Betere managementinformatie, gestandaardiseerde bedrijfsprocessen en een centraal platform zijn het resultaat van het succesvol afgeronde project van Ewout Holtrigter. Ewout, TriFinance consultant met kennis van en ervaring met de inzet van slimme technologie, heeft dit medio 2021 gerealiseerd voor de juridische afdeling van een Nederlandse bank. Hij deed naar eigen zeggen tijdens dit project heel wat ervaring op in projectmanagement en, door corona, het effectief communiceren en coördineren op afstand. Lees meer over zijn projectmatige aanpak, het resultaat voor de klant en zijn gerealiseerde persoonlijke groei tijdens dit project.
Ewout: “De juridische afdeling binnen deze bank telt 150 juristen met ieder zijn individuele juridische kennisgebied. Operationeel zijn er veel contacten tussen de juristen en bankmedewerkers in de business. Dat mensen elkaar eenvoudig weten te vinden is positief. Maar in het verleden zorgde dit wel voor onvoldoende integraal en centraal inzicht. Bij het management ontstond de behoefte om eenvoudig inzicht te krijgen in de status van dossiers, activiteiten binnen de afdeling, en uitgaven aan externe juridische kantoren. Vanuit deze business behoefte is men in contact getreden met TriFinance en is dit project ontstaan. Als TriFinance consultant heb ik me in dit vraagstuk verdiept, omdat ik een passie heb voor slimme technologie en data.”
Projectmatige aanpak
Het op afstand vanuit huis of vanuit het TriFinance kantoor werken aan klantvraagstukken is uitdagend. Dit maakte het op bepaalde momenten niet gemakkelijker. In deze context koos Ewout voor een projectmatige aanpak. Ewout: “Bij de start heb ik op afstand via online meetings de doelstellingen van het management helder moeten krijgen. Ook het online verkennen van de werkprocessen en een projectstructuur aanbrengen in een dynamische omgeving was geen sinecure.”
In de eerste fase werd duidelijk dat het management voornamelijk behoefte had aan meer en beter inzicht in de resultaten en voortgang van de dossiers met daarbij een verbeterde efficiëntie van de werkstromen. Samen met een projectteam vanuit de klantorganisatie analyseerde Ewout de werkprocessen stap voor stap. In samenspraak met de IT-afdeling werden mogelijkheden op een rij gezet om de projectdoelstellingen te bereiken. Dit resulteerde uiteindelijk in een dashboard, dat het gevraagde inzicht biedt. Het kwam Ewout daarbij goed van pas dat hij al ervaring had met het visualiseren van data met Power BI.
TriFinance netwerk
Ewout: “Tijdens mijn projecten en werkzaamheden voor de klant heb ik overigens continue toegang tot het TriFinance netwerk met verschillende expertises. Hierdoor kan ik sparren met ervaren collega’s op het gebied van bijvoorbeeld datavisualisatie en procesmanagement. Deze kennisdeling en kennisuitwisseling vind ik erg prettig en waardevol. Het stelt me in staat om in één keer de juiste dingen voor de klant te doen. Zonder lange trial/error leercurve. Hierdoor krijgt de klant een professioneel en deskundig beeld van mij én van TriFinance als consultancy partner.”
“Tijdens klantopdrachten maak ik gebruik van ons netwerk met expertise. Voor dit project heb ik expertise op het gebied van datavisualisatie en procesmanagement aangewend om snel en efficiënt de juiste zaken te doen voor de klant”.
Resultaten voor de klant
Het gehele project verliep voorspoedig, doordat is gestart met een pilotfase met een beperkte scope (één team). Dit gebeurde met zoveel mogelijk input van juristen en de business. Dit maakte het mogelijk om de inzichten uit de pilotfase toe te passen tijdens de implementatiefase. Met zijn projectmatige aanpak heeft Ewout drie waardevolle zaken gerealiseerd voor de klant. Ewout: uiteindelijk is besloten om het Microsoft Power Platform te gebruiken om de workflow te optimaliseren. Er werd een centraal online contactpunt gecreëerd en een eenduidig contactformulier geïmplementeerd. Het centraliseren en standaardiseren van de verzoeken in een online omgeving zorgt voor een forse vermindering van de onnodige communicatie. Verzoeken voor juridische ondersteuning verlopen voortaan via een centraal online portaal waarna robots de vragen naar de juiste juristen dispatchen. Bovendien krijgt het management met dashboards inzicht in de activiteiten binnen de afdeling en uitgaven aan externe juridische kantoren.
Persoonlijke groei
Zelf deed hij naar eigen zeggen veel ervaring op in projectmanagement. Ewout: “Ook heb ik veel geleerd over het effectief en efficiënt communiceren en coördineren op afstand. Vanuit huis moeten werken, heb ik niet echt als een probleem ervaren. Voor mij was het veeleer een uitdaging en een gelegenheid om mijn skills toe te passen.”
