Het contract is de basis van een factuur. Daarom is het belangrijk dat alle betrokkenen in het Order-to-Cash (O2C) proces met dezelfde, juiste gegevens werken. Deze zogeheten ‘One Single Truth’ vergemakkelijkt het O2C proces. Door een contractmanagementsysteem in te zetten, wat niet ingewikkeld hoeft te zijn, leg je dit gedegen vast én verbeter je gelijk het O2C proces.
Het O2C proces raakt de gehele organisatie. Contract-, order- en projectmanagement zijn daarbij van groot belang. Het is belangrijk om het contract als uitgangspunt te nemen, zodat iedereen met dezelfde, juiste gegevens werkt. Het moet voorkomen dat facturen te laat, onjuist of onvolledig zijn. Om contracten goed te kunnen borgen in een organisatie is de ‘One Single Truth’ broodnodig. Maar dat iedereen gegevens op dezelfde manier vervolgens interpreteert, is een tweede.
Datums, triggers en milestones
Het begint bij het goed bewaren van contracten. Idealiter worden ze digitaal en geïndexeerd opgeslagen waardoor ze gemakkelijker terug te vinden zijn. Denk hierbij aan het opslaan van PDF documenten met tekst, waar vaak nog documenten worden gescand en de tekst ‘foto’ wordt weergegeven.
Het slim vastleggen van alle informatie die in de contracten zit, is de sleutel tot succes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de ingangs- en vervaldatum, opzegtermijnen en milestones. Deze gegevens starten iedere keer het deelproces. Om dit succesvol te laten verlopen, kan een contractmanagementsysteem hierbij helpen. Het kan een termijn bepalen wanneer informatie gedeeld kan worden met een medewerker. Hij of zij wordt dan getriggerd actie te ondernemen zoals het contract te verlengen of op te zeggen, of daadwerkelijk te factureren.
Deze interne processen kan je digitaliseren met behulp van een workflow. Schematisch kan een trigger uit een contract en het starten van een workflow er als volgt uitzien.
Prijzen en prijsafspraken
Het contract bevat prijslijsten en prijsafspraken, zoals kortingen bij het afnemen van bepaalde aantallen. Prijslijsten zijn een vast gegeven bij een order en onderdeel van het ordermanagement systeem. Contractuele data in combinatie met een ordermanagement systeem zorgen ervoor dat steeds gebruik wordt gemaakt van de juiste prijzen bij het opstellen van een order en uiteindelijke factuur. Geautomatiseerde calculaties houden rekening met de looptijd en duur van een contract, aantallen en wijzigingen van een prijs bij het behalen van de vastgelegde volumes.
Schematisch zou dat er als volgt kunnen uitzien:
Het inrichten van zo’n systeem vraagt om tijd, focus, de nodige precisie en veel testen. Maar wanneer het optimaal is ingericht en zijn rol speelt in de ‘One Single Truth’ draagt het systeem enorm bij aan de snelheid, juistheid en volledigheid van een factuur.
Stamgegevens en factuurvereisten
De ‘One Single Truth’ is niet alleen van toepassing op prijzen, maar geldt voor alle stamgegevens: NAW gegevens van de debiteur, het KVK- en BTW nummer, de betaalvoorwaarden en -termijnen. Ook is het van belang factuurvereisten in het contract op te nemen en die consequent te handhaven voor een debiteur. Dat geldt vooral voor organisaties die leveren aan de overheid of binnen de zorg werkzaam zijn. In dat type organisaties zijn er vaak strikte voorwaarden verbonden aan een factuur en aan de manier waarop die moet worden aangeleverd.
Het laten bijhouden van die voorwaarden door medewerkers kan menselijke fouten meebrengen, met non- of verlate betalingen als gevolg. Daarom is het beter om een functionerend contractmanagementsysteem te gebruiken die de voorwaarden bijhoudt. Het ERP systeem, waar vervolgens de facturen in worden gegenereerd, dient die informatie ook te kunnen ophalen. Zo voldoet de factuur meteen aan de juiste vereisten en krijgt elke debiteur een factuur conform het contract.
Schematisch zou dat er als volgt kunnen uitzien:
Het contract vormt altijd de basis
Een volledig en goed opererend contractmanagementsysteem heeft invloed op diverse stappen binnen het facturatieproces. Die stappen verschillen per organisatie, maar een contract vormt altijd de basis van een factuur. Veelal voert één persoon de zaken uit. In kleine organisaties met een overzichtelijk aantal contracten en debiteuren hoeft dat niet meteen een groot risico te zijn. Voor grotere organisaties en organisaties die snel groeien, ligt dit anders. Van medewerkers kan niet worden verwacht dat ze uit het blote hoofd of middels eigen aantekeningen alle kleine uitzonderingen zoals milestones, prijs, staffels, stamgegevens of andere contractuele afspraken, goed toepassen.
Het in gebruik nemen van een contractmanagementsysteem hoeft niet ingewikkeld te zijn. Er zijn ERP systemen waar een eenvoudige contractmanagementoplossing al in geïntegreerd is. Organisaties met een CRM systeem dat ze alleen gebruiken voor sales of prospects, zouden kunnen onderzoeken of een contractenmodule, die gekoppeld is aan een klant of prospect, uitkomst biedt. Daarnaast zijn er standalone contractmanagement systemen. Deze kunnen door middel van API koppelingen naadloos functioneren met het bestaande ERP of facturatie systeem.
Contact
Meer weten wat een contractmanagementsysteem voor je organisatie kan doen, of het werkelijk nodig is en waar je moet beginnen. Neem contact met mij op (david.busby@trifinance.nl) en ik denk graag met je mee.
