Je zult het ongetwijfeld wel eens met wat vrienden op een feestje gespeeld hebben. Je krijgt een woord op een kaartje en aan jou de taak om dit te tekenen. De volgende persoon moet op basis van de tekening raden wat het woord was, en zo gaat het een aantal rondes door. Het resultaat? Meestal een totaal ander woord dan waar je mee begonnen was, aangezien het eigenlijk in de eerste of tweede stap al fout ging. In de afbeelding hieronder zie je hoe dit bij ons op kantoor ging.
Veel facturen worden op een vergelijkbare manier verwerkt binnen organisaties. Hoewel de data van digitaal punt A naar digitaal punt B overgezet moet worden, zijn er toch tussenstappen in het proces die dat lastiger maken. Bij iedere stap kan belangrijke, en soms essentiële, informatie verloren gaan. Zulke tussenstappen bestaan met een reden en mogen daarom niet genegeerd worden. Denk aan factoren die invloed hebben op het proces, zoals:
- compliance, verschillende gebruikers moeten het gezien hebben of goedkeuring gegeven hebben.
- matching, checken of de informatie op alle plekken binnen de organisatie overeenkomt.
- informatie continuïteit, gegevens gestructureerd vastleggen op verschillende plekken binnen de organisatie
Dit was ook de situatie voor een recentelijk project wat we uitgevoerd hebben. Wij kregen een vraagstuk voorgelegd: of we breed konden adviseren over hoe we het intercompany facturatie proces konden optimaliseren en zoveel mogelijk werkzaamheden te elimineren.
RPA als geschikte oplossing
Binnen het vraagstuk voor de optimalisatie van het inkoopproces, waren er twee doelstellingen: hoe kan het proces eenvoudiger worden vormgegeven (minder fouten, betere resultaten / optimaliseren)? en hoe kunnen we zoveel mogelijk tijd vrijmaken voor de klant (uren besparen, digitaal te werk gaan)?
De belangrijkste randvoorwaarde van deze case: doe dit zonder het hele interne proces opnieuw in te richten. Hierbij moest rekening gehouden worden met het huidige IT-landschap en moest de oplossing in de bestaande omgeving geïntegreerd worden. Daarnaast was het essentieel dat de oplossing geen negatieve invloed had op de huidige manier van werken voor andere stakeholders. Traditionele oplossingen, zoals e-facturatie, waren niet mogelijk, vanwege de verschillende, en soms verouderde, systemen. Gelukkig bleek een oplossing al snel geschikt: RPA.
De aanpak
De aanpak voor het optimalisatieproces bestond uit twee stappen:
- Stap A: hoe kunnen we het proces, zoals gevisualiseerd in de afbeelding hierboven, verbeteren? (het doel van het proces gelijk houden en ervoor zorgen dat de huidige stakeholders geen veranderingen ondervinden in hun eigen way of working).
- Stap B: wat hebben we nodig voor het robotiseren hiervan? Hoe vertalen we het verbeterde proces naar een robot? (Minimale resources en communicatie met het bestaande IT-landschap, zonder wijzigingen daarin door te voeren.)
Het resultaat is een robot die modulair is gebouwd en het volledige end-to-end proces uitvoert. Hierdoor hoeft de robot alleen aangezet te worden en vervolgens worden op de achtergrond alle facturen ingeboekt. Indien de robot een fout tegenkomt bij het inboeken, wordt er een melding gemaakt en de desbetreffende afdeling geïnformeerd via de mail. Momenteel pakt de robot alleen intercompany facturen op. De robot is zo ontworpen dat in de toekomst ook andere type facturen opgepakt kunnen worden, zodra deze op een vergelijkbare manier aangeboden worden. Hiermee kan exact dezelfde robot ingezet worden, om zo nóg meer werk te besparen.
Met deze oplossing wordt veel tijd bespaard door dit proces door een robot op te laten pakken, zonder dat er veranderingen hebben plaatsgevonden binnen het process zelf of het IT-landschap. Medewerkers kunnen zich richten op uitdagend werk en ze hebben nu de kennis en de tools om naast het intercompany facturatieproces, nog meer processen te optimaliseren, om zo nog meer voordeel uit digitale innovatie te halen.
Meer weten?
Wil je meer detail weten over hoe we dit hebben aangepakt, of de klant spreken voor wie we dit hebben gerealiseerd? Neem contact op met thomas.vantilburg@trifinance.nl
