TriFinance herziet corporate governanceproces bij internationale vermogensbeheerder

Corporate Governance

Het betreffende proces vormt voor vermogensbeheerders een cruciaal onderdeel van een adequate corporate governance. Corporate governance verwijst naar het geheel van processen, regels en controles waarmee een vermogensbeheerder intern toezicht en besluitvorming organiseert, zodat de wensen van klanten centraal staan. Daarnaast maakt het proces externe beïnvloeding mogelijk van de governance van bedrijven waarin wordt belegd, om via die weg klantdoelen – zoals duurzaamheid en langetermijnwaardecreatie – te realiseren. Corporate governance is daarmee een proces dat de gehele waardeketen van een vermogensbeheerder doorkruist.

Voor het behoud van klanten wordt een sterke corporate governance steeds belangrijker. Klanten stellen in toenemende mate eisen aan de manier waarop hun vermogen wordt belegd. Via dit proces worden die wensen omgezet in passende beleggingen.

Aanpak

Dit specifieke project begon met een root-cause analyse. Door middel van interviews binnen de organisatie en gesprekken met betrokken externe partijen werd het proces in kaart gebracht. Op basis van signalen uit deze gesprekken is vervolgens een uitvoerige data-analyse uitgevoerd, om te bepalen of de signalen werden ondersteund door de gegevens uit het systeem.

Deze bevindingen vormden de basis voor het achterhalen van de oorzaken van de ervaren knelpunten. Sommige oorzaken kwamen duidelijk naar voren in de data-analyse; andere werden pas zichtbaar na uitgebreide gesprekken met betrokkenen.

Om de problemen duurzaam te verhelpen, was het nodig om de processen volledig te herzien, te documenteren en de verantwoordelijkheden opnieuw met elkaar af te stemmen. Dit resulteerde uiteindelijk in een nieuwe Business Process Manual (BPM), waarin zowel het overkoepelende proces als alle subprocessen en bijbehorende RACI’s zijn opgenomen.

Het opstellen van de BPM begon bij de processen die het minst beïnvloedbaar waren: die van externe partijen. Door deze eerst goed in kaart te brengen, kon vervolgens worden bepaald welke aansluiting nodig was vanuit het interne proces. De interne processen zijn daarop afgestemd en waar mogelijk verbeterd. Alles werd vastgelegd in de nieuwe BPM.

Om de BPM te verankeren in de organisatie, zijn verschillende sessies georganiseerd met stakeholders. Tijdens deze sessies zijn de verantwoordelijkheden van de verschillende afdelingen gedefinieerd en vastgelegd. Dit was van groot belang, aangezien omvangrijke organisatorische wijzigingen hadden plaatsgevonden waardoor het soms onduidelijk was geworden waar verantwoordelijkheden lagen die voorheen helder waren verdeeld.

Resultaat

Dankzij de procesverbeteringen en automatisering kon het aantal medewerkers dat nodig was voor de uitvoering van het proces sterk worden verminderd. Tegelijkertijd nam de effectiviteit van het proces toe, doordat de nieuwe werkwijze de kans op administratieve fouten aanzienlijk verkleint.

Dienstverlening van TriFinance

Dit proces illustreert een breder vraagstuk dat veel organisaties ervaren binnen Governance, Risk & Compliance (GRC). Ongestructureerde processen, beperkte vastlegging en gebrek aan continuïteit kunnen leiden tot compliance-risico's, inefficiëntie en ontevreden stakeholders. TriFinance helpt financiële instellingen, vermogensbeheerders en andere organisaties bij het optimaliseren en structureren van hun (GRC)-processen. TriFinance combineert een pragmatische aanpak met expertise. Onze Do-How service stelt ons in staat om niet alleen te adviseren maar ook daadwerkelijk te implementeren.

Neem contact met ons op om te bespreken hoe wij ook uw organisatie kunnen helpen bij het verbeteren van uw GRC-processen.