Hoe start je als organisatie met e-facturatie? Eén van de vragen die onze e-invoicing expert Nick van den Berg vaak voorbij ziet komen. In de zomer van 2021 heeft TriFinance hier, in samenwerking met het ministerie van Binnenlandse Zaken, het e-facturatiekompas voor ontwikkeld. Deze handreiking helpt organisaties bepalen waar ze nu staan in het e-facturatieproces, maar helpt ze ook een strategie op te zetten om verdere uitrol te realiseren.
Het e-facturatiekompas
De crediteurenadministratie van het Belgisch transportbedrijf had nog nooit eerder met e-facturatie gewerkt. Op basis van verschillende interviews met de medewerkers, en de IT-afdeling, heeft Nick de vragenlijst van het e-facturatiekompas ingevuld. De vragenlijst heeft betrekking op de 5 bouwstenen van het model: organisatorische randvoorwaarden, kennisniveau, inrichting van het proces, technische infrastructuur en externe communicatie.
De bouwstenen
Op basis van de resultaten die voortvloeiden uit het e-facturatiekompas, kwam naar voren dat het transportbedrijf aan het interne proces en de technische infrastructuur moest werken. De organisatie was namelijk, ondanks twee softwareleveranciers voor facturatiesoftware, nog niet in staat om e-facturen te ontvangen en te verwerken. Verder was het bedrijf sinds een jaar aan de slag gegaan met inkooporders, maar maakte nog niet veel leveranciers hier gebruik van, met name vanwege de geringe tijd die er geïnvesteerd werd om leveranciers te overtuigen. Het is geen vereiste om met inkooporders te werken om gebruik te kunnen maken van e-facturatie. Het draagt echter wel bij aan verdere automatisering van het proces, omdat de 3-way match (match tussen order, ontvangst en factuur) dan volledig geautomatiseerd is.
Op het gebied van organisatorische randvoorwaarden en kennisniveau, twee andere bouwstenen, had het Belgische bedrijf al stappen gezet. De visie van de directie is: budget vrijmaken voor automatisering. Er was al voldoende kennis in huis gehaald door een eerdere implementatie, voor verplicht e-factureren in Italië. De laatste bouwsteen (externe communicatie) is nog niet van toepassing, omdat dit de laatste stap in het e-facturatieproces zal zijn.
Eindresultaat
Aan het eind van het project is er een rapport opgesteld met verschillende adviezen:
- Er zijn drie verschillende technische scenario's uitgewerkt. In elk van deze processen wordt een technische component vervangen. Hierbij kan de klant een gedegen keuze maken voor zowel de korte als de lange termijn;
- Daarnaast bevat het rapport een lijst met leveranciers in hun branche, waarvan bekend is dat deze leveranciers een e-factuur kunnen sturen. Zo kan het transportbedrijf een volledige proof-of-concept uitvoeren, waarbij ze van deze leveranciers testfacturen kunnen ontvangen en testen, voordat ze écht van start gaan met e-facturatie;
- Naast de technische infrastructuur is er ook geadviseerd om de uitrol van purchase orders te versnellen, zodat er optimaal gebruik gemaakt kan worden van de e-factuur en dit de terugverdientijd verkort;
- Om na afronding van de implementatie een communicatieplan op te stellen voor de onboarding van leveranciers, waarin beschreven wordt hoe ze de leveranciers willen gaan benaderen en welke doelstellingen er zijn.
Geïnteresseerd in het e-facturatiekompas?
Neem contact op met nick.vandenberg@trifinance.nl, hij vertelt er graag meer over! Of bekijk onze order-to-cash expertise pagina:
