Een van de top 10 ingenieursbureaus in België, gespecialiseerd in infrastructuur en technologie, wilde haar verouderde AX2009-applicatie vervangen door de nieuwere cloudgebaseerde Microsoft Dynamics 365 FO.
Een team ervaren TriFinance-experts werkte hiervoor nauw samen met de Finance, Accounting, Procurement en IT-teams van de klant en met consultants van een externe implementatiepartner.
Met het oog op standaardisatie en automatisering werden de financiële en administratieve procedures en inkoopprocedures herzien, aangepast en naar best practices geoptimaliseerd in D365FO.
Succes dankzij transparante bedrijfsprocessen, analyse en projectmanagement
Het TriFinance-team hielp de klant bij diens ERP-migratieproject, waarbij de huidige ERP werd vervangen door Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations.
Het team bestond uit senior projectmanager Brigitte Dulak en procesanalisten Willem-Jan Dryvers, Xavier Gosselin en Steven van Eycken. Zij waren verantwoordelijk voor:
- projectmanagement (het vaststellen van de scope, de doelstellingen en de deliverables van het project, en het ontwikkelen van een projectplan inclusief tijdlijnen, mijlpalen en toewijzing van middelen);
- verandermanagement;
- analyse van de AS-IS-situatie voor de Finance en Procurement-procedures;
- het uitvoeren van een fit-gap-analyse;
- ondersteuning van de business bij de upgrade van de on-premise ReadSoft-applicatie naar de online versie;
- ondersteuning van de business bij de datamigratie;
- het leiden van de acceptatietestfase;
- de ontwikkeling van nieuwe financiële en inkooprapporten;
- het ontwerpen van de security- en governancestructuur voor het nieuwe ERP-systeem;
- het instrueren, begeleiden en coachen van de leden van het Finance en Procurement-team;
- het correct documenteren van de nieuwe processen, procedures en werkinstructies.
Het projectteam verzekerde een succesvol resultaat door alle deliverables op tijd en binnen budget op te leveren.
Binnen onze aanpak werden veranderingen die zich tijdens het project voordeden proactief aangepakt, waaronder een proces voor de behandeling van wijzigingsverzoeken en de communicatie van de voordelen van wijzigingen aan de stakeholders.
Minimaliseren van het risico op procesdisrupties en dataverlies
De eerste uitdaging was het organiseren van het projectmanagement. Samen met de klant stelde onze projectmanager de scope, doelstellingen en deliverables van het project vast. Vervolgens werd een projectplan ontwikkeld met tijdlijnen, mijlpalen en toewijzing van middelen.
Onze bedrijfsanalisten gaven prioriteit aan transparantie en analyse van de Finance- en Procurementprocessen, een belangrijke stap bij het bepalen van verbeterpunten. Via een grondige AS-IS analyse kwamen we tot een gedeelde visie en kregen we algehele ondersteuning binnen de organisatie voor de gewenste TO-BE situatie. Als gevolg hiervan zagen we een hogere buy-in en acceptatie van het nieuwe ERP-systeem.
"Om het risico op procesverstoringen tijdens de migratie te minimaliseren, werd een fit-gap-analyse uitgevoerd waarmee verschillen tussen de huidige business processen en de mogelijkheden van het nieuwe ERP-systeem konden worden vastgesteld", legt Project Consultant Xavier Gosselin uit.
Eventuele hiaten of discrepanties tussen de twee werden gedocumenteerd en geëvalueerd; daarnaast werden aanbevelingen gedaan om de bestaande processen bij te stellen of het ERP-systeem aan te passen aan de behoeften van de business.
Ondersteunen van de datamigratie
Tijdens de migratie ondersteunde het TriFinance-projectteam de klant door de acceptatietestfase te leiden en de deliverables te valideren.
Dit werd gedaan door grondige testscenario's te ontwikkelen en door met relevante gebruikers in Finance en Procurement regelmatige testsessies te houden. Dankzij de testbenadering konden problemen en mogelijke risico's worden ontdekt voordat ze voor complicaties zouden zorgen.
Het team ondersteunde de datamigratie door schone data te verzekeren die goed in kaart werden gebracht en van het oude naar het nieuwe systeem overgezet. Door de validatie van de data konden bovendien de nauwkeurigheid en volledigheid ervan worden gegarandeerd. Problemen die zich tijdens het migratieproces voordeden, werden samen met de business opgelost.
Dankzij onze ondersteuning werd het risico op corrupte data of verlies van data geminimaliseerd en was het nieuwe ERP-systeem vanaf de eerste dag volledig functioneel.
