Ontwikkelingen binnen procesmanagement: Datagedreven werken anno nu

Hoe ver zijn organisaties met datagedreven procesmanagement?

Binnen veel organisaties wordt er gesproken over data, en wordt er al data verzameld. Het inzetten van data binnen procesmanagement is echter nog niet zo breed gedragen, dit terwijl het enorm veel waarde kan toevoegen. Door data continu te analyseren, kunnen processen worden verbeterd en er binnen de operatie datagedreven besluiten worden gemaakt. Data vormt de sleutel tot het succesvol verbeteren van primaire processen. Door systematische gegevens te verzamelen uit transacties, workflows en klantinteracties, kunnen patronen worden ontdekt die anders verborgen blijven. Data-analyse maakt het mogelijk om bottlenecks, inefficiënties en afwijkingen in workflows inzichtelijk te maken, waardoor organisaties hun productiviteit en klanttevredenheid kunnen verhogen.

Data binnen procesmanagement

Het is evident dat het gebruiken van data van waarde kan zijn voor organisaties. Echter, rest de vraag op welke manier dit ingezet kan worden. Volgens Jesse kan er waarde worden toegevoegd als data wordt ingezet binnen de onderstaande werkzaamheden:

• Procesmonitoring

Met real-time data kunnen organisaties hun processen voortdurend in de gaten houden. Processen worden voortdurend gemonitord op afwijkingen, vertragingen of fouten door dashboards of monitoring tools die automatisch waarschuwen bij ongewenste afwijkingen.

• Procesoptimalisatie

Door uitkomsten en resultaten van processen te meten en te analyseren, worden trends en maakt het mogelijk structureel verbeterpotentieel te identificeren.

• Processimulatie

Het gebruiken van data om scenario’s te simuleren kan een oplossing bieden om onzekerheden in de toekomst te berekenen, dit voordat er veranderingen worden doorgevoerd. Dit is van grote toegevoegde waarde bij het opstellen van een business case.

Punten van zorg voor de data-implementatie

Zoals eerder benoemd zorgt het gebruik van data ook voor risico’s, hoe kunnen organisaties veilig blijven werken, waarbij er ook waarde wordt gecreëerd. Hieronder staan enkele kaders om rekening mee te houden:

• Data Beschikbaarheid
  Het is van groot belang dat data die gegenereerd wordt uit de dagelijkse operatie ook beschikbaar is, en blijft. Zorg voor een duidelijk ontwerp met betrekking tot de verzameling en bereikbaarheid van data.
• Data Governance
  Stel een helder data governance-beleid op waarin de verantwoordelijkheden, processen en richtlijnen voor datagebruik en -beheer zijn vastgelegd. Classificeer data (bijv. publiek, vertrouwelijk) en bepaal wie toegang heeft tot welke informatie
• Scholing en bewustwording van medewerkers
  Train medewerkers in veilig omgaan met data en maak hen bewust van hun verantwoordelijkheid voor het beschermen van bedrijfs- en klantgegevens.

Conclusie

De implementatie van data in procesmanagement is een strategische kans voor organisaties om hun prestaties te verbeteren. Cruciaal is een geïntegreerde aanpak waarin niet alleen data centraal staat, maar ook het effectief managen van de verandering via project-, proces- en change management. Dit zorgt voor stevige verankering waardoor bedrijven niet alleen vandaag, maar ook morgen succesvol blijven.

Deze aanpak biedt een duidelijk raamwerk om het gebruik van data praktisch en duurzaam te integreren in processen en zorgt voor een structurele verbetering en innovatiekracht binnen organisaties.

Meer weten over de mogelijkheden van data binnen procesmanagement of sparren over een aanpak op maat? Neem gerust contact op met Jesse Trapman via jesse.trapman@trifinance.nl of onze Client Partner Bert Sebus via bert.sebus@trifinance.nl.