Van nieuwe contractmanagementtool naar compleet P2P-project

“Als project consultant werk ik met onze opdrachtgevers samen op financiële projecten. Als consultant en controller binnen deze medische organisatie liep mijn project op zijn eind, maar was er nog geen volledige invulling voor de functie van Controller. Ik begreep dat er een purchase 2 pay-project op de planning stond. Als gebruiker van de financiële systemen van deze organisatie, kon ik goed meedenken in de behoeften. Toen ik startte als projectleider, naar mijn controlling werkzaamheden, had ik Expert-mentor Maarten Pronk om inhoudelijk mee te sparren en op terug te vallen.

Het administratieve traject van inkooporder tot betaling van de inkoopfactuur noemen we het P2P, oftewel purchase to pay-traject. In dit traject ontbrak het aan een contractmanagementtool. Alle inkoopcontracten stonden verspreid opgeslagen in persoonlijke mappen op de computers van verschillende managers. ProActive werd gekozen als nieuwe digitale cloudomgeving. Nu zijn alle contracten op een centrale cloudlocatie te vinden. Iedereen kan er vanaf elke computer bij. Om te voorkomen dat er in te veel verschillende systemen gewerkt moest worden, hebben we het goedkeuringsproces van inkoopfacturen ook naar ProActive overgezet. Zo bleef het aantal systemen om in te werken per saldo gelijk.

Vanuit mijn eerdere opdrachten heb ik als gebruiker ervaring met diverse systemen en oplossingen. In deze opdracht wist ik door mijn werkzaamheden op het gebied van controlling hoe het inkoopproces in elkaar zat en kende ik de voorkeuren van de organisatie al. Die twee dingen kwamen mooi samen in dit project. Het voordeel was, dat ik minder gesprekken hoefde te voeren om te begrijpen wat de wensen en eisen in dit project waren. Ik kon hierdoor al snel grote stappen maken.

Bijvoorbeeld het goedkeuringsschema van de inkoopfacturen. Dat verliep volgens een vaste volgorde. In de nieuwe omgeving, waarbij we bewust hadden gekozen om weinig maatwerk te gebruiken, hadden we te maken met een ander digitaal proces waardoor die werkwijze en volgorde niet meer paste. Met mijn kennis was ik in staat om deze discussie te voeren en voegde ik waarde toe. Zo kwam ik tot een voorstel voor een nieuwe werkwijze waarbij het hele proces efficiënter werd. Door meer verantwoordelijkheid toe te kennen aan de inkopers of bestellers tot een bepaald maximum, hoeven factuurcontroles nu niet meer over alle lagen te gaan.

In de oude situatie werd de bestelling gedaan door een medewerker en de factuur van de bestelling ging direct naar een locatiemanager ter goedkeuring. Daarna waren er nog twee lagen boven deze manager die de factuur ook goed moesten keuren. In de nieuwe situatie is de besteller toegevoegd om in het systeem aan te geven of hij de bestelde artikelen daadwerkelijk besteld had. De locatiemanager kreeg een hogere keuringsbevoegdheid waardoor er nu minder facturen ter goedkeuring naar de twee hogere lagen gaan.

Het oorspronkelijke plan was om zo snel mogelijk, een-op-een, de bestaande werkwijze over te zetten naar het nieuwe systeem. Dat leek mij een gemiste kans. De overstap naar een nieuw systeem is een uitgelezen mogelijkheid om scherp naar de processen te kijken en een optimalisatieslag te maken. Na een aantal goede gesprekken zag ook de opdrachtgever de toegevoegde waarde van extra stappen aan de start. Deze extra stappen bestonden onder andere uit het samen in kaart brengen van de huidige situatie, het bekijken van de mogelijkheden van het nieuwe systeem en bepalen wanneer we vinden dat het project geslaagd is.

Vervolgens, om de organisatie niet te overbelasten, hebben we de implementatie van het project opgedeeld in deelprojecten. Deze startten na elkaar, waardoor ze wel naast elkaar liepen maar niet tegelijkertijd in dezelfde fase zaten. Dit was prettig om gebruikers te laten wennen en tot weloverwogen keuzes te komen. De kinderziektes die we in het eerste deelproject ontdekten, losten we hierdoor in het tweede en derde deelproject al op voordat er vragen over kwamen.

Na de eerste succesvolle optimalisaties kwam er vanuit de gebruikers steeds meer betrokkenheid. Ze wisten me te vinden met hun vragen en suggesties voor optimalisaties. In de trant van ‘Hé als dit kan, kunnen we dan misschien ook zus of zo?’ De positieve ervaring van de verandering zorgde voor een vliegwieleffect. Zo kwam het dat we startten met het efficiënter maken van de factuurcontroles, implementeerden we daarna de contractmanagementtool, en voegden we later nog een deelproject voor slimme betaalpassen toe. Dat laatste was het resultaat van een goede gebruikersvraag. De slimme betaalpassen maken het nu mogelijk om van iedere uitgave een ingescande bon of factuur direct naar je mailbox te sturen. Zo registreren de gebruikers alles snel en makkelijk naar het administratiesysteem. Het aantal administratieve handelingen is nu enorm gereduceerd.

Het is een mooi proces om op terug te kijken. We boden een oplossing voor de oorspronkelijke vraag, een efficiënter proces omtrent contractmanagement, met de organisatie op een centrale plek in de nieuwe contractmanagementtool. En daarnaast leverde het waardevolle bijvangsten voor deze organisatie op. Een sneller en soepeler goedkeuringsproces van inkoopfacturen en een versimpeld proces voor de registratie van alle pas-inkopen. Missie geslaagd.”