Voldoen aan rapportagebehoeften
Dankzij de upgrade naar D365FO kon de klant nieuwe financiële en inkooprapportages draaien om de evaluatie van bedrijfsprestaties en besluitvorming te vergemakkelijken. Het TriFinance-team zag deze mogelijkheid en werkte nauw samen met de klant om op basis van diens rapportagebehoeften nieuwe, geavanceerde rapporten te ontwikkelen waarbij het volledige potentieel van de nieuwe ERP werd benut.
Communicatie van de voordelen, stakeholder-engagement en training van eindgebruikers
Het projectteam ondersteunde de fit-gap-analyse, de migratie en rapportontwikkeling van het nieuwe ERP-systeem. Ook speelde het team een belangrijke rol bij het ontwerpen van de beveiligings- en governancestructuur van het systeem om gevoelige gegevens te beschermen en ongeoorloofde toegang te voorkomen.
Daarnaast werden administrators getraind in het handhaven van de systeembeveiliging, zodat het nieuwe ERP-systeem aan de richtlijnen van de organisatie voldeed en het risico op veiligheidslekken kon worden beperkt. Deze inspanningen zorgden voor een veilige en goed bestuurde basis voor het ERP-systeem.
Er werden uitgebreide werkinstructies opgesteld en er werd training gegeven aan de Finance- en Procurementteams over een effectief gebruik van het nieuwe ERP-systeem in hun dagelijkse activiteiten. Deze training zorgde voor een naadloze overgang, een hogere productiviteit en efficiëntere processen bij Finance en Procurement.
Om ervoor te zorgen dat alle deliverables op tijd en binnen het budget werden opgeleverd, volgde het team een gestructureerde en georganiseerde benadering van projectmanagement. De projectmanagementstructuur zorgde voor voortgangsbewaking, risico-identificatie en -beperking en regelmatig projectstatusmeetings met de stakeholders . Dankzij deze aanpak bleef het project op schema en was iedereen op de hoogte van de eigen rol en verantwoordelijkheden.
Change management was een cruciale factor voor het succes van het project, wat door het team werd erkend. Als onderdeel van het gestructureerde en georganiseerde projectmanagement, pakte het team veranderingen die zich tijdens het project voordeden proactief aan. Een voorbeeld was een proces voor het afhandelen van wijzigingsverzoeken, waarbij de voordelen van de aanpassingen aan de stakeholders zouden worden gecommuniceerd. Het team betrok stakeholders bij het proces, gaf training aan eindgebruikers en zorgde dat iedereen over middelen beschikte om met de veranderingen om te gaan. Dankzij deze aanpak kon het momentum van het project worden vastgehouden, was het aantal verstoringen minimaal en werden projectdoelen gehaald.
Omgaan met uitdagingen
Niettemin werd het project geconfronteerd met uitdagingen, waaronder fluctuerende COVID-19-beperkingen (nieuwe manieren van werken), de aanwezigheid van meerdere betrokken partijen (TriFinance, een externe implementatiepartner voor D365FO en een andere partner voor RSO, alle interne gebruikers en belanghebbenden) en een veelheid aan communicatiemiddelen (interne en externe ticketsystemen, e-mails, informele en formele oproepen, enz.).
Communicatie en taalvoorkeuren waren andere belangrijke aspecten van het project. Hoewel de voertaal Engels was, was TriFinance de enige partij die erin slaagde de GAP-analyse uit te voeren en de gebruikers in hun voorkeurstaal te trainen: Nederlands of Frans. Deze flexibiliteit kwam de procesanalyseworkshops en ERP-training voor het bedrijf zeer ten goede en verzekerde uiteindelijk de buy-in en het succes van het project.
'Ons team ging de uitdagingen aan en slaagde erin om de sceptische houding van een aantal stakeholders weg te nemen door gebruiksvriendelijke oplossingen aan te bieden en de positieve impact op de bedrijfsresultaten aan te tonen', zegt projectmanager Brigitte Dulak. Hierdoor profiteerde het TriFinance-team van een steile leercurve in zowel bedrijfs- als technologiegerelateerde kennis als in het runnen van een implementatie.
Succes door professionele samenwerking
Begin 2022 is het project live gegaan met consultants van TriFinance die met een proactieve instelling en een praktische aanpak de klant optimale ondersteuning en oplossingen boden . Ondanks beperkingen door COVID-19 is er bij de klant een nieuwe manier van werken ingevoerd.
Ondanks het krappe tijdsbestek en de complexe klantinfrastructuur, werkten de drie partijen professioneel samen en kon de omschakeling goed worden afgerond.
Dankzij de continue ondersteuning van de business door de TriFinance-consultants bleef de afdeling Finance zowel voor, tijdens als na de ERP-transformatie soepel functioneren.
Image by pvproductions on Freepik
