers gaan hierin mee. Door de al hoge druk op de prijzen en voorraden en de minder beschikbare reserves maakt dit retailers extra kwetsbaar.

5. Weinig leveranciers zorgt voor kwetsbaarheid, maar het spreidingsrisico is groot

Een ander scenario dat zich voordoet, is het beperken van de inkopen van producten bij één leverancier. Door te kiezen voor één leverancier en daar grotere orders te plaatsen, zijn organisaties goedkoper uit. Alleen is het risico groter dat je met lege handen komt te staan als uitgerekend die leverancier zijn verplichtingen niet nakomt. Daarom is het beter orders over meerdere leveranciers te spreiden.

Tip 1: Communicatie is key

Het belangrijkste woord in het gezond houden van de supply chain is ‘communicatie’. Om ervoor te zorgen dat je je door alle onzekerheden heen kunt manoeuvreren, is het essentieel om met alle partijen in contact te blijven en elkaar goed te informeren. Ga in gesprek over gewijzigde levertermijnen en uitgestelde betalingstermijnen. Stel oplossingen voor die voor beide partijen acceptabel zijn. Wanneer je iedereen betrokken houdt en er empathie is vanuit beide partijen, heb je de helft van de doelstelling al behaald.

Tip 2: Analyseer je huidige supply chain

Het is het belangrijk om de huidige supply chain te analyseren en waar nodig maatregelen te nemen”, stelt Desiree. Als controller hanteerde ze onderstaand 3-stappenplan:

1. Voer een risicoanalyse uit

• Markt
  • Hoe zien de verandering in de markt eruit?
  • Wat voor invloed hebben deze veranderingen op mijn bedrijf?
• Klanten
  • Is de vraag vanuit de klant veranderd?
  • Verwacht je klanten te verliezen? (faillissement, concurrenten, anders)
  • Hoe verhouden de contracten zich met betrekking tot de levertermijnen en aansprakelijkheid?
• Leveranciers
  • Hoe ziet de segmentatie van je leveranciers eruit?
  • Hoe is de continuïteit bij deze leveranciers?
  • Hoe verhouden de contracten zich met betrekking tot de levertermijnen en aansprakelijkheid?
• Voorraad
  • Is het voorraadniveau veranderd?
  • Dreigen er tekorten of overschotten te ontstaan?
  • Logistiek
  • Welke contracten met transport organisaties zijn er?
  • Hoe is de continuïteit bij deze transport organisaties?

2. Formuleer nieuwe doelstellingen en een kortetermijnstrategie

• Markt
  • Wat zijn de verwachtingen voor het herstel in mijn branche en op welk termijn heeft dat invloed op mijn supply chain?
  • Moet de focus verschuiven naar andere afzetkanalen?
• Klanten
  • Stel prioriteiten: welke klant heeft voorrang? Kijk bijvoorbeeld naar omzet, marge of andere belangrijke KPI’s.
  • Kan ik met mijn klanten afspraken maken over het opschuiven van de uitverkoop?
  • Hoe ziet de vraag van de consument eruit?
  • Is men bereid nieuwe afspraken te maken voor de toekomst?
• Leveranciers
  • Moet ik mijn inkooporders meer spreiden?
  • Welke leveranciers in welke landen kunnen op korte termijn wel produceren en leveren?
  • Is men bereid nieuwe afspraken te maken voor de toekomst?
• Voorraad
  • Moeten er aantallen gereserveerd worden?
  • Moet ik al korting gaan geven op “seizoensproducten”?
• Logistiek
  • Zijn er andere aanvoerroutes?
  • Indien zendingen vertragen, is luchtvracht gezien de levertijd in de toekomst een optie?

3. Evalueer en maak aanpassingen

• Voldoet de huidige supply chain strategie nog?
• Zijn er nieuwe processen of procedures nodig om de strategie te kunnen blijven volgen?

Tip 3: Stel de uitverkoop uit

Niemand had voorspeld dat begin 2020 China op slot zou gaan wegens een virus. Dat we een jaar later nog steeds met een pandemie te maken hebben die onze economie beïnvloedt kwam al helemaal niet in ons op. Het is dan ook niet ondenkbaar dat er in de toekomst andere grote gebeurtenissen plaats kunnen vinden die de supply chain hard kunnen raken.

De corona crisis zal veel bedrijven niet in de koude kleren gaan zitten. Op dit moment mogen winkels wel beperkt open zijn, maar dat draagt nu nog onvoldoende bij aan het verlies. Alle betrokken partijen in de supply chain, inclusief de brancheorganisaties, moeten er met elkaar voor zorgen de schade zoveel mogelijk te beperken. Dat zouden ze kunnen realiseren door de uitverkoop bijvoorbeeld uit te stellen, hier duidelijke afspraken over te maken en die ook in de toekomst te handhaven. Ook het aanpassen van de levering kan een optie zijn. Zo komen winkeliers niet met overvolle winkels te zitten en krijgen leveranciers wat meer ruimte om de nieuwe producties op tijd te leveren.

Al met al kunnen we al veel lessen te trekken uit de huidige coronacrisis. De kwetsbaarheden in de supply chain worden pijnlijk zichtbaar. Maar een crisis biedt ook kansen. Vaak komen we tot innovatieve oplossingen die voorheen niet bestonden, die leiden tot een toekomstbestendige supply chain. Wij denken hierin graag met u mee. 

Indien u hierover meer wilt weten, neem dan contact op met Desiree Venema, via email: desiree.venema@trifinance.nl of via telefoonnummer 020 - 58 00 330.