Robotics - Optimierung des Ausgangsrechnungs-Prozesses

Kunde

• Internationaler Anbieter von Beratungs-, Projektmanagement- und Ingenieurleistungen
• > 25.000 Mitarbeitern in 70 Ländern
• > 3 Mrd. EUR Umsatz

Herausforderung

Der etablierte Workflowprozess zum Versenden von Ausgangsrechnungen verursachte hohe manuelle Abstimmungsaufwände am Monatsende. Eine Buchhalterin war hierfür für mehr als zwei Tage beschäftigt.

Vorgehensweise

• Projektdauer: 2 Wochen
• Analyse des IST Prozess inkl. detaillierte Durchsprache mit Prozessverantwortlichen
• Kurze Dokumentation des aktuellen Prozesses
• Definition des SOLL-Prozess inkl. potentieller Standardisierungen
• Abnahme und Einigung auf designten Prozesses
• Iterative Entwicklung durch TriFinance Berater (mehrere Waves)
• Entwicklung des Roboters
• Abstimmung, Rückfragen und Know-How Transfer mit Ansprechpartner
• Anpassungen aufgrund der Abstimmung
• Testing und Abnahme des Roboters durch den CFO

Ergebnis

1. Automatische Erstellung und Versand der Ausgangsrechnungen durch SAP an alle Projektcontroller (PC)
2. Prüfung Rechnung durch PC
3. Bei Freigabe: Ablage Rechnung durch PC unter Rechnungsnummer (als Dateiname) im zentralen Laufwerksordner
4. Zum Monatsabschluss: manuelle Aufgaben im Accounting

• Abzug/Formatierung aller Rechnungsnr. für aktuellen Monat aus SAP
  Abgleich der gezogene Rechnungsnr. mit den "freigegebenen" ca. 20.000 Rechnungen im Laufwerksordner
  Identifikation nicht abgelegter Rechnungen und Erfassung in Excel-Datei
• Versand Erinnerungsmail über fehlende Rechnung an die jeweiligen PCs
• Zwei Tage später erneute Kontrolle, ob fehlende Rechnungen auf dem Laufwerksordner abgelegt wurden (= erneute Durchführung aller Schritte)

Zeitersparnis durch die Automatisierung = 2,5 Tage im Monat