Lieke de Koe is P2P-consultant bij TriFinance. Ze is gespecialiseerd in de selectie en implementatie van softwarepakketten, gericht op het Purchase-to-Pay (P2P)-proces. Ze is nog maar drie maanden aan boord bij TriFinance, maar werkt al aan twee opdrachten: “Ik werk samen met mijn collega Sylvia bij het ministerie aan het schrijven van beleid en implementeren van e-orders én begeleid een opdrachtgever bij het optimaliseren van AFAS.”
Onafhankelijkheid hoog in het vaandel
Ze is begonnen als inkoopconsultant voor publiekelijke organisaties, waar ze ervaring opdeed met aanbestedingen en de professionalisering van inkoopafdelingen. Ondanks dat ze veel heeft geleerd, en plezier had in haar werk, merkte ze dat ze het proces rondom de inkoop miste. Dit leidde tot haar overstap naar Proactis, waar ze implementaties van P2P-applicaties verzorgde en direct betrokken was bij procesverbeteringen.
Lieke's passie ligt in het meedenken met klanten: "Hoe tillen we het inkoop- en/of factuurproces naar een hoger niveau?" Deze vraag stelde ze zichzelf bij haar vorige werkgever, softwarebedrijf Proactis, maar ze merkte dat de gebondenheid aan een softwareleverancier haar te veel beperkte in het vinden van passende oplossingen:”Ik miste het onafhankelijk adviseren over processen. Dit bracht mij bij TriFinance, waar ik juist wel onafhankelijk advies over systemen en processen over P2P/ S2P kan geven. Ik help klanten bij het optimaliseren van deze processen en bij het selecteren van het juiste pakket. "Iets wat nauw aansluit en daadwerkelijk bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen.”
Uitdagingen in P2P
Het probleem dat ze vaak tegenkomt, is dat bedrijven inkoopsystemen aanschaffen in de hoop dat dit alle problemen zal oplossen. “In werkelijkheid komt er veel meer bij kijken, zoals het verkrijgen van draagvlak binnen de organisatie, wat cruciaal is voor een succesvolle implementatie. Als er onvoldoende draagvlak binnen de organisatie is, zal het niet voldoende worden geaccepteerd en worden de beoogde doelstellingen niet bereikt.”
Organisaties die weinig ervaring hebben met projecten als deze, besteden volgens Lieke vaak onvoldoende aandacht aan het creëren van draagvlak. “Dit leidt tot een moeizame start en kan uiteindelijk de implementatie van het project belemmeren. Een andere valkuil is slechte communicatie. Ze heeft gezien hoe een gebrek aan communicatie leidt tot weerstand tegen de implementatie van nieuwe inkoopsoftware, waardoor het niet of nauwelijks wordt gebruikt.”
Lieke benadrukt dat naast de technische aspecten van een software-implementatie, verandermanagement ook een cruciaal onderdeel is van het implementatieproces. Hiermee garandeer je een soepele en succesvolle overgang naar nieuwe processen, systemen of werkwijzen binnen de organisatie.
Behoeften moeten aansluiten op de pakketselectie
Wat haar echt energie geeft, is klanten helpen hun processen zo efficiënt mogelijk in te richten. “Ik hoop in deze nieuwe rol veel verschillende bedrijven te helpen en zo nog meer kennis op te doen van hoe processen wel en niet werken in verschillende sectoren. "De kennis die ik hierbij opdoe, kan ik weer toepassen bij toekomstige opdrachten.”
Haar advies voor bedrijven die een P2P-systeem willen implementeren is om vroeg te beginnen met het creëren van draagvlak en duidelijk te communiceren over wat de veranderingen zullen zijn. “Zorg dat iedereen weet wat het doel is van de nieuwe applicatie en wat het de medewerkers zal opleveren. En vergeet niet dat naast het technische aspect, het menselijke aspect van een implementatieproject net zo belangrijk is. Ik ondersteun hier graag in door ervoor te zorgen dat iedereen tevreden is en begrijpt waarom deze optimalisatieslag noodzakelijk is.”
Of het nu draait om een P2P-implementatie of het optimaliseren van bijvoorbeeld de factuurverwerkingsstroom middels e-facturatie, Lieke's doel is om altijd verder te kijken dan de doelstellingen die de klant voor ogen heeft. “Ik luister naar de klant, breng de behoeften in kaart en help om het juiste pakket te selecteren.” Dit maakt haar - en TriFinance - tot een onmisbare partner in het P2P-implementatieproces.
Wil je verder praten over jouw Purchase-to-Pay process en hoe ik je kan helpen?
Stuur mij een mailtje! lieke.dekoe@trifinance.nl
