Digitalisering is niet meer weg te denken en heeft een enorme impact op ons werk. In vrijwel iedere organisatie is het een essentieel onderdeel geworden van bijna alle bedrijfsprocessen. Een relatief nieuwe ontwikkeling in deze digitalisering is het robotiseren van processen met Robotic Process Automation (RPA). RPA is een software-robot waarmee de menselijke interface wordt vervangen. Met name tussen applicaties. Deze technologie is niet overal even bekend en er bestaan een aantal misvattingen. Laten we daar eens induiken.
Pleisters plakken
Als RPA-consultant hoor ik veel verschillende opvattingen over, en interpretaties van RPA. Eén van de meest voorkomende: “Is RPA niet gewoon een pleister plakken op de tekortkomingen van een applicatie?” Kort antwoord: Nee. RPA neemt handmatig werk over van mensen, en moet niet gezien worden als oplossing voor onvoldoende werkende applicaties. De meerwaarde wordt gezien als een kostenbesparing. De noodzaak van een RPA-oplossing wordt gezocht bij het oplossen van een tekortkoming binnen applicaties. Maar organisaties die RPA toepassen, drukken het succes daarvan vaak uit in de tijdsbesparing die het hun medewerkers oplevert.
RPA excelleert in het overnemen van repetitief werk wat aan een voorgedefinieerde set aan regels voldoet. Hiermee verlos je medewerkers van het digitale monnikenwerk, realiseer je tijdsbesparing en ontstaat ruimte voor uitdagend werk.
Waarom RPA?
Maar waarom is er nu een enorme vraag naar robotisering van processen? Digitalisering was toch de oplossing om processen te optimaliseren en slimmer en efficiënter te maken? Digitalisering en automatisering zijn een grote stap geweest om ons werk sneller, efficiënter en soms ook overzichtelijker te maken. Het heeft ons echter niet vanzelfsprekend tijd bespaard of meer uitdaging in ons werk geboden. Ook na de transformatie blijkt er nog veel “monnikenwerk” te zijn, het is nu alleen digitaal. Deze oplossing brengt nieuwe uitdagingen met zich mee en dus is het logisch dat wij onszelf afvragen: “Kan dit niet gemakkelijker?”
There is an app for that
Dat brengt ons bij de vraag, waarom doen applicaties het werk niet? Applicaties zijn er om processen en medewerkers te ondersteunen. Toch is geen enkele applicatie zo goed dat deze een geheel proces (end-to-end) kan overnemen. Een medewerker wordt steeds vaker een ‘doorgeefluik’ van informatie tussen applicaties. Een one-size-fits-all-applicatie is vrijwel onmogelijk te realiseren omdat iedere organisatie haar processen anders heeft ontworpen. Een goede applicatie dicteert niet het verloop van een proces, maar biedt een zo generiek mogelijke oplossing die in zoveel mogelijk processen past. Dit houdt ook in dat er nergens een ‘perfect fit’ is. Een ander aspect is dat er heel veel applicaties zijn, en dat het aantal alleen maar blijft toenemen. Dan is er nog steeds veel menselijk werk nodig om data tussen al die applicaties in de processen te laten stromen.
Go with the flow
RPA is hiervoor een geschikte oplossing. Het legt de focus op het nabootsen van de menselijke handelingen in een proces. Het is applicatie-overstijgend en past, net als een medewerker, in iedere organisatie. Maakt dit RPA voor alles geschikt? Absoluut niet.
RPA excelleert in het overnemen van repetitief werk wat aan een voorgedefinieerde set aan regels voldoet. Hiermee verlos je medewerkers van het digitale monnikenwerk, realiseer je tijdsbesparing en ruimte voor uitdagend werk. En krijgen we met robotisering wat we van de digitalisering hadden verwacht. Dit maakt RPA niet een pleister, maar een digitale medewerker.
Volgende probleem
Maar ook RPA gaat nieuwe uitdagingen met zich meebrengen. Dat hoort nu eenmaal bij innovatie en ontwikkeling. RPA is nog lang niet toe te passen op alle situaties. Het moet zorgvuldig geïmplementeerd worden om zo onnodige risico’s en kosten te vermijden. En het is zeker nog niet voor ieder bedrijf rendabel om in RPA te investeren.
Ondanks dat, is het voor steeds meer bedrijven een logische stap om te zetten. Robotisering blijft zich ontwikkelen en kan dankzij cognitieve tools ook steeds complexere handelingen van mensen overnemen. Hoe eerder de organisatie bekend is met de (on)mogelijkheden van RPA, hoe beter ze kunnen bepalen in welke situaties RPA ook daadwerkelijk de echte oplossing is. Is RPA daarmee een pleister oplossing? Nee, RPA is een oplossing voor een probleem waarvan we pas recentelijk wisten dat we het hadden.
Meer weten?
Wil je weten wat robots kunnen betekenen voor jouw organisatie? Neem contact met me op. Stuur een mail naar thomas.vantilburg@trifinance.nl of neem telefonisch contact op: 06 28 31 90 38. Ik denk graag met je mee.
