Wenn sich in einem mittelständischen Unternehmen der Leiter des Controllings in den Ruhestand verabschiedet, ist dies eine Zäsur. Das gilt erst recht, wenn die Budgetplanung ansteht und der Nachfolger noch nicht sofort verfügbar ist. Unser Kunde, eines der größten Handels- und Dienstleistungsunternehmen für technische Produkte in Deutschland, überbrückte die Vakanz mithilfe von TriFinance und brachte während dieser Phase gleich eine Reihe anderer Projekte, wie die Einführung eines neues BI-Tools, auf den Weg.
Kurzfristig eine Vakanz zu überbrücken, ist für ein mittelständisches Unternehmen immer eine Herausforderung. Der Kunde ist ein typischer Mittelständler, der in der Verwaltung schlank aufgestellt ist. Der Geschäftsführer erklärt, dass es oft die beste Option sei, eine temporäre Vakanz mit externen Kräften zu besetzen.
So kam es auch zur Zusammenarbeit zwischen TriFinance und dem Kunden. Es war abzusehen, dass der Leiter des Controllings in den Ruhestand gehen würde und damit gleichzeitig auch Know-how abfließen würde. Da der Nachfolger noch nicht sofort verfügbar war, wurde diese Vakanz von TriFinance interimistisch begleitet.
Langjähriger Kontakt
Der Kontakt zu TriFinance bestand bereits, als der Geschäftsführer des Kunden noch in einem anderen Unternehmen tätig war: „Wir hatten schon länger über eine Zusammenarbeit nachgedacht. Wir waren uns einig, dass es sofort sein musste, wenn sich die Notwendigkeit ergab. Da hatte ich mit TriFinance einen flexiblen Partner“, erinnert sich der CFO. Als die Vakanz im Controlling beim Kunden zu überbrücken war, ging er auf den Business Manager von Trifinance zu.
Dieses Projekt übernahm ein Project Consultant von TriFinance. Der Geschäftsführer schaute sich auch andere Kandidaten an, hatte aber schnell den Eindruck, dass der TriFinance-Berater aufgrund seiner Qualifikationen und Persönlichkeit die Position gut abdecken würde.
Wer im Mittelstand hinzukommt, ist im Tagesgeschäft gleich gefordert.
Fokus auf der Budgetplanung
Der Berater stieg in die Leitung des Controllings ein und unterstützte das Team des Kunden bei allen damit zusammenhängenden Aufgaben wie Reporting und Forecasting. Ein wesentlicher Fokus lag auf der Budgetplanung für das kommende Geschäftsjahr, die bereits in vollem Gange war. „Eine große Herausforderung war die Personalsituation, da der Controller, der das Projekt zuvor begleitet hatte, nicht mehr im Unternehmen war. Erst später stießen ein Senior Controller und eine Junior Controllerin hinzu“, berichtet der TriFinance-Berater. Leider gab es wenig Dokumentationen, daher musste er sich an den Herleitungen der Vorjahre orientieren und vergleichbare Werte schaffen.
Drei Monate konnte unser Consultant noch mit dem ausscheidenden Leiter des Controllings zusammenarbeiten, sodass eine Übergabe stattfinden konnte. Es gab wenig Zeit alle Prozesse ausführlich zu erklären, auch weil die Junior Controllerin sich noch in der Einarbeitungsphase befand. „Wer im Mittelstand hinzukommt, ist im Tagesgeschäft gleich gefordert. Gefragt sind in solchen Situationen deshalb erfahrene Personen. Drei Monate klingen lang, faktisch ist es nichts, weil man sich in die kompletten Strukturen einarbeiten muss“, betont der Geschäftsführer.
