‘Garbage in, Garbage Out’, ook bij e-facturatie

Geen organisatie ontkomt aan de verdere digitalisering van het P2P proces. De woorden digitalisatie en optimalisatie gaan hierbij vaak hand in hand. Juist bij die digitalisering is het maken en vastleggen van afspraken omtrent de financiële afhandeling (facturatie) een sleutel tot succes. Verspilling van tijd, energie en vooral van geld zijn het gevolg van gebrek aan duidelijke afspraken tussen klant en leverancier. Maakt e-facturatie hier definitief een einde aan?

Foutieve facturen in het tijdperk voor e-facturatie

Stel: ergens binnen de organisatie wil men een specifiek product of een bepaalde dienst aankopen. Tijdens de selectie van de leverancier wordt vooral gesproken over de specifieke wensen bij het ‘product’. Wanneer vraag en aanbod elkaar hebben gevonden, worden onderwerpen als prijs, leveringsvoorwaarden en betaaltermijn relevant. Zowel bij een eenmalige als een meer structurele afname is het vastleggen van dergelijke afspraken gebruikelijk. Na de levering ontstaat echter vaak onduidelijkheid over de manier van factureren en de voorwaarden die nodig zijn voor een soepele administratieve afhandeling.

Ook in het ‘tijdperk’ voor e-facturatie blijkt het versturen en ontvangen van onjuiste facturen een bron van frustratie. Uit een korte rondgang langs enkele kennispartners blijkt het volgende vaak fout te gaan:

• Onjuiste NAW gegevens (o.a. tenaamstelling)
• Niet vermelden van verplichte gegevens (o.a. KVK/BTW)
• Niet vermelden aanvullende factuur vereisten (o.a. ordernummer, contactpersoon, kostenplaats, route-code)
• Niet of onjuist vermelden factuurdatum
• Vermelding onjuist factuurnummer (of niet vermelden)
• Vermelding verkeerd (BTW) bedrag of onjuiste optelling
• Onduidelijke/onvolledige vermelding van de feitelijke levering

Veel van die fouten zijn het gevolg van handmatige facturatie en derhalve voornamelijk van toepassing op kleinere organisaties. Wat niet wil zeggen dat dergelijke fouten zich beperken tot het MKB. Het verwerken van foutieve inkoopfacturen kost iedere organisatie onnodig veel tijd. Daarbij is de problematiek omtrent het niet vermelden van aanvullende factuurvereisten en onduidelijke vermelding van de feitelijke levering ook aan de orde bij de grotere organisaties. Als je leverancier de huidige facturatie al niet onder controle heeft, kan je er dan van uit gaan dat dit beter wordt met e-facturatie?

De échte e-factuur maakt een einde aan onvolledige facturen

Alleen het echte e-factureren (system to system) maakt een einde aan het versturen van onvolledige facturen. Het is immers simpelweg niet mogelijk een onvolledige XML/UBL te versturen indien ‘system to system’ communicatie van toepassing is.

Zo lang organisaties gebruik blijven maken van de diverse tussenoplossingen, zoals het versturen van een XML per email, blijft het probleem onopgelost. Groot voordeel is dat bij het verwerken van de inkomende e-factuur geen keuze gemaakt hoeft te worden welke informatie wordt overgenomen mits de leverancier dit correct aanlevert. Omdat alle verzonden informatie met betrekking tot de levering digitaal is, kan dat tot in de kleinste details worden overgenomen.

Iedereen die met regelmaat inkoopfacturen verwerkt, herkent het probleem. Uit een factuur blijkt vaak niet wat er nu feitelijk geleverd is. Teksten zoals ‘levering volgens afspraak’ voegen weinig toe binnen het proces. Controle op facturering tegen een onjuist tarief of zelfs dubbele facturatie is zodoende niet te ondervangen. Risico bij e-factureren blijft dus het feit dat een leverancier zijn proces niet op orde heeft, waarbij onjuiste informatie één op één naar je workflow wordt verzonden. Het is daarom essentieel om de controles op de inhoud van de binnenkomende factuur aan te scherpen en die niet simpelweg als 100 procent juist aan te merken. Het risico op dubbel in rekening gebrachte kosten blijft bestaan zolang een volledige match met de inkooporder en ontvangstbevestiging niet van niet van toepassing is.

Onjuiste facturatie

Naast frustratie - voortkomend uit onjuiste en onvolledige facturatie - is te veel betalen onbewust vaak aan de orde. Dit probleem doet zich in alle soorten en maten voor. Variërend van bouwtermijnen, gewerkte uren, verkeerde tarieven of foutieve optellingen binnen de factuur. Het betreft vaak kleine bedragen, maar soms kan dat bedrag enorm oplopen en zijn de gevolgen voor klant en leverancier substantieel.

