Aufbau eines integrierten HR-Controlling und Konzeptionierung der Personalkostenplanung

Kunde

Das Unternehmen ist ein kommunal betriebenes Unternehmen mit diversifiziertem Leistungsportfolio, bspw. Verpackung, Verpachtung und Logistik und verzeichnet einen Jahresumsatz von rund 230 Millionen Euro.
Die Gruppe gliedert sich in direkte Tochtergesellschaften und weitere nationale sowie internationale Beteiligungsgesellschaften und bietet außerdem Consulting und intermodale Transportdienstleistungen.

Herausforderung

Gemessen am Umsatz- und Umschlagswachstum der letzten Jahre waren die unproduktiven bzw. administrativen Unternehmensbereiche der ehemaligen Verwaltung nur geringfügig gewachsen.
Auch personell wurden, vor allem in den Führungspositionen, einige Veränderungen vorgenommen. Dadurch wurde zwar weiterhin vor allem anorganisches Wachstum fokussiert, allerdings ebenfalls die Professionalisierung bzw. die Anpassung an privatwirtschaftliche Märkte. Dementsprechend war ein Anstieg in den Anfragen nach Reportings und KPIs feststellbar, um die Gruppe auch aus finanzwirtschaftlicher Perspektive steuern zu können.
Speziell der Bereich Human Resources wurde bei diesen Veränderungen oft vernachlässigt, sodass bis dato kein umfassendes Controlling und integriertes Reporting bestand. Bei einem steigenden Personalkostenanteil sollte dies auf Wunsch der kaufmännischen Leitung und des Personalvorstandes schnellstmöglich geändert werden.
Zusätzlich bestand der deutliche Wunsch, den Zeitaufwand für die jährliche Personalkostenplanung zu reduzieren und bei der Integration einer neuen Abrechnungssoftware zu unterstützen.

Vorgehensweise

Zunächst wurde damit begonnen, die vorhandenen unstrukturierten Reportings zu bearbeiten, um eine verwendbare Basis zu finden und möglichst auch die bereits erarbeiteten Ansätze der Mitarbeiter in das neue System zu integrieren. Danach wurden die neuen Anforderungen von Seiten des Controllings und der HR, aber auch die der verschiedenen Fachabteilung erfragt und damit begonnen, ein neues adressatengerechtes KPI-gesteuertes HR-Controlling und Reporting zu entwickeln.
Parallel wurde in enger Zusammenarbeit mit der Führungsebene des Controlling ein neues Konzept für die Personalkostenplanung erstellt, in welchem auch ein vom Vorstandsvorsitzenden geäußerter Veränderungswunsch bezüglich der jährlichen Tantiemenzahlungen detailliert eingearbeitet wurde. Auch die korrekte Auszahlung der Jahrestantieme für das betrachtete Geschäftsjahr hat der Consultant gezielt vorbereitet.

Ergebnis

In der Projektlaufzeit wurden die Tantiemeauszahlungen als auch die Personalkostenplanung erfolgreich abgeschlossen. Auch für die Folgejahre wird eine deutliche Reduzierung des Zeitaufwands von ehemalig zwei bis drei Wochen auf circa vier bis fünf Tage erreicht.
Ebenso konnte ein neuer VBA-basierter Lösungsansatz für ein HR-Controlling und Reporting implementiert werden, welcher mit der neuen Software harmonisiert und im Falle eines Änderungswunsches durch einen geschulten Mitarbeiter weiter bearbeitet werden kann.