Optimalisatie van processen en structuur bij het departement Facility Management van Stad Gent

Een sleutelrol in een uitdagende context

De tijdelijke invulling omvatte de volledige regie over de budgetrondes van het departement Facility Management en de nauwgezette financiële opvolging van circa zestig grootschalige bouwkundige projecten, waaronder het nieuwe stadskantoor en het dienstencentrum in Gentbrugge. Gezien de omvang en de financiële impact van deze portefeuille was een proactieve aanpak essentieel.

Tegelijkertijd bleek dat de coördinator in de praktijk fungeerde als een aanspreekpunt voor alle financiële vragen. Er bestond geen duidelijk kader en de taken en verantwoordelijkheden waren niet voldoende afgelijnd.

Dit had merkbare impact op de dagelijkse werking. Eigenaarschap van vragen en dossiers was niet altijd helder ingevuld, waardoor afstemming soms trager verliep en de samenwerking met andere departementen onder druk kwam te staan. Dit vertaalde zich in operationele inefficiënties en een verhoogde werkdruk binnen het team.

Een overgang naar een meer gestructureerde werkwijze was noodzakelijk om de stabiliteit binnen de functie te herstellen en herhaling van deze situatie te vermijden. Wat startte als een financiële rol, evolueerde zo snel naar een bredere opdracht met de nadruk op het creëren van structuur, duidelijkheid en rust binnen het team.

Processen hertekenen voor een heldere taakverdeling

Om tot een duidelijke taakverdeling en heldere verantwoordelijkheden te komen, analyseerde Emily de bestaande interne processen grondig. Op basis daarvan werden processen hertekend en gestroomlijnd, met als doel de interne dienstverlening efficiënter en effectiever te laten verlopen.

Haar bijdrage reikte verder dan de initiële opzet. De functie vereiste een constructieve samenwerking met uiteenlopende stakeholders, waaronder technische projectleiders, het financiële team en het beleidsniveau. Dankzij haar tactvolle aanpak en flexibiliteit wist Emily deze diverse belangen succesvol te verbinden.

Tijdens haar eerste jaar vervulde zij met succes de rol van Coördinator Financiën (COOF). Nadien groeide zij door naar de functie van Celhoofd Investeringen. Ook in deze rol bleef zij zich richten op procesoptimalisatie, het versterken van de interne werking en het creëren van duurzame stabiliteit binnen het team.

Projectopvolging, kennisborging en training van collega's

Om de continuïteit van de werking bij personeelswissels te waarborgen, verschoof de focus geleidelijk van procesanalyse naar kennisborging en begeleiding. Emily speelde hierin een sleutelrol door nieuwe werkwijzen uit te werken, te documenteren en te verankeren binnen de organisatie.

Er werden gerichte handleidingen ontwikkeld om opgebouwde expertise structureel te borgen. Hierdoor kon het departement nieuwe medewerkers sneller en efficiënter in te werken, terwijl de afhankelijkheid van individuele kennisdragers aanzienlijk werd verminderd.

Daarnaast werd ingezet op verdere digitalisering via de implementatie van een centrale SharePoint-omgeving. Dit verhoogde de transparantie en toegankelijkheid van informatie en documentatie. Als gevolg hiervan verbeterde de interne samenwerking en nam het aantal operationele ad-hocvragen drastisch af.

Meetbare resultaten en structurele verbeterkansen

Het traject nam in totaal anderhalve jaar in beslag. In die periode werden de volgende resultaten behaald:

• Procesoptimalisatie. Bestaande processen werden geanalyseerd en geoptimaliseerd. Taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap werden duidelijk vastgelegd, wat leidde tot meer efficiëntie en een betere samenwerking tussen teams.
• Kennisoverdracht en onboarding: Er werden diverse handleidingen uitgeschreven. Hierdoor konden nieuwe medewerkers sneller worden ingewerkt en werd cruciale kennis structureel verankerd binnen de organisatie.
• Transparantie via SharePoint: De implementatie van een SharePoint-omgeving creëerde een centrale en toegankelijke informatiebron. Dit verbeterde de interne informatie-uitwisseling, verhoogde de transparantie en verminderde het aantal ad-hocvragen aanzienlij
• Unieke Helikopterview: Door achtereenvolgens de rollen van Coördinator Financiën en Celhoofd Investeringen op te nemen, werd een unieke helikopterview opgebouwd over de werking van het team en de onderliggende processen. Dit maakte het mogelijk om snel te schakelen bij afwezigheden, personeelswissels en veranderende prioriteiten

Het traject leverde Stad Gent meer op dan louter een tijdelijke oplossing. Dankzij de combinatie van overkoepelend budgetbeheer en de specifieke procesoptimalisaties beschikt het departement Facility Management vandaag over een stabiele basis. De organisatie beschikt vandaag over meer structuur, een grotere operationele stabiliteit en een toekomstgerichte manier van werken.

In nauwe samenwerking met de interne diensten kon Emily De Ryck het project succesvol uitvoeren. Voor de stad betekende dit dat zij kon rekenen op een partner die haar noden nauwgezet opvolgde, zorgde voor rust op de werkvloer en zowel financiële expertise als praktische kennis van verandertrajecten meebracht.

Tijdelijke invulling Coördinator Financiën evolueert naar structureel verandertraject

De tijdelijke coördinator stond in voor de opvolging van belangrijke investeringsprojecten, zoals het nieuwe stadskantoor en het dienstencentrum in Gentbrugge.Tegelijk vereiste de rol afstemming met diverse stakeholders en een continue bewaking van financiële continuïteit binnen een politiek en financieel uitdagende omgeving.

Om de druk op de budgettaire opvolging te verlichten, werd TriFinance-projectconsultant Emily De Ryck ingeschakeld. Bij Stad Gent was de pragmatische en hands-on aanpak van TriFinance al bekend via een collega van Public in een soortgelijke functie op een ander departement. Vanwege deze positieve ervaring werd opnieuw een beroep gedaan op de expertise van TriFinance.

Na een korte inwerkperiode werd duidelijk dat Emily's rol verder zou gaan dan louter operationele ondersteuning. De vorige coördinator was uitgevallen door een onhoudbare werkdruk, mede veroorzaakt door het ontbreken van een helder functieprofiel. Waar de opdracht initieel startte als een puur financiële rol, verschoof het zwaartepunt al snel naar het scherpstellen van processen en het herdefiniëren van verantwoordelijkheden.