Een credit policy kom je in het bedrijfsleven tegen in soorten en maten. Het is de taak van de Credit Manager om een solide vorm te geven aan dit essentiële beleid, zodat het strategische waarde heeft voor het bedrijf. Wat is een credit policy, wat zijn de pijnpunten, wat is het doel en hoe geef je dit document op de juiste manier vorm?
Inhoud van het document
Bij een kleine start hebben bedrijven vaak nog geen oog voor dit soort documenten. Ze zijn veel meer gericht op sales en groei en doordat de klantenportefeuille nog klein en persoonlijk is, lijkt de noodzaak niet te bestaan. Maak je als organisatie een groei door, dan groeit de noodzaak mee. Het document is belangrijk, omdat je wordt gedwongen om na te denken over je bedrijfsprocessen. De credit policy, ook wel het kredietbeleid, is jouw kans om afspraken rondom de financiële parameters vast te leggen.
Denk aan basale zaken, zoals betaaltermijnen en betaalmethoden, maar ook uitgangspunten van het bedrijf. Hoe kijkt de organisatie tegen bepaalde topics aan? Wie draagt de verantwoordelijkheid en welke rollen zijn er? Welke kredietlimieten bestaan er en hoe wordt hier in de praktijk mee omgegaan? Als een klant aan de kredietlimiet zit, wie hakt dan de knoop door of er wel of geen order wordt geaccepteerd?
Het drieledige doel van de credit policy
Dit kort maar krachtige document heeft maar liefst een drieledig doel. Om te beginnen voorkom je gesteggel over al dan niet gemaakte afspraken, zoals bijvoorbeeld de betaaltermijn. Door geen richtlijnen aan te houden en te communiceren met je klanten, ontstaat er een grotere kans dat facturen niet worden betaald. Wanneer betaling langer dan gewenst uitblijft, kom je terecht bij het tweede punt: het werkkapitaal. Hoe langer de DSO is, des te groter de kans op problemen met de cashflow is. Als het eigen werkkapitaal niet toereikend is, dan dient er kapitaal te worden aangetrokken, wat ook weer risico’s en kosten met zich meebrengt.
Tenslotte geeft de policy ook sturing voor interne zaken, omdat het als een blueprint voor sales kan worden gebruikt. Stuur jij je verkopers erop uit zonder kaders, dan walsen ze zo over de instructies van het finance team heen, doordat ze mogelijkerwijs afspraken maken die niet haalbaar zijn voor je organisatie. Stel je voor dat je blauwe stoelen verkoopt, maar dat je beste salesmedewerker ineens terugkomt met een gigantische order voor gele stoelen. De inkomsten zijn wellicht betoverend, maar wat betekent het voor het veranderen van een complete productielijn? Dat is wellicht iets minder praktisch en lucratief. Door de grenzen vast te leggen in het beleidsdocument, en de inhoud van het document uiteraard ook te implementeren en uit te voeren, weten interne en externe betrokken exact tot hoe ver ze kunnen gaan.
Autorisatiematrix als basis
Deze grenzen kun je als bedrijf duidelijk trekken, door een autorisatiematrix in de policy op te nemen. In deze matrix vind je staffels waarin je relevante functies en de daarbij behorende verantwoordelijkheden, zoals maximale kredietlimiet en betaaltermijnen, opneemt. Het is niet logisch om een accountmanager rechten te geven om orders van 5 miljoen te accepteren of een betalingstermijn van 180 dagen toe te kennen. Een aandeelhouder of de algemeen directeur daarentegen, heeft heel andere verantwoordelijkheden. Het is aan de afdeling verkoop om betaalafspraken te maken met klanten, die worden goedgekeurd volgens de autorisatiematrix. Door te handelen binnen de geldende kaders is het voor organisaties mogelijk om de DSO zo laag mogelijk te houden en een optimale marge na te streven.
Het is belangrijk om je credit policy up-to-date te houden. Tijden veranderen en bedrijven groeien en krimpen. Het is essentieel dat dit document met jouw organisatie mee verandert, zodat je niet voor nare verrassingen komt te staan. Neem de tijd om jouw order-to-cash proces onder de loep te nemen en creëer of optimaliseer de credit policy.