In veel situaties is de administratief medewerker of budgethouder alert en volgt een creditnota. Uit ervaring blijkt echter dat die creditnota niet altijd op de juiste manier wordt verwerkt wanneer de foutieve factuur ná betaling wordt opgemerkt of op slechts een deel van de factuur betrekking heeft.

Verdieping in de kwaliteit van je leverancier

Bij het aangaan van een relatie tussen klant en leverancier is het essentieel afspraken te maken over de manier waarop de transactie financieel wordt afgehandeld. E-facturatie is absoluut de meest toekomstbestendige manier, waarbij de kanaalkeuze essentieel is. Bij de kanalen kun je onder andere denken aan een e-facturatie netwerk (open of gesloten), factuurportaal of een per email verzonden e-factuur.

Het e-facturatie proces kan de controle op de juistheid van de facturen versterken doordat meer gedetailleerde informatie eenvoudig in de systemen beschikbaar is. Mogelijke gevolgen van een leverancier die zijn processen slecht heeft georganiseerd en dus onjuiste databestanden verstuurt, zijn moeilijk te overzien.

Om problemen bij de facturatie te voorkomen, is het van belang onderzoek te doen naar de kwaliteit van het financieel administratieve proces van de leverancier. Uiteraard is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Zie hiervoor het stappenplan onderaan dit artikel, waarmee de volwassenheid van het financieel administratieve proces van de leverancier inzichtelijk gemaakt kan worden.

Garbage in, garbage out, ook voor e-facturatie

Door e-facturatie gaat de functie van de administratief medewerker eindelijk echt verschuiven naar waarde toevoegende activiteiten. Naast het automatisch overnemen van een volledige factuur ben je namelijk ook direct zeker van de betrouwbare herkomst van de factuur. Zorg er daarom voor dat je de bespaarde tijd voorlopig investeert in onder andere controlewerkzaamheden omtrent de juistheid van de inkomende facturen. Binnen vrijwel iedere organisatie is er namelijk nog ruimte te winnen voor het stroomlijnen van het Purchase to Pay proces. Denk bijvoorbeeld aan het verhogen van je three-way-match percentage en initiatieven om ook de kostenfacturen snel en nauwkeurig te controleren op juistheid. Daarbij loont het ook om met leveranciers in gesprek te gaan om samen specifieke knelpunten op te lossen. Maar let op, het aanscherpen van de eigen controles blijft essentieel, zonder die controles geldt ‘garbage in, is garbage out’, ook voor e-facturatie.

Stappenplan

Volg onderstaand stappenplan om inzicht te krijgen in de volwassenheid van het factureringsproces van jouw leverancier.

Voor het versturen van de eerste factuur:

• Vraag de leverancier hoe (format) facturen bij voorkeur worden verzonden;
• Kijk of de leverancier zelf informeert naar vermelding van situatie specifieke factuurvoorwaarden (inkooporder, contactpersoon, routecode etc.).

De verkregen input uit bovenstaande vragen vormt een eerste indruk. Nadat er enkele facturen zijn ontvangen, kunnen onder andere de volgende checks worden uitgevoerd:

• Zijn de facturen of de facturen periodiek verzonden (bijvoorbeeld altijd op dezelfde dag van de maand)?
• Is er sprake van antidatering? Wat is de tijd tussen de factuurdatum en de datum van ontvangst van de factuur?
• Is de opmaak van de factuur consistent?
• Geeft het factuurnummer informatie over het aantal facturen dat de leverancier verstuurt?
• Is de gekozen opbouw van het nummer slim (bijvoorbeeld VF-003 vs. 2019000003)?
• Volgt de leverancier de opgegeven factuurvereisten juist op?
• Is de opmaak van de factuur consistent?
• Is de omschrijving op de factuur specifiek genoeg om die op juistheid te beoordelen?

De bovenstaande uitkomsten geven een indicatie van de volwassenheid van het facturatieproces van de leverancier. Indien nodig kunnen controles vanuit de budgethouder en/of financiële administratie worden aangescherpt. Het is raadzaam om bij leveranciers waar onjuiste facturatie is vastgesteld, de facturen voor langere tijd periodiek te analyseren. Daarbij is het noodzakelijk de betreffende leverancier van feedback te voorzien wanneer de situatie hierom vraagt. Wanneer dat bewustzijn voldoende aanwezig is binnen de organisatie, komen de voordelen van e-facturatie het beste tot hun recht.