Paul Leijten is project consultant bij Trifinance. Voor een Nederlandse verzekeraar met buitenlandse activiteiten heeft hij vanuit het hoofdkantoor in Nederland een omvangrijke opdracht succesvol ingevuld.
Inzicht in risico’s
In een korte tijd wil het hoger management inzicht in de belangrijkste risico’s van de buitenland activiteiten en in welke mate aan alle relevant wet- en regelgeving wordt voldaan.
De opdracht werd uitgevoerd onder hoge tijdsdruk. De eerste stap was inzicht krijgen in de huidige situatie. Dat is gedaan door:
- Opvragen van reeds bestaande procesbeschrijvingen en werkinstructies.
- Categoriseren van alle informatie en houden van analyses op de compleetheid.
- Aansluiten bij diverse overleggen en op sommige werkplekken meekijken met de medewerkers die het werk doen om meer inzicht te krijgen.
- Opstellen van een overzicht van alle relevante blinde vlekken; wat ontbreekt er nog?
- Het houden van interviews om ontbrekende informatie op te halen en beschikbare informatie te toetsen.
- Zorgen voor een wekelijkse voortgangsrapportage, versturen naar alle stakeholders en wekelijks bespreken met de opdrachtgever.
Belangrijke bevindingen
Uiteindelijk werden de (belangrijkste) bevindingen in een compleet eindrapport opgesteld. De bevindingen werden met alle geïnterviewden besproken. In het hoor en wederhoor ontstonden nog de nodige discussies met de proceseigenaren. Belangrijke leermomenten hierin zijn:
- Openstaan voor de behoeften en pijnpunten van de ander, uitleggen dat inzicht verschaffen geen controle is maar een nieuw startpunt om samen verder te gaan.
- Door het wekelijks versturen van de voortgangsrapportages naar alle stakeholders, bleef iedereen goed geïnformeerd en betrokken in de voortgang van het project. Hierdoor neem je elkaar mee in het proces en verandert wantrouwen in draagvlak voor verdere professionalisering.
Evaluatie
Commentaren werden meegenomen en indien nodig werden bevindingen nog bijgesteld in de definitieve vorm. Als bijlagen waren bij dit eindrapport gevoegd: de procesbeschrijvingen en de aanvullende werkinstructies.
Uiteindelijk werd het rapport door de opdrachtgever met de raad van bestuur besproken.
Na de opdracht werd met de opdrachtgever een klantevaluatie gehouden. Een zeer prettig gesprek met uitwisseling van elkaars leerervaringen, beoordeeld met een 9 (score 1 tot 10).
