De afgelopen jaren heeft er een behoorlijke shift in de vergadercultuur plaatsgevonden. Onder invloed van de covid-pandemie is hybride werken de standaard geworden, maar komt ook volledig remote werken steeds vaker voor. Rianne Elenbaas werkte als project consultant al voor diverse opdrachtgevers en merkt op dat de vergadercultuur soms wel erg intens is geworden: “Ik merk dat we steeds vaker meetings inplannen om maar wat op de agenda te hebben, waardoor je dagelijkse werkzaamheden minder aandacht krijgen.”
Online meetings zijn vervanger van small talk
Volgens de professional kan het online vergaderen voordelen hebben, maar kun je er ook te veel in doorslaan. “Sinds corona is thuiswerken steeds vaker aan de orde, waardoor veel mensen juist een toenemende productiviteit en creativiteit ervaren. Als er dan voor elk wissewasje een meeting wordt ingepland, dan gaat dit ten koste van de kwaliteit van de werkzaamheden.”
Ook is er een nieuwe gewoonte ontstaan voor teams die veelal op afstand van elkaar werken. “Je ziet de dagstart steeds meer voorbijkomen. Wat heb je de afgelopen dag gedaan en wat ga je vandaag doen? Heb je ergens hulp bij nodig? Hoe ziet de voortgang eruit? Deze centrale dagstart lijkt de vervanger te zijn voor even polshoogte nemen aan het bureau, maar in plaats van drie minuten wordt er direct een half uur ingepland.”
Tips & Tricks
Met name bij grote bedrijven lijkt deze nieuwe vergadercultuur een duidelijk doel te hebben: “Ik snap best dat leidinggevenden de touwtjes in handen willen houden en ook een soort van controle uitoefenen door even in te bellen. Maar dat je ook zomaar wordt meegenomen in projecten waar je normaliter helemaal geen deel van zou uitmaken, is toch wel een aandachtspunt voor de toekomst. Je gaat ook niet elke dag enkele minuten aan het bureau van je werknemers staan om hun werk te controleren.”
Volgens de project consultant is deze vergadercultuur here to stay, dus hoe ga je hier als werknemer mee om? “Het is natuurlijk niet allemaal verkeerd, want door regelmatig in te checken houd je contact en kun je inderdaad de progressie van projecten in de gaten houden. Heeft je productiviteit eronder te lijden, dan is het toch tijd om dit bespreekbaar te maken!” Ook gelooft Rianne dat het belangrijk is om stil te staan bij de efficiency van meetings. “Ik kom vaak dagelijkse dagstarts tegen, die in mijn optiek veel efficiënter zijn als ze als weekstart/weekafsluiting dienen. Anders heb je het risico dat vijf dagen op rij hetzelfde verhaal wordt gedeeld tijdens de dagstart.” Rianne geeft vervolgens nog één laatste tip. “Bepaal voor jezelf goed de noodzaak van afspraken die in jouw agenda worden ingepland. Moet ik hier bij zijn? Is hier inderdaad een uur voor nodig? Op deze manier kan je zo aardig wat tijd vrij maken in je agenda.”
Meer weten?
Neem dan vooral contact op met Rianne via rianne.elenbaas@trifinance.nl en zij vertelt er graag meer over!
