De uitdagingen van wereldwijde e-facturatie

Maar wat is e-facturatie ook alweer precies? E-facturatie is het digitaal versturen en automatisch verwerken van een factuur. In de ideale situatie betreft het hier system-to-system communicatie.

Met de overstap naar e-facturatie worstelen veel organisaties niet meer met de vraag "wanneer begin ik?" maar met "hoe begin ik?". Deze reference case over een internationale uitgever die in meer dan zeventig landen opereert en overgaat op e-facturatie.

Deze internationale organisatie is wereldwijd actief en heeft klanten in meer dan zeventig landen. In diverse landen hebben ze te maken met verschillende soorten wetgeving - die reeds in werking is getreden of die in ontwikkeling is -, met daarbij behorende kaders waaraan facturen moeten voldoen. Geen wonder dat klanten vragen om de e-facturen aan te leveren via ‘hun portal’ ontwikkeld door ‘hun softwareleverancier’. 

Daarnaast attendeerden steeds meer klanten de organisatie op snel veranderende lokale wetgeving, zoals het (deels) verplicht stellen van e-facturatie, die bovendien veelal via de door de lokale belastingautoriteit onderhouden portals moet verlopen. Indien niet wordt voldaan aan deze ‘e-invoicingcompliancy’ kan dit resulteren in stevige boetes of zelfs sluiting van lokale vestigingen. 

Deze opdrachtgever gaf aan behoefte te hebben aan een stappenplan waarbij de processen, risico's en voorwaarden per land inzichtelijk zijn, zodat de juiste stappen per land tijdig gezet kunnen worden. Immers, als klanten, leveranciers en medewerkers over meer dan zeventig landen wereldwijd verspreid zijn, in welk land start je dan en welke acties zijn er nodig om aan de locale wetgeving te voldoen?

TriFinance is gespecialiseerd in het optimaliseren van zowel het order-to-cash als purchase-to-pay proces. E-facturatie speelt hierbij veelal een cruciale rol. Deze internationale uitgever was geïnteresseerd geraakt in TriFinance door haar onafhankelijke expertise in e-facturatie.

De opdrachtgever wilde graag een gedetailleerd plan voor de implementatie van e-facturatie in hun organisatie. Om tot dit plan te komen moeten vragen beantwoord worden als:

• In welke landen is e-facturatie reeds verplicht?
• In welke landen wordt e-facturatie binnenkort verplicht?
• Welke (detail) stappen moeten worden genomen om te kunnen e-facturen in het betreffende land?
• Wat gebeurt er wanneer er niet is voldaan aan deze ‘e-invoice compliance’?
• In welke volgorde dienen de landen ‘e-invoicing compliant’ te worden?

Op basis van deze vragen heeft TriFinance een proof of concept ontworpen waarin drie landen als voorbeeld zijn uitgewerkt.

Omdat één van de grote uitdagingen bij e-facturatie de continu wijzigende wet- en regelgeving is, heeft TriFinance ervoor gekozen om het plan uit te werken middels een online en interactieve roadmap. Geen dik rapport, maar een website die continu wordt bijgewerkt wanneer de wet- en regelgeving in een land verandert of marktomstandigheden wijzigen.

Door onze praktische en procesmatige aanpak heeft de opdrachtgever gekozen voor TriFinance en is het project vervolgens opgestart voor meer dan zeventig landen.

De opdracht van de klant was het kant- en-klaar aanleveren van de huidige wet- en regelgeving per land. Na een analyse hebben we, op basis van de geconstateerde afwijkingen en bijbehorende urgentie, een implementatieplan opgeleverd. De uitdaging bij wereldwijd e-factureren zit voornamelijk in het gebrek aan eenduidigheid over de grenzen heen. Zo heeft ieder land een eigen facturatiemethodiek, eigen facturatiestandaarden, specifieke eisen aan softwareleveranciers en veel uitzonderingen op de wet- en regelgeving. 

De benodigde informatie is veelal via diverse bronnen versnipperd beschikbaar en daarnaast was de kwaliteit en actualiteit van deze informatie vaak twijfelachtig. Veelal w de informatie afkomstig van bedrijven die zelf technologische oplossingen aanbieden ten aanzien van e-facturatie. Naast het gebrek aan onafhankelijkheid van deze bronnen werd de complexiteit van het e-facturatie proces veelal niet goed weergegeven en kregen we ook te maken met taalbarrières.

Om tot een goede analogie tussen de landen te komen, zijn veelal lokale bronnen gebruikt zoals de betreffende belastingautoriteit of de verantwoordelijke overheidsinstantie. Als nadeel van deze bronnen is gebleken dat de informatie vaak ongestructureerd en in de taal van herkomst was opgesteld. Om vanuit deze hoeveelheid aan informatie tot een volledig uitgebalanceerde ‘roadmap’ te komen, was het aanbrengen van de juiste projectstructuur essentieel. Dit is gerealiseerd door het uitvoeren van de volgende stappen:

• De verschillende wet- en regelgeving per land uit te zoeken;
• Op basis van deze informatie een zogenaamde ‘ranglijst’ van de landen bepaald, waarbij twee factoren bepalend waren:
  • De vraag of e-facturatie reeds verplicht is (of op korte termijn verplicht gesteld zou worden);
  • De mogelijke (hoogte van) boetes bij niet-naleving van de wet-en regelgeving rondom e-facturatie per land.

De volgorde in deze ranglijst is bepaald op basis van de boetes en restricties die van toepassing zijn binnen het betreffende land in combinatie met de vraag voor welke klanten e-facturatie verplicht is (consumenten - bedrijven - overheden).

Door het opstellen van deze ranglijst, werd inzichtelijk welke landen de hoogste prioriteit hadden en wat de huidige staat van wet- en regelgeving per land was. Zo kon de opdrachtgever hierop anticiperen en de nodige acties ondernemen. Immers, voorkomen is beter dan genezen.

Voor deze opdracht is een team samengesteld van project consultants vanuit verschillende Blue Chip Boutiques van TriFinance met ieder hun eigen expertise. Het projectteam heeft gekozen voor het werken middels de SCRUM-methodiek. Binnen ‘sprints’ van twee weken zijn steeds 25 landen uitgewerkt en op de interactieve site gepubliceerd. Door de dagelijkse dagstart van het projectteam kwamen eventuele knelpunten in het proces snel aan het licht en konden zo direct aangepakt worden. Ook de werkzaamheden werden tijdens dit overleg verdeeld: naast onderzoekende werkzaamheden heeft ieder teamlid ook controlerende werkzaamheden uitgevoerd om de kwaliteit en eenduidigheid te borgen. Zodoende heeft de inhoudelijke kennis van het gehele team nog binnen de eerste sprint een hoog niveau bereikt. Na oplevering van alle sprints kon vervolgens ook het stappenplan met risicoinschatting en planning aan de opdrachtgever getoond worden.

Het werken volgens de SCRUM-methodiek heeft het team ook de benodigde flexibiliteit gebracht. Door het delen van het juist wél of niet gebruiken van bepaalde bronnen, specifieke eisen in bepaalde landen, aangevuld met input vanuit de opdrachtgever kon de input vrijwel direct binnen het project geïntegreerd worden.

Het project heeft geresulteerd in een interactieve website voor de opdrachtgever. Hierin stond het stappenplan opgenomen met daarin de urgente acties per land, hoe men e-invoicing in het desbetreffende land het beste kan implementeren, in combinatie met de omvang en de risico's van het niet nastreven van wet- en regelgeving. De keuze voor de informatievoorziening per website sloot naadloos aan bij de behoefte van de opdrachtgever. Dit omdat de medewerkers van de opdrachtgever een verschillende behoefte aan detail hadden en de site onbeperkte mogelijkheden bood om in die behoefte te voorzien. 

Na oplevering van de interactieve website hebben we de opdrachtgever ondersteund in de daadwerkelijke transitie naar e-invoicing. Middels een aanvullende opdracht hebben we voor vijf landen de externe wet- en regelgeving (SOLL) gecombineerd met de interne processen (IST), facturatiestromen (IST) en reeds aanwezige formaliteiten (IST). Om een goed beeld te krijgen van de huidige situatie zijn diverse interviews afgenomen met medewerkers van de betrokken afdelingen zoals finance, IT, verkoop, belasting en de verkoopondersteuning (backoffice). Op basis van deze informatie hebben wij een advies geschreven over de vervolgstappen om e-invoicing te implementeren voor deze landen.

Eén van de betrokken projectconsultants was Richard Blom. Richard: “Via eerdere projecten heb ik wel ervaring opgedaan in digitaal berichtenverkeer tussen de klant en afnemer, maar ik heb nooit de kans gekregen om echt verder onderzoek te doen naar ontwikkelingen rondom e-invoicing wereldwijd. Eén van mijn belangrijkste leerpunten was dat een - voor mij - op het eerste oog ‘klein’ onderwerp wereldwijd zo ‘groot’ en complex blijkt te zijn. De complexiteit van dit project heeft mijn interesse in e-invoicing dan ook enorm doen groeien. Ik was positief verrast dat een aantal landen in Latijns-Amerika (bijv. Mexico, Brazilië, Chili) zo ver zijn in de ontwikkeling en de efficiency die zowel de klant als de afnemer kunnen realiseren door over te gaan naar e-invoicing.

Daarnaast heb ik veel geleerd over het interpreteren van internationale wet- en regelgeving en de vertaling hiervan naar een concreet en helder overzicht. Het simpelweg samenvatten van de wet- en regelgeving is onvoldoende gebleken, doordat de wet- en regelgeving wereldwijd ongestructureerd en niet eenduidig beschikbaar is. De totstandgekomen ranglijst en het stappenplan voegen juist daarom zoveel waarde toe aan de informatie.

Tenslotte heb ik meer geleerd over het projectmatig werken. De gekozen projectstructuur (SCRUM) heeft in een korte tijd het kennisniveau van het hele team exorbitant verhoogd. Omdat er op inhoudsniveau geen hiërarchie was binnen het projectteam heb ik ervaren dat mijn bijdrage zeer groot is geweest. Samenwerking heeft hier duidelijk geresulteerd in een beter eindresultaat.”

Ontdek hoe wij jou kunnen ondersteunen met wereldwijde e-facturatie.