Auf Basis praktischer Projekterfahrungen hat TriFinance eine Reihe von RPA-Best Practices entwickelt. Diese Erkenntnisse sind sowohl vor, während als auch nach der Implementierung eines RPA-Projekts von hoher Relevanz.
Best Practices - Bevor Sie mit Ihrem RPA-Projekt starten
- Stellen Sie sicher, dass Sie ein Management-Buy-In oder einen Sponsor haben, der die Bedeutung eines RPA-Projekts versteht. Eine Roboter-Implementierung ist zugleich auch ein Change-Management-Projekt, das von der Führungsspitze getragen werden muss, um ein Buy-In aller Mitarbeiter zu erzielen. Dabei ist es notwendig, ein neues Mindset im Unternehmen zu etablieren.
- Starten Sie Ihr RPA-Projekt mit optimierten End-to-End-Prozessen. RPA wird oft als “Heilmittel” für Prozesse betrachtet, die nicht effizient ablaufen. Oft werden nur Teilprozesse automatisiert, ohne zu bewerten, was vor- und nachgelagert passiert. Mit einem End-to-End-Ansatz vermeiden Sie einerseits nachträgliche Korrekturen und erzielen gleichzeitig Einsparungen, da Sie bereits den nächsten Schritt vorbereitet haben.
- RPA ist kein Ziel. Es sollte ein Mittel sein, um Ihr definiertes Ziel zu erreichen. Organisationen entscheiden sich oft für eine RPA-Lösung und suchen dann nach einem passenden Prozess. Beginnen Sie mit dem Prozessmanagement, identifizieren Sie Ihre kritischen Abläufe und analysieren Sie dann, welche Softwarelösung am besten geeignet ist.
- Seien Sie kritisch bei Ihren ROI-Prognosen, wenn Sie einen Business Case erstellen. Teamleiter neigen dazu, die Einsparpotenziale zu überschätzen, um dadurch die Notwendigkeit eines zu automatisierenden Anwendungsbereichs zu signalisieren. Anwender hingegen neigen eher zu Skepsis: Sie behaupten oft, dass sie nach einer Automatisierung weiterhin in diesem Prozess arbeiten müssen. Neben den Einsparungen durch die reduzierte Arbeitsbelastung und damit einhergehend geringere Personalkosten gibt es weitere Vorteile von RPA. Dazu zählen die Verringerung des Betriebsrisikos, ein stabileres Business Continuity Management sowie ein verbesserter Kundennutzen durch zum Beispiel eine kürzere Markteinführungszeit oder eine schnellere Reaktionszeit auf Kundenanfragen. Unternehmen sollten diese Einsparspotenziale bewerten und sicherstellen, dass in ihrem Geschäftsszenario andere Parameter als nur die Kosten berücksichtigt werden.
Best Practices - Worauf Sie in der Implementierungsphase achten sollten
- Fangen Sie klein an. Nutzen Sie einfache Anwendungsbereiche, um Lerneffekte zu erzielen. Finden Sie einen Prozess, der nicht komplex ist, nur wenige Interaktionen mit verschiedenen Systemen aufweist und weitestgehend standardisiert ist.
- Versuchen Sie, eine gute Balance zwischen Implementierungsgeschwindigkeit und Nachhaltigkeit der RPA-Lösung zu finden. Screen Scraping, das Auslesen von Daten auf Computerbildschirmen, bietet zwar eine schnelle Lösung, ändert sich jedoch der Inhalt im nächsten Monat, muss das Skript überarbeitet werden.
- Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten während und nach der Implementierung. Wer die Fehlerprotokolle analysiert und die Prozesse überwacht, sollte im Voraus festgelegt werden. Kunden glauben oft, dass sie nach Abschluss eines RPA-Projektes nicht mehr für die automatisierten Prozesse verantwortlich sind. Ein Trugschluss, denn auch nach der Implementierung sind sie immer noch für das Ergebnis und den Erfolg ihres Bots verantwortlich. Wenn der automatisierte Prozess nicht richtig funktioniert, müssen die Verantwortlichen reagieren und den Fehler beseitigen, um so das Team zu unterstützen.
Best Practices - Nach der RPA-Implementierung
- Kulturelle Veränderung ist der Schlüssel für den Erfolg Ihres RPA-Projekts: Investieren Sie in Change-Management-Initiativen, um Ihre Mitarbeiter zu sensibilisieren, damit sie den Mehrwert der Automatisierung verstehen und unterstützen Sie sie bei dem Wechsel von manuellen zu eher analytischen Aufgaben.
- Aftercare. Bevor Sie den nächsten Bot entwickeln, sollten die verantwortlichen Mitarbeiter die Nachsorge der automatisierten Prozesse im Blick behalten. Selbst bei einfachen Bots ist es sehr wichtig, in der Phase nach der Implementierung schnell reagieren zu können.
- Bieten Sie einen klaren Überblick über die automatisierten Prozesse durch den Einsatz von Prozessmanagement und Enterprise Architecture Management Software. Dadurch wird sichtbar, welcher Teil der Prozesse manuell, automatisiert und robotisiert ist und welche Interaktion zwischen Prozessen und Systemen besteht. So lassen sich Verantwortlichkeiten der jeweiligen Systeme bestimmen und einsehen.
- Verwenden Sie einen Teil Ihres Budgets, um ein Benefit Management System zu installieren, damit Sie die Veränderungen und Einsparungen effektiv überwachen können.
