Kunde
- Internationaler Anbieter von Beratungs-, Projektmanagement- und Ingenieurleistungen
- > 25.000 Mitarbeitern in 70 Ländern
- > 3 Mrd. EUR Umsatz
Herausforderung
Der etablierte Workflowprozess zum Versenden von Ausgangsrechnungen verursachte hohe manuelle Abstimmungsaufwände am Monatsende. Eine Buchhalterin war hierfür für mehr als zwei Tage beschäftigt.
Vorgehensweise
- Projektdauer: 2 Wochen
- Analyse des IST Prozess inkl. detaillierte Durchsprache mit Prozessverantwortlichen
- Kurze Dokumentation des aktuellen Prozesses
- Definition des SOLL-Prozess inkl. potentieller Standardisierungen
- Abnahme und Einigung auf designten Prozesses
- Iterative Entwicklung durch TriFinance Berater (mehrere Waves)
- Entwicklung des Roboters
- Abstimmung, Rückfragen und Know-How Transfer mit Ansprechpartner
- Anpassungen aufgrund der Abstimmung
- Testing und Abnahme des Roboters durch den CFO
Ergebnis
1. Automatische Erstellung und Versand der Ausgangsrechnungen durch SAP an alle Projektcontroller (PC)
2. Prüfung Rechnung durch PC
3. Bei Freigabe: Ablage Rechnung durch PC unter Rechnungsnummer (als Dateiname) im zentralen Laufwerksordner
4. Zum Monatsabschluss: manuelle Aufgaben im Accounting
- Abzug/Formatierung aller Rechnungsnr. für aktuellen Monat aus SAP
Abgleich der gezogene Rechnungsnr. mit den "freigegebenen" ca. 20.000 Rechnungen im Laufwerksordner
Identifikation nicht abgelegter Rechnungen und Erfassung in Excel-Datei - Versand Erinnerungsmail über fehlende Rechnung an die jeweiligen PCs
- Zwei Tage später erneute Kontrolle, ob fehlende Rechnungen auf dem Laufwerksordner abgelegt wurden (= erneute Durchführung aller Schritte)
Zeitersparnis durch die Automatisierung = 2,5 Tage im Monat
