Failliet, en nu?

De klant en de opdracht

De rechtbank in Nederland heeft begin 2020 het faillissement uitgesproken over een landelijke organisatie. Om het faillissement in goede banen te leiden, heeft de rechtbank twee curatoren benoemd. De curatoren onderzoeken in de beginfase verschillende mogelijkheden voor een doorstart van de organisatie en of mogelijk verschillende onderdelen overgenomen kunnen worden. Eén van die onderdelen is de debiteurenportefeuille en de onderhandenwerk positie. Tot duidelijk is welk onderdeel door welke partij wordt overgenomen is TriFinance, in opdracht van de curatoren, verantwoordelijk voor het factureren van de onderhandenwerkpositie (OHW) en de afwikkeling van de openstaande debiteuren van de failliete organisatie. De vraag van de curatoren is om maximaal te factureren en te incasseren en daarnaast het voortzetten van de financiële bedrijfsprocessen.

Waarom TriFinance?

De curatoren hebben in het verleden al samengewerkt met TriFinance bij het afwikkeling van een ander grote faillissements project. De samenwerking was toen dermate positief door de gedegen werkwijze, snelle afwikkeling en incasso van de debiteurenportefeuille van de failliete organisatie, dat wederom voor TriFinance is gekozen.

De uitdaging

Eén van de zaken waar je bij een faillissement rekening mee moet houden is dat medewerkers het bedrijf verlaten en daarmee hun kennis ook verloren gaat. De uitdaging was dan ook om zo snel mogelijk samen met de medewerkers de werkprocessen met betrekking tot facturatie en inning van openstaande debiteuren vast te leggen. Daarnaast lag er voor ons een uitdaging op het gebied van het leren werken met de bestaande systemen en het omgaan met de aanwezige datakwaliteit.

De aanpak

Om het project te laten slagen, hebben we dit opgedeeld in de volgende drie fases:

1. Vastleggen werkprocessen en specifieke kennis over debiteuren

Omdat bij de uitspraak van een faillissement medewerkers binnen een afzienbare tijd niet meer werkzaam zijn voor een organisatie, is het belangrijk om hun kennis zo snel en precies mogelijk te documenteren. Ook bij het faillissement van deze organisatie was het zo dat medewerkers binnen een maand hun werkzaamheden moesten staken. In deze eerste fase hebben we daarom meegelopen met de werknemers van de financiële afdeling, om zoveel mogelijk processen in kaart te brengen en te documenteren. Dit betrof het hele facturatieproces, specifieke kennis over debiteuren en de verschillende manieren van factureren per debiteur. Alles was erop gericht om daarna zelfstandig de facturatie voort te zetten.

2. Voortzetten van facturatieproces na vertrek medewerkers

Bij een faillissement is het belangrijk om het facturatieproces zo snel mogelijk zelfstandig op te pakken. Hoe langer je daarmee wacht, des te moeilijker wordt het om facturen te innen, doordat:

1. Informatie met betrekking tot leveringen niet meer voorhanden is;
2. Systemen niet meer toegankelijk kunnen zijn;
3. Medewerkers en of anderen die betrokken waren bij een levering en die inmiddels uit dienst zijn.

Waar we in de eerste fase hadden we vastgelegd hoe de facturatie van deze instelling in zijn werk ging hebben we in de tweede fase de facturatie ook daadwerkelijk uitgevoerd. Deze werd gecontinueerd met betrekking tot zowel het onderhanden werk, alsook de nieuwe leveringen. Om dit zo nauwkeurig mogelijk te doen, hebben we informatie op debiteurniveau verzameld om eventuele uitzonderingen mee te nemen in het facturatieproces. 

3. Innen van openstaande debiteuren

Naast het versturen van facturen is het bij een faillissement ook belangrijk focus te houden op het innen van openstaande debiteuren. De boedel heeft hier belang bij, omdat schuldeisers bij de failliete partij hier uiteindelijk van betaald kunnen worden. Zoals aangegeven in fase twee, is het belangrijk om het innen van vorderingen op debiteuren zo snel mogelijk voort te zetten. Naarmate een factuur langer openstaat wordt het lastiger om deze uiteindelijk ook daadwerkelijk te innen.

