Optimierung eines ERP-Systems

Der Kunde ist ein Tochterunternehmen eines internationalen Unternehmens im Lebensmittel-Sektor mit Fokus auf Convenience-Produkte. Nach der Einführung eines ERP-Systems sollten in allen Abteilungen standardisierte Prozessablaufpläne erstellt werden, um Ist- und Soll-Zustände zu erörtern und zu dokumentieren.

Zu dem Kunden bestand bereits zuvor eine Beziehung, aus der der Kunden die Hands-on-Mentalität von TriFinance zu schätzen wusste. Diese Umsetzungskompetenz sollte genutzt werden, um einerseits bei den Reportings zu unterstützen, da hier ein personeller Engpass aufgetreten ist, andererseits ein ERP-Projekt voranzutreiben und, nach einer ausreichenden Einarbeitungsphase, an eine neu besetzte Stelle übergeben zu werden.

Neben der Mitarbeit an der Sicherstellung der Reportingabläufe durch operativen Support sollte nach der Einführung eines branchenüblichen ERP-Systems dieses im nächsten Schritt für alle Abteilungen zur optimalen Nutzung angepasst werden.

Aufgrund des Optimierungsbedarfs wurde das ERP-System nicht von allen Abteilungen regelmäßig genutzt, wodurch es zu Datenlücken in der Warenflussanalyse gekommen ist. Intern sollte die Position, die das Projekt in Zukunft weiter betreuen wird, besetzt und vom TriFinance Consultant eingearbeitet werden.

Für die Anpassung des eingeführten ERP-Systems wurden in Abstimmung mit allen beteiligten Abteilungen Dokumente mit Prozessabläufen erstellt, um eine verbesserte Prozesskonformität und so eine Standardisierung im Umgang mit dem System zu erreichen.

Im ersten Schritt wurde der Ist-Zustand mit allen Stakeholdern aufgenommen, um zu sehen, welche Änderungen am ERP-System nötig sind, damit es bestmöglich mit den Arbeitsabläufen in den Abteilungen harmoniert. Hieraus wurden konkrete Vorgaben für die Weiterentwicklung abgeleitet. Zur Prozessoptimierung wurde auf Methoden aus dem Lean Management zurückgegriffen. Darüber hinaus wurden einzelne Personen aus den Abteilungen in den neuen Funktionen des überarbeiteten ERP-Systems geschult.

Begleitend wurde planmäßig ein neuer Senior Controller beim Kunden eingestellt, der die Optimierung des ERP-Systems nach Beendigung des Projekts weiter begleitet. Dieser sollte während der Projektarbeit vom TriFinance Project Consultant eingearbeitet werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.