Digitale Rechnungsprüfung in der Gesundheitsbranche

Kunde

Zu dem Klinikverbund gehören zwei Krankenhäuser sowie ein medizinisches Versorgungszentrum, Senioreneinrichtungen, Reha- und Gesundheitszentren und Dienstleistungsgesellschaften. Eine der Kliniken ist ein akademisches Lehrkrankenhaus: Die Medizinstudenten der Universität können an der Klinik ihr praktisches Jahr auf dem Weg absolvieren. Das Bildungszentrum der Holding bildet in Pflegeberufen aus, zudem können Studenten zweier Hochschulen hier ihr duales Pflege-Studium absolvieren. Mit über 2.700 Mitarbeitern gehört der Klinikverbund zu den größten Arbeitgebern in der Region.

Herausforderungen

Das Klinikum sollte aber nicht nur im medizinischen Bereich auf dem neuesten Stand sein. Die Klinikleitung entschied sich auch im Bereich der Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren. Die bisherige Gesamtdauer des papierbasierten Rechnungseingangsprozesses war bestimmt von folgenden Faktoren:

• dem externen und internen Postweg und dessen Laufzeiten,
• der Organisation innerhalb der Rechnungsabwicklung,
• der papierhaften Archivierung der Belege und – damit verbunden –
• einem hohen manuellen Aufwand bei Recherchen.

Das Ziel bestand darin, die vielfältigen und zeitintensiven Prozesse in der Verwaltung zu optimieren. Die Abläufe sollten mit Berücksichtigung der Anforderungen der Gesundheitsbranche standardisiert werden.

Vorgehensweise

• Anbieterauswahl nach vordefinierten Leistungskriterien
• strukturierte Projektplanung mit Milestones
• Restrukturierung und Prüfung des gesamten Umfelds des Prozesses – vor der Einbettung der neuen Systemlösung
• Unterstützung bei der Auswahl eines passenden Systems
• Projektleitung und Umsetzung inkl. Schnittstellenfunktion zwischen Auftraggeber und externem Entwicklungspartner
• unabhängige Beratung auf der fachlichen und der prozessualen Seite
• ausführliches Testing und Produktivbegleitung

Ergebnis

• erfolgreiche Implementierung des ausgewählten Systems
• Maximierung von Skontoerträgen
• dadurch ROI in wenigen Monaten
• volle Transparenz, beste Compliance und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten
• revisionssichere Archivierung der Eingangsrechnungen
• zufriedene Lieferanten und beste Lieferanbindung durch termingerechte Bezahlung
• Einführung eines elektronisch gestützten Freigabe-Workflows
• Entlastung der Kreditorenbuchhaltung durch automatisierte Buchungsprozesse