Die Frage ob man digitalisieren muss, stellt sich heute kaum noch ein Verantwortlicher im Finanzbereich. Technologische Neuerungen bieten die Möglichkeit datengestützt Entscheidungen schneller und vor allem besser zu treffen. Die Frage ist somit nicht, ob man digitalisiert, sondern viel häufiger, womit man startet? Hierfür haben wir in unserem ersten Newsletter die essentiellen Schritte im Bereich der intelligenten Automatisierung definiert. Hierzu zählt neben dem initialen Automatisieren der Prozesse, die anschließende Schaffung einer integrierten Datenbasis und der damit einhergehenden Möglichkeit Daten bspw. im Zuge von Predictive Analytics optimal zu nutzen. In diesem Beitrag fokussieren wir uns auf die Automatisierung von Prozessen mit Hilfe von Robotics Software, auch Robotics Process Automation genannt (kurz: RPA) und versuchen Ihnen aufzuzeigen, welchen Mehrwert man durch den Einsatz dieser Innovation generieren kann.
Die Hauptherausforderung vieler Finanzabteilungen besteht im schnellen und qualitativ-hochwertigen Prozessieren von Daten und deren Bereitstellung als Grundlage zum Treffen von Unternehmensentscheidungen. In vielen Unternehmen müssen hierfür häufig Daten bspw. aufgrund fehlender oder komplexer Systemstrukturen manuell von Mitarbeitern verarbeitet werden.
Durch die eintönige und hohe Belastung schleichen sich immer mehr Fehler ein, auch weil es teilweise keine klar definierten Prozesse und Zuständigkeiten gibt oder die Vorhandenen nicht eingehalten werden. Kann ein Mitarbeiter die Lieferung der Daten nicht termingerecht und/oder nicht in der benötigten Qualität einhalten, wirkt sich dies auf alle nachgelagerten Prozesse aus, und somit auch auf die Entscheidung des CFOs. Genau an dieser Stelle setzt RPA an.
Was ist also RPA?
RPA ist eine Automatisierungssoftware, welche regelbasiert und unabhängig von der vorhandenen Systemlandschaft, repetitive sowie transaktionale Tätigkeiten effizient und mit hoher Qualität ausführt. Der Roboter agiert im Grunde genommen, wie ein Mitarbeiter, der vor seinem Notebook sitzt. Er verwendet Maus und Tastatur, verfügt über Bild-, Text- und Mustererkennung und prozessiert Daten systemübergreifend auf Basis von wenn-dann sowie ja-nein Entscheidungen.
Die große Neuerung von RPA im Vergleich zu bisherigen Automatisierungslösungen, wie bspw. eines klassischen Rechnungseingangsworkflows, liegt hierbei in der Möglichkeit ohne Schnittstellenprogrammierung auf unterschiedliche Systeme und damit auf die in diesen hinterlegten Daten zuzugreifen. Ist eine Schnittstellenprogrammierung nicht rentabel, mussten sich Mitarbeiter bisher mit manuellen Workaroundlösungen behelfen, um bspw. Daten aus System A und B zu extrahieren, diese in Excel zu konsolidieren und auf Basis dessen anschließend einen Management-Report zu erstellen.
Durch die Automatisierung solcher Prozesse mittels RPA kann man das Volumen manueller Tätigkeiten kostengünstig stark reduzieren. Das Design und Einrichten eines Roboters beansprucht hierbei nur zwischen einer und vier Wochen in Abhängigkeit von der Komplexität des Prozesses. Die benötigte Programmierung ist häufig sehr intuitiv und vom Schwierigkeitsgrad vergleichbar mit einer VBA Programmierung in Excel.
Ist der Roboter designt und implementiert, kann dieser anschließend große Datenmengen in sehr kurzer Zeit verarbeiten, 24 Stunden am Tag eingesetzt werden und eine zuverlässige Datenqualität gewährleisten. Dadurch das RPA die Daten regelbasiert verarbeitet, unterlaufen dem Roboter keine Fehler. Weicht etwas von der Regel ab, gibt die Software eine Fehlermeldung aus und informiert den Verantwortlichen. Jeder Schritt ist nachvollziehbar, wodurch Prozesse auch Audit und Compliance konform sind. RPA bietet somit Sicherheit und Businesskontinuität. Ein weiterer Vorteil dieser Form der Automatisierung ist, dass sie eine hohe Flexibilität und Agilität bietet. Prozesse können in der gewünschten Reihenfolge ablaufen, so dass die Daten rechtzeitig zur Verfügung stehen. Man kann einen Roboter somit genau nach Bedarf einsetzen und auch auf Peaks (bspw. im Monats- oder Jahresabschluss) flexibel reagieren.
Der daraus resultierende Nutzen ist neben Kostenüberlegungen die Entlastung der Mitarbeiter, so dass diese sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie bspw. das Analysieren und Bewerten von Ergebnissen fokussieren können. Zudem können Unternehmen insbesondere im Bereich der Shared Services Kosten einsparen oder bei starkem Wachstum Unterbesetzung kompensieren. Gerade Mittelständler, deren Standort oft in ländlichen Regionen ist, haben es oft schwer neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Mittels dieser Software ist es möglich den Fachkräftemangel abzufangen. Die Nutzung der Robotics Software bietet außerdem eine zukunftsorientierte Weiterentwicklungsmöglichkeit für Mitarbeiter, wodurch sich Unternehmen als moderne Arbeitgeber positionieren können. Talente können so besser gehalten werden und auch von Neubewerbern wird man als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen.
Doch welche Voraussetzungen müssen Prozesse erfüllen, um diese durch RPA zu automatisieren?
Die Einführung von RPA erfordert regelbasierte Prozesse sowie ein tiefes Prozessverständnis, d.h. man muss jeden einzelnen Schritt den ein Mitarbeiter bei der Ausführung der Tätigkeit verrichtet, kennen, also auch, ob er bspw. eine bestimmte Aktion im ERP-System mit einem Doppelklick oder mit einer Tastenkombination ausführt. Jede einzelne Handlung muss programmiert werden.
Unsere Berater unterstützen dabei unsere Kunden sukzessive beim Ausrollen von Robotics Software. Durch ihr tiefes operatives Verständnis der Finanzfunktion gepaart mit Zertifizierungen im Bereich der RPA Software, können sie schnell und unkompliziert nach wenigen Wochen erste Roboter final live schalten. Typischerweise starten wir hierbei mit einer Hand voll kleineren Prozessen und automatisieren diese nach und nach. Durch das Einbinden von Kundenmitarbeitern ab Tag 1 können diese erste Erfahrungen mit RPA sammeln und sich mit der Software vertraut machen. Das erforderliche Umdenken und der Change werden somit bestmöglich sichergestellt.
Wünschen Sie weitere Informationen zum Thema Robotics oder möchten eine erste Indikation, welchen Mehrwert diese Software für Ihren Aufgabenbereich haben kann, freuen wir uns über Ihre Anfrage.
