Sylvia Vertegaal is consultant bij TriFinance Financial Management Services en werkt sinds enkele maanden aan een opdracht bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Met een schat aan ervaring in de consultancy, begeleidt en adviseert ze organisaties en overheden bij optimalisatietrajecten. In dit artikel vertelt ze over haar bijdrage aan de digitalisering van het procure-to-pay-proces (P2P) bij BZK, als adviseur Digitalisering Rijksinkoop.
Efficiënter inkoopproces
Sylvia past de rol van consultant goed. Zij houdt van de afwisseling die de consultancy brengt, nieuwe vaardigheden ontwikkelen en nieuwe mensen leren kennen. Hierdoor heeft ze veel organisaties leren kennen en gezien wat werkt. De huidige opdracht bij BZK is nog niet zomaar afgerond, want op dit moment werkt zij volop aan de contouren van de implementatie. “Ik streef ernaar dat eind dit jaar meerdere Rijksdiensten e-orders kunnen verzenden.”
Sylvia werkt voor Rijksoverheid aan één van de schakels binnen het P2P-proces, namelijk de e-orders. E-orders zijn een onderdeel van e-procurement en verwijzen naar het elektronisch plaatsen van bestellingen bij leveranciers. “Ik zorg ervoor dat er draagvlak wordt gecreëerd binnen de ministeries, zodat iedereen weet wat er moet gebeuren om dit proces te digitaliseren. Dit doe ik door het voeren van gesprekken met Rijksdiensten, leveranciers en software partijen. Hierdoor zal het inkoopproces sneller en efficiënter verlopen, omdat er door digitalisering minder handmatige handelingen benodigd zijn. Ook zal de foutmarge afnemen, waardoor er kostenbesparingen mogelijk zijn.”
De techniek neemt de consultant niet voor haar rekening: “De daadwerkelijke technische uitvoering ligt bij de Rijksdiensten zelf. Vorig jaar is er een leertraject voor het verzenden van e-orders succesvol afgerond, dus nu is het tijd om de overstap te maken. Als je ervan uitgaat dat pdf's nu nog de standaard zijn, en zelfs af en toe nog een opdrachtbrief met handtekening voorbijkomt, dan kan je je voorstellen dat dit best een stap is.”
Uitfaseren van de oude ICT-standaard
De werkzaamheden van Sylvia bij BZK kan je vergelijken met het werk van een accountmanager: “Ik enthousiasmeer mensen en zorg samen met Logius voor een standaardisatie van e-order berichten voor het Rijk. Dit betekent dat ik veel aan het overleggen ben, kennis bundel en kijk naar wat de gemene deler is voor de verschillende Rijksdiensten, zodat dubbel werk wordt voorkomen. Elk ministerie heeft zijn eigen financiële systeem. Om het voor leveranciers zo eenvoudig mogelijk te maken, zorgen we ervoor dat er een uniform bericht wordt uitgestuurd, terwijl het op de achtergrond op verschillende manieren wordt verwerkt. De Rijksoverheid verstuurd en ontvangt digitale factuur en inkoop berichten via haar accesspoint op Peppol. Het digitaal uitwisselen van orders zorgt er voor dat er minder handmatig verwerkt hoeft te worden bij leveranciers. ”
Een van de eerste zaken die Sylvia heeft opgepakt is het aansturen van de uitfasering van de verouderde factuur standaard SI1.2 is uitgefaseerd. Jaren terug was dit de standaard, door het volwassen worden van e-factureren is deze standaard niet meer actueel. Met nieuwe berichtstandaarden kan op gestandaardiseerde wijze informatie worden uitgewisseld. De oude standaard veroorzaakte relatief veel uitval. Daarnaast wordt de technologie beter en loopt het factuurproces eenvoudiger als met de meest actuele versie gewerkt wordt.”
Digitalisatie van P2P
Sylvia is enorm blij met deze uitdagende opdracht bij het Ministerie van BZK: “De opdracht past bij mij, omdat het anders is dan wat ik hiervoor heb gedaan. Waar ik voorheen altijd bezig was met tactische zaken, leer ik nu veel op strategisch niveau. Ik heb een sterke passie voor het combineren van bedrijfsprocessen met ICT en ik kan nog veel voor publieke en private opdrachtgevers te betekenen op dit vlak. TriFinance is al helemaal thuis in de wereld van e-facturatie en helpt onder andere gemeenten met de implementatie van e-facturatie. E-orders zijn de volgende stap in het proces, dus dat is niet alleen voor onze opdrachtgevers, maar ook voor de organisatie een slimme zet. Voor organisaties die het procure-to-pay-proces willen digitaliseren, is nu de tijd om aan de bel te trekken en actie te ondernemen.”
Wil je meer weten, bezoek dan de sessie van Sylvia op het factuurcongres van 13 april 2023 en schrijf je in via de volgende link.