Das erste Ziel bestand darin, die Budgetplanung neu aufzusetzen, sie einfach und transparent zu halten und zu dokumentieren. „Das war auch eine Erfahrung aus einer meiner vorherigen Tätigkeiten als Controller: Wenn wenig dokumentiert ist, ist hinterher kaum etwas nachzuvollziehen. Es ging also zunächst darum, sich alles genau anzuschauen, die neue Budgetplanung aufzusetzen und eine Dokumentation zu erstellen, damit im Folgejahr die Junior Controllerin die Budgetplanung selbstständig erstellen kann“, erläutert der Berater. Das war zwar recht aufwendig, „aber es ist auch schön und sinnvoll, Grundsatzarbeit leisten zu können“, so der Consultant weiter.
Einführung eines BI-Tools
Angesetzt war das Projekt für den Zeitraum von sechs Monaten. Aufgrund des großen Umfangs der Aufgaben wurde das Projekt um vier Monate verlängert. Als zentrales Projekt kam die Projektleitung bei der Einführung eines neuen Business Intelligence-Tools auf Basis des zuvor implementierten ERP-Systems hinzu. Der damit beauftragte externe Dienstleister hatte für das Unternehmen bereits das Warenwirtschafts Modul eines ERP-Systems eingeführt.
„Der IT-Dienstleister brauchte einen Counterpart im Unternehmen. Aufgrund der damaligen Personalsituation hatte niemand wirklich noch den Hut auf“, erklärt der TriFinance Berater. Durch seine bereits gesammelten Erfahrungen als Produktionscontroller und IT-Koordinator konnte er diese Schlüsselfunktion übernehmen. Der TriFinance-Berater übernahm als interimistischer Leiter des Controlling die Koordinierung der Prozesse, die Abstimmung der Vor-Ort-Termine mit dem IT-Dienstleister und war für die Bedarfsermittlung der Fachbereiche zuständig.
Als Teammitglied wahrgenommen
Der TriFinance-Berater wurde trotz seiner Funktion als externer Partner als Teammitglied wahrgenommen. Insbesondere die Kommunikation und der Austausch zwischen dem Consultant und dem Geschäftsführer war gut und auf Augenhöhe. „Der Umgang untereinander ist wirklich gut. Ich bekam immer schnell die Informationen, die ich brauchte. Da spielt der Mensch eine ganz große Rolle.“ betont der TriFinance-Berater. Das sieht auch der Geschäftsführer so: „Der Berater wird bei uns nicht als Externer wahrgenommen, sondern als Teammitglied. Ein Kompetenzträger ist sofort akzeptiert, wenn man merkt, dass er dem Team hilft. Da war kein Fremdeln.“
Auch mit der Implementierung des ERP-Systems ist das Projekt noch nicht abgeschlossen. Mit dem Systemwechsel wird eine neue Controlling-Welt aufgebaut, sodass sich die Abläufe in dem Unternehmen komplett ändern. Ein BI-Reporting entwickelt sich mit den sukzessive integrierten Daten ständig weiter. Gleichzeitig nimmt auch die Zahl der Berichtsempfänger zu. Letztlich ist die zentrale Berichtsintelligenz des Unternehmens abgebildet. Es gilt nun, gemeinsam mit allen Fachbereichen – Logistik, Einkauf, Vertrieb, IT oder Personal – die internen Reportings zu erarbeiten. Das Ziel ist der Aufbau einer ganzheitlichen BI-Lösung.
Profil geschärft
Wesentlich für den Projekterfolg war für den Geschäftsführer die Wahl des Beraters. Als mittelständisches, nachhaltig orientiertes Unternehmen, suchte der Geschäftsführer jemanden, der bodenständig ist und bereits Erfahrungen in einem ähnlichen Umfeld gesammelt hat. Auf den TriFinance-Berater traf beides zu, sodass er im Team sofort sehr gut aufgenommen wurde.
Mit Abschluss des Projekts konnte die Leitung des Controlling mit ausreichend Zeit übergeben werden. Der Berater selbst konnte in dem Projekt sein Profil fachlich und persönlich weiter schärfen: „Zuvor war ich seit der Ausbildung zehn Jahre in einem Unternehmen tätig. Als Consultant, der in eine Firma kommt, habe ich gelernt, selbstbewusster auftreten, wo ich mich früher oft noch zurückgenommen habe.“
