Julia Bäumken ist seit 3 Jahren bei TriFinance, hat als Project Consultant begonnen und ist jetzt als Senior Consultant verantwortlich für den Bereich Agile Transformation.
Julia, worum geht es in Deinem aktuellen Projekt?
In meinem aktuellen Projekt arbeite ich für einen globalen Konzern im Bereich Facility Management in Düsseldorf und leite dort ein Projekt zur Softwareimplementierung für ein Abrechnungstool im Finanzbereich. In meiner zweiten Rolle im Projekt bin ich Teil des Demand Managements. Als Schnittstelle agiere ich für den Fachbereich Finance in Richtung IT. Ich bin sozusagen Übersetzerin von Teamanforderungen und dem Demand, die der Fachbereich Finance an die IT hat.
Welche Herausforderungen siehst Du aktuell aufgrund der Corona-Krise in Deinem Projekt?
Die Herausforderung, vor der wir gerade alle stehen, ist das Remote Working. Durch das Homeoffice arbeiten wir in räumlicher Distanz zu unseren Kollegen, zu unseren Teams und unseren Vorgesetzten. Dabei ist die größte Herausforderung sicherlich die Selbstorganisation. Die meisten Mitarbeiter sind es noch nicht gewohnt, so zu arbeiten. Das gilt vor allem für Mitarbeiter, die sich in der agilen Welt noch nicht so zu Hause fühlen und denen Vorgesetzte bestimmte Strukturen und Abläufe vorgegeben haben.
Des Weiteren fehlt es an Transparenz. Wir sind es gewohnt, uns ab und zu auch spontan auszutauschen. Diese Möglichkeit haben wir aktuell nicht mehr in der Einfachheit, in der wir sie sonst kennen. Der Griff zum Hörer ist da schon bewusster und braucht mehr Überwindung als zum Kollegen am Nachbartisch zu gehen und den aktuellen Stand abzufragen. Da geht sicherlich ein Stück Transparenz verloren. Uns stellt das kommunikativ und im Umgang mit unseren Kollegen vor große Herausforderungen.
Die Einteilung der Arbeitszeit ist ein weiteres Thema. Es bestehen fließende Übergänge zwischen Arbeit und Mittagspause und auch im Feierabend hat man noch den Laptop auf dem Schoß. Für die meisten Mitarbeiter sind diese Arten der Selbstorganisation und Disziplin einfach ungewohnt und extrem schwierig umzusetzen.
Nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Führungskräfte ist die Situation eine Herausforderung. Die Mitarbeiterführung ist komplexer, da ich meine Mitarbeiter nicht mehr im Blick habe. Das wichtigste ist, ehrlich mit dem Team zu kommunizieren. Ich muss meine Mitarbeiter abholen, regelmäßige Meetings veranstalten und auch selbst reflektieren, ob ich das richtige Level zwischen Kontrolle und einem gesunden Maß an Kommunikation finde. Das Gefühl von Vertrauen muss viel stärker in den Führungsrollen verankert werden, als es zuvor der Fall war.
Wie organisierst Du Dich im Team und mit Deinem Vorgesetzten?
In der Softwareentwicklung haben wir schon immer Daily Standups abgehalten. Jetzt veranstalten wir zweimal täglich solche Meetings. Dadurch geht die Nähe im Team nicht verloren und Risiken und Probleme können schnell erkannt werden. Wir haben dies einfach ausgeweitet. Jira nutzen wir als Tool jetzt auch außerhalb der Softwareentwicklung im Daily Business. So können wir Aufgaben und den Workload besser tracken, sehen wer welche Aufgabe zu erledigen hat und erhalten einen Überblick über noch anstehende Aufgaben. Als Knowledge Sharing Plattform nutzen wir Confluence und das auch mehr als zuvor. Ich kann Wissen oder Fragestellungen teilen und meine Kollegen haben die Möglichkeit darauf zu reagieren. Microsoft Teams und Skype kommen öfters zum Einsatz. Man nimmt bewusster an Meetings teil und kommuniziert auch dem entsprechend.
Was nimmst Du aus der Krise mit für Deine Arbeit im Projekt?
Aus meiner Perspektive ist der größte Benefit der Krise, dass agile Methoden etabliert und automatisch verankert werden. Wir müssen gar nicht viel dafür tun, da diese Art zu arbeiten intuitiv von den meisten Mitarbeitern umgesetzt wird. Wir lernen dadurch effizienter zu arbeiten und unseren Mitarbeitern als Führungskräfte mehr Vertrauen entgegenzubringen. Ich bin davon überzeugt, dass wir durch die Krise besser verstehen und begreifen, wie agile Methoden einzusetzen sind, um ihre volle Wirkung zu entfalten.