Doordat het proces en het computersysteem niet efficiënt waren ingericht en een groot deel van de tijd werd besteed aan het manueel verwerken van uitzonderingen, kwamen de medewerkers niet toe aan opvolgen van vorderingen. TriFinance werd daarop gevraagd dit proces te continueren. Tijdens dit faillissement was er veel discussie gaande tussen de failliete partij en haar klanten, met name over de juistheid van de facturen. Dit maakte het extra lastig om vorderingen te innen, omdat veel leveringen die vermeld waren op de facturen nagezocht moesten worden in het systeem. Dit hadden we nodig om te kunnen bewijzen dat de levering daadwerkelijk had plaatsgevonden.

Omdat bij een groot aantal verschillende debiteuren geld geïnd moest worden, hebben we per debiteur een dossier aangemaakt. Hierin hebben we o.a. vastgelegd wanneer en met wie contact was geweest, wat de gemaakte afspraken waren met de debiteuren en welke issues tussen alle partijen speelden. Vaak kon, door goed overleg en goed te luisteren naar de debiteur, al een oplossing geboden worden. Hierdoor voelden de debiteuren zich gehoord en gingen daardoor vaak sneller over tot betaling. 

Om het overzicht te behouden hebben we wekelijkse rapportages en updates per debiteur gemaakt en deze gedeeld met het team. Naast omvang openstaande saldo en factuurkenmerken gaven de rapportages met name inzicht per debiteur in welk stadium van het proces deze zich bevond en wat eventuele actiepunten waren.

Het resultaat

Tijdens het project hadden we de nodige informatie snel verzameld, waardoor we de facturatie onafhankelijk door konden zetten. Tegelijkertijd hadden we het facturatieproces direct vastgelegd. Doordat we direct contact hadden gelegd met debiteuren, kregen we al snel inzage in de eerdere correspondentie / facturatie tussen klant en leverancier waardoor we incasso’s spoedig konden opvolgen. Dit zorgde voor een snelle afwikkeling van de debiteurenportefeuille van de failliete organisatie.

Door goed samen te werken met de debiteuren en hen een helpende hand te bieden hebben wij snel resultaat geboekt. Ook hebben wij de verbinding gezocht met oud-medewerkers, waardoor we naast een goede samenwerking ook nog eens een leuke tijd met ze hebben gehad. Doordat deze relatie zo goed was, had dit een positief effect op ons resultaat. 

Ook de verscheidenheid in expertise van de betrokken consultants had een positieve invloed op het resultaat. Door het bundelen van onze krachten, hebben we niet alleen de kennis en de processen vast kunnen leggen, maar ook de data geanalyseerd zodat deze meer informatie opleverde voor onze klant. Zo konden de werkzaamheden in de nieuwe situatie gemakkelijk gecontinueerd worden. Ons uiteindelijke doel: maximaal factureren en incasseren én de juiste data rapporteren.

De leerpunten voor een project consultant

De persoonlijke leerpunten waren voornamelijk gericht op het zo snel als mogelijk eigen maken van de materie rondom de debiteuren, aangezien elke uitzonderlijke debiteur nieuw voor ons was en een eigen manier van werken had. Door snel te schakelen, informatie van de werknemers en klanten samen te brengen en de nodige data uit het systeem te halen, is dit gelukt.

Tijdens dit project zijn we in het diepe gegooid, maar hebben we gezamenlijk de juiste inspanning geleverd om het project succesvol uit te voeren. We hebben leren omgaan met verschillende belangen die niet alleen een financiële focus hebben, maar ook een politieke, sociale en maatschappelijke impact hebben. Het was een bijzondere situatie waar wij onderdeel van mochten zijn.

Wat we hiervan hebben geleerd is om onze eigen adviezen op verschillende manieren te verwoorden, zodat deze op de juiste manier geïnterpreteerd werden door mensen met een ander vakgebied. Een ander leerpunt voor ons was de omgang met de wet- en regelgeving die per contract een specifieke invloed had op de incassoprocedure.

Ook m.b.t. communicatie hebben wij ons kunnen ontwikkelen. We moesten onze eigen manier van communiceren aanpassen om conform NDA met de verschillende partijen te kunnen overleggen. Hierdoor hebben we strategischer en tactvoller leren communiceren.

Meer informatie

Deze reference case is geschreven door Jan Folkertsma, Hozjin Salim en Remzija Duzic. Meer weten?