Veel bedrijven denken ten onrechte dat ze elektronisch factureren wanneer ze een pdf via e-mail versturen. In de praktijk zie je vaak dat het elektronisch verwerken van facturen nauwelijks voet aan de grond krijgt. Dat is zonde omdat er veel tijd en kosten mee te besparen valt.
Veel klanten stellen ons de vraag: “Wat is elektronisch factureren nou precies?” Het versturen van een factuur in pdf via e-mail - digitaal factureren - valt daar niet onder. Een pdf-factuur vereist een handmatige invoering in het boekhoudpakket van de ontvanger of het inlezen langs scan- en herkenningssoftware. Het zijn stappen die met elektronische verwerking over te slaan zijn, want die doet facturen rechtstreeks van het boekhoudpakket van de verzender naar dat van de ontvanger overgaan.
Dat elektronische factuurverwerking nauwelijks voet aan de grond krijgt, komt vooral omdat boekhoudpakketten niet dezelfde taal spreken. Er kwamen de voorbije jaren meerdere initiatieven om dat euvel te verhelpen en een standaard te creëren die iedereen kan gebruiken. Een ervan is de UBL-factuur, die een serie afspraken bevat over digitale gegevensstructuur waardoor ieder boekhoudpakket dat zich aan de standaard houdt, eenvoudig facturen met een ander programma kan uitwisselen. De Nederlandse overheid speelt een rol bij de adoptie van de UBL-facturen, want een Europese richtlijn verplicht overheden in alle Europese landen vanaf eind 2018 alleen nog maar e-facturen te ontvangen in UBL-formaat.
Digitaal
Naast elektronische facturatie bestaat het digitaal factureren, dat pdf-facturen via e-mail verstuurd. Dat levert al een besparing op porto- en verwerkingskosten. Toch werken veel bedrijven nog met papieren facturen die ze via de post versturen. Jammer, want handmatige verwerking hoeft niet meer dankzij de elektronische of digitale verwerking. Naast kostenbesparing leveren die nog vele voordelen op: ze voorkomen fouten, geven een betere grip op de uitgaven, werken sneller en zijn beter voor het milieu wegens de papierbesparing en een lagere CO2 voetafdruk tot gevolg.
Factuurverwerking valt in vier soorten te verdelen: handmatig, digitaal, elektronisch en toekomstbestendig. Over toekomstbestendigheid heb ik een visie gevormd en schrijf ik mijn volgende blog. Wilt u weten hoe u naar de voordeligste soort kunt evolueren? Vraag dan een gratis quick-scan aan bij TriFinance via fms@trifinance.nl of telefoonnummer +31 20 580 03 30.
