Vijf ingrediënten voor een optimaal Purchase-to-Pay proces in AFAS
AFAS is in gebruik bij meer dan 12.000 Nederlandse organisaties. Het staat vooral bekend om de sterke HRM-oplossing en solide financiële module. Hoewel AFAS de afgelopen jaren grote vooruitgang heeft geboekt op het gebied van inkoop en logistieke processen, kan het nog niet concurreren met specifieke 'best of breed'-oplossingen. Toch is het mogelijk om het Purchase-to-Pay proces (P2P) in AFAS zo in te richten dat er na de bestelling geen handmatige administratieve afhandeling meer nodig is. Voor dit optimale P2P-proces in AFAS zijn vijf ingrediënten vereist:
- Draagvlak
- Samenwerking Inkoop en Financiën
- Slimme Proceskeuzes
- Factuurverwerking software
- Coördinatie
1. Draagvlak
Het is van essentieel belang om binnen je organisatie voldoende draagvlak te hebben voordat je aan een P2P-project begint. Het is cruciaal om met de betrokken collega's in gesprek te gaan en hen te laten inzien wat de werkelijke toegevoegde waarde is van het vooraf registreren van bestellingen. Alleen met het juiste niveau van draagvlak is het mogelijk om grip te krijgen op uitgaven, stuurinformatie en procesefficiëntie.
Het is ook belangrijk om realistische verwachtingen uit te spreken en geduld te hebben, omdat het realiseren van kostenbesparingen tijd kost. Dit draagvlak is onafhankelijk van de software die wordt gebruikt, of het nu AFAS is of een van de vele 'best of breed'-systemen.
2. Samenwerking Inkoop en Financiën
In de praktijk zien we vaak dat, ofwel de afdeling Inkoop, ofwel de afdeling Financiën het initiatief neemt voor het opzetten en optimaliseren van het P2P-proces. Voor een succesvolle aanpak is een gelijkwaardige samenwerking essentieel. Beide teams moeten de overkoepelende belangen van de organisatie onderschrijven, omdat het P2P-proces de gehele organisatie raakt. Het focussen op alleen afdelingsdoelen vermindert de kans op succes aanzienlijk. Ook deze samenwerking staat los van de softwarekeuze, maar het is wel belangrijk dat beide afdelingen de keuze voor de software ondersteunen.
3. Slimme proceskeuzes
Na het creëren van draagvlak en samenwerking is het tijd om keuzes te maken voor de inrichting van het P2P-proces. AFAS biedt verschillende opties, zoals contract-matching, webshop koppelingen (OCI), interne catalogi of vrije inkoopopdrachten, om toekomstige financiële verplichtingen vast te leggen (contract of order). Analyse van het bestelgedrag van de organisatie helpt bij het bepalen van het meest geschikte 'kanaal' voor verschillende soorten inkoop.
Het opzetten van webshop koppelingen (OCI) biedt de hoogste mate van procesautomatisering, omdat hierbij de orders op regelniveau naar AFAS worden overgebracht met actuele artikel- en prijsdetails. Dit in combinatie met e-facturatie (xml) kan bijdragen aan een factuurverwerking zonder tussenkomst van de crediteuren medewerker. Ook bij het bestellen via een interne catalogus is automatische verwerking mogelijk, maar dit vereist meer inspanning van de catalogus beheerder. Het is belangrijk om te overwegen welke procesopties het beste passen bij de organisatie en welke toegevoegde waarde ze bieden voor bestellers.
4. Factuurverwerking software
Hoewel AFAS een standaard ingebouwde koppeling heeft om e-facturen in te lezen, beschikt het momenteel niet over eigen software voor het verwerken van alle binnenkomende facturen, zoals facturen in .pdf-formaat via OCR-technologie. Daarom zijn veel AFAS-gebruikers min of meer verplicht om aparte factuurverwerking software aan te schaffen.
Het is belangrijk om een softwareleverancier te kiezen die ervaring heeft met het matchen van facturen op orderregel-niveau. Het stellen van de juiste vragen helpt om te bepalen hoe flexibel de leverancier is met verschillende factuurformaten, zoals .pdf en xml, al dan niet ontvangen via het Peppol-netwerk. De communicatie met de leverancier is van groot belang om tot een hoge mate van automatisering te komen, de ervaring van hun medewerkers kan het verschil maken.
5. Coördinatie
Het vijfde en laatste ingrediënt voor een optimaal P2P-proces is een persoon die de coördinatie van alle benodigde acties uitzet, overziet en opvolgt. Deze coördinator speelt een cruciale rol als verbinder van alle interne en externe betrokkenen. Sterke communicatieve vaardigheden, technische en proceskennis zijn nodig om snel resultaten te boeken. De communicatie vindt plaats op verschillende niveaus en met diverse belanghebbenden, zowel intern als extern. Het voeren van een langetermijnstrategie is van belang, omdat kleine stappen op korte termijn uiteindelijk leiden tot succes bij het geoptimaliseerde P2P-proces.
Benieuwd hoe TriFinance bovenstaande 'ingrediënten' succesvol heeft weten toe te passen bij zowel AFAS als niet-AFAS gebruikers?
Wil je verder praten over hoe TriFinance jouw Purchase-to-Pay process kan helpen implementeren of optimaliseren? Maarten Pronk, Expert Manager P2P, bespreekt dit graag met je.
