De aandacht voor procesoptimalisaties gaat vaak verloren in de stroom dagelijkse beslommeringen van bedrijven. Toch is analyse, verbetering en borging van processen noodzakelijk. “Dat urgentiegevoel wakkeren wij bij klanten aan. Samen gaan we aan de slag om te helpen focussen op de essentiële zaken die de organisatie vooruit helpen”, vertelt Maarten Pronk, Expert Manager P2P bij Financial Management Services (FMS).
Maarten ervaart dat klanten inzien waar ze hun processen kunnen verbeteren. Maar door de ‘waan van de dag’ gebeurt er - in the end - niets. “De energie gaat vaak naar andere zaken en heb je te maken met afdelingen die onderling ‘vechten’ om budgetten en aandacht. Energie die beter ingezet kan worden op veranderingen in je organisatie die er echt toe doen.”
“Daarom is het des te belangrijker in te laten zien wat een verbeterd proces aan voordelen inhoudt. Denk bijvoorbeeld aan de tijdswinst voor betrokken afdelingen en aan de kostenbesparing. Wat het oplevert moet glashelder zijn. Door deze berekening concreet te maken, kun je anderen overtuigen van de urgentie van de procesoptimalisatie.”
Analyseren
Een proces optimaliseren, begint bij het maken van een analyse. Maartens’ advies luidt: “Start met het afbakenen van je proces zodat je het overzicht kunt bewaren”. Kijk vervolgens naar deelprocessen waarvan je verwacht dat ze efficiënter kunnen. Start bijvoorbeeld met een scan op huidige betalingsprocessen door onderzoek te doen naar dubbele betalingen. Een andere mogelijkheid is het inzetten van process mining. Met een fit/gap analyse kan je elk deel van een proces evalueren. Zo worden tekortkomingen duidelijk waarvoor verbeteracties nodig zijn.
Steeds meer processen zijn digitaal in te regelen. Systemen houden daarbij een logboek bij en kunnen deze data eenvoudig beschikbaar maken voor analyse op bedrijfsprocessen.
Verbeteren
Voor een gedegen procesoptimalisatie dien je een grondige analyse uit te voeren. Daarbij is aan te raden het gehele, bredere proces onder de loep te nemen. Wanneer het proces niet als ‘end-to-end’ wordt geanalyseerd wordt de impact van procesoptimalisatie vaak onderschat. Ervaring leert dat de winst vaak zit in communicatie tussen afdelingen, menselijk gedrag of de toepassing van software.
“Zeker op dat laatste punt kunnen we vanuit TriFinance klanten goed helpen. Bijvoorbeeld door het opstellen van de juiste kaders en eisen voor proces- en softwareoplossingen en/of het analyseren van de huidige tools en software. Wanneer deze niet of onvoldoende aanwezig zijn, helpen we met het selecteren en implementeren van (aanvullende) software dat het meest geschikt is voor de klant. We zijn niet verbonden aan softwareleveranciers, dus kunnen hier een onafhankelijk advies in geven” vertelt Maarten.
“Steeds meer processen zijn digitaal in te regelen. Systemen zijn inmiddels zo intelligent dat ze bijvoorbeeld een goed logboek bij kunnen houden en die data eenvoudig beschikbaar kunnen maken voor analyse op bedrijfsprocessen, via onder andere process mining.”
Het digitaliseren van processen is niet alleen iets voor grote ondernemingen. Software is steeds bereikbaarder is voor alle organisaties. “Er is zoveel technologie waar de financiële afdeling van een organisatie haar voordeel mee kan doen. De informatie is meestal aanwezig. Het is een kwestie van dit op een zodanige manier om te zetten zodat er inzichten uit kunnen groeien”.
Maarten vervolgt: “Naast het selecteren en implementeren van de software, besteden we tijdens het optimalisatietraject ook veel aandacht aan de menselijke kant van de organisatie. We bekijken de vraagstukken vanuit een onafhankelijk positie waardoor alle afdelingen zich gehoord voelen.”
Borgen
Wanneer processen geoptimaliseerd zijn, is het noodzakelijk om de verbetering in de organisatie te borgen. Denk aan het opleiden van de mensen die met het nieuwe systeem gaan werken en het continu blijven monitoren en zonodig aanscherpen van het proces. Hierbij zijn bijvoorbeeld concrete proces KPI’s van belang.
Maarten: “Ondanks de waan van de dag en het feit dat de rest van de organisatie niet direct noodzaak ziet tot jouw optimalisatie wensen…de start is vandaag”.
In de komende periode deelt Maarten verdiepende artikelen over analyse technieken, praktijkvoorbeelden van gerealiseerde verbeteringen en eenvoudig implementeerbare borgingsmethoden.
