Het opzetten van een betrouwbare personeelsbudgettering vormt voor veel managementteams de sleutel tot effectieve datagedreven strategie en besluitvorming. Vaak stranden ambitieuze plannen rond HR-rapportering echter op gefragmenteerde brondata en tijdrovende, handmatige reconciliaties.
Zorggroep Berm, een organisatie die mensen met een psychische kwetsbaarheid ondersteunt, loste dit op door haar volledige data-architectuur te automatiseren. Met zeven voorzieningen in Brugge en Ieper en ongeveer 1000 medewerkers koppelden zij hun payrollsysteem van Acerta rechtstreeks aan hun rapporteringsplatform om zo rechtstreeks de managementrapportering te voeden. Het resultaat is een geïntegreerde budgetterings- en rapporteringsomgeving waarin HR en finance vandaag sturen op basis van exact dezelfde, gevalideerde cijfers.
De noodzaak van een geïntegreerde aanpak
Binnen een multi-site zorgcontext is het consolideren van HR-data en financiële informatie een complexe puzzel. Het managementteam van Berm botste voorheen op de grenzen van manuele rapportering en versnipperde systemen. De organisatie had behoefte aan betrouwbare managementdashboards en HR-analytics die diepgaande inzichten konden leveren in de afwijkingen tussen budget en realiteit, zowel uitgedrukt in voltijdsequivalenten (VTE / FTE) als loonkost.
Daarnaast miste het directie- en middenkader de mogelijkheid om de financiële en operationele impact op de personeelsbudgetten van bijvoorbeeld tussentijdse personeelswijzigingen, onvoorziene afwezigheden of de inzet van vakantiekrachten vooraf nauwkeurig te simuleren. Toegang tot één gecentraliseerd plannings- en budgetteringsplatform was essentieel om deze uitdagingen structureel aan te pakken.
Dankzij Aimplan zijn we in staat om realtime simulaties uit te voeren bovenop Power BI. Deze aanpak resulteert in een krachtige combinatie van visuele dashboards en onderliggende berekeningsmodellen, essentieel voor een onderbouwde budgettering en rapportering.
De technische realisatie: data-architectuur en zorgspecifