Handreiking e-facturatie voor gemeenten

De eerste stap op het kompas is het in kaart brengen van alle belanghebbenden binnen de gemeente. Grof onderverdeeld zijn dat de beleidsbepalers (gemeenteraad, wethouders en betrokken ambtenaren), de inkopers (complete afdelingen of individuele ambtenaren), Financiën en (last-but-not-least) de IT-afdeling.

Met deze belanghebbenden in het achterhoofd, biedt het kompas vijf bouwstenen die samen e-facturatie succesvol op de kaart kunnen zetten. De eerste steen is draagvlak. Weten alle betrokkenen wat e-facturatie is en welke voordelen het met zich mee kan brengen? Daarop volgt een controle van het kennisniveau. Weten de betrokkenen dat e-facturatie beschikbaar is en hoe het werkt? Zo niet, dan is het lastig om leveranciers daarvan op de hoogte te stellen. Tijdens gesprekken met gemeenten bleek dat het kennisniveau over e-facturatie vaak nog beperkt. Daar komt bij dat het vaak onduidelijk is wie vragen kan beantwoorden.

Als draagvlak en kennisniveau op orde zijn, is het tijd om de procesinrichting en daarna de technische ondersteuning te bekijken. Welke eisen worden er aan een e-factuur gesteld? Hoe gaat de gemeente deze verwerken? Is het mogelijk om e-facturatie verplicht te stellen voor grotere partijen? Met welke systemen kan de gemeente werken? Welke softwareleveranciers ondersteunen de gemeente bij technische vraagstukken? Stuk voor stuk vragen die een antwoord vereisen.

Liggen de eerste vier bouwblokken op de juiste plaats, dan kan ‘het echte werk’ beginnen: extern communiceren over e-facturatie. Dat vraagt om een communicatieplan waarin staat hoe leveranciers horen dat e-facturatie er is en welke informatie of ondersteuning ze kunnen krijgen als ze hiermee willen werken.

Iedere gemeente heeft inmiddels e-facturatie technisch tot zijn beschikking. Het is zonde dat dit middel niet wordt gebruikt. Inzet kan de financiële stromen beveiligen en versnellen. Daarnaast biedt het aanleiding om intern met alle stakeholders te praten over digitalisering bij de gemeente. Die laatste stap is niet geheel onbelangrijk. Als het al niet lukt om de adoptiegraad van e-facturatie te verhogen, waarom zouden andere digitaliseringsinitiatieven dan wel gaan vliegen? Zet alle partijen aan tafel en gebruik dit middel als aanleiding om digitaal door te pakken. 

TriFinance heeft deze handleiding geschreven in opdracht van het ministerie van BZK. Zoek je meer informatie over de mogelijkheden van e-facturatie, of wil je vragen stellen over de handreiking voor gemeenten? Neem contact met ons op, en wij helpen je graag verder.