Implementatie van een tijdelijk PO-proces

De klant

De opdrachtgever was de Finance Manager van GrandVision Benelux. Op de financiële afdeling werd dit PO-project uitgevoerd. Hier werken ongeveer veertig finance medewerkers die de accounting doen van alle gelieerde optiekketens.GrandVision Benelux BV is het moederbedrijf van onder andere optiekketens Eyewish, Pearle en GrandOptical. GrandVision Benelux is onderdeel van optiekconglomeraat GrandVision dat is genoteerd aan de Amsterdamse effectenbeurs.

Waarom TriFinance?

GrandVision Benelux is een bestaande cliënt van TriFinance. De kennis en expertise van Wimlesh gaf de doorslag om ook dit project door TriFinance te laten uitvoeren.

De uitdaging

De uitdaging was het opzetten, implementeren en optimaliseren van een compleet nieuw, tijdelijk Purchase-Order-proces voor niet-handelsgoederen, om vervolgens deze manier van werken in te voeren in de organisatie. Deze tijdelijke PO-oplossing diende ervoor om de organisatie voor te bereiden op de systematische PO-oplossing in SAP. Hiervoor moest de organisatie bewust gemaakt worden om op een gestandaardiseerde manier gebruik te maken van een PO.

Daarnaast was het van belang dit gedachtegoed te communiceren naar de relevante stakeholders binnen en buiten de business. Binnen de business was dit het ondersteunen van de medewerkers en linemanagers om de Purchase Orders gemeengoed te maken en hen te faciliteren bij deze transitie met het mandaat van het managementteam. Buiten de organisatie moesten de leveranciers proactief worden geïnformeerd over het nieuwe PO-proces voor niet-handelsgoederen.

Het resultaat

Het resultaat was een oplossing met Excel-macro’s geïntegreerd in de organisatie die met behulp van het PO-dashboard (zie onderstaande afbeelding) wordt gemonitord. Het dashboard is voor het PO-proces ontwikkeld om informatie te geven ter aansturing en monitoring van de business bij het aanmaken van de PO’s.

Leerpunten voor de projectconsultant

Een goede afstemming met de opdrachtgever over de wederzijdse verwachtingen in het PO-project was van essentieel belang voor de continuïteit van het project. De business periodiek op de hoogte brengen aan de hand van businessmeetings en informeren via intranet en e-mail over het PO-proces was belangrijk om draagvlak te creëren voor de integratie van het proces.
Het monitoren van het PO-proces aan de hand van het dashboard maakte inzichtelijk hoe de business presteerde en dient dan ook correct opgesteld te worden in afstemming met de opdrachtgever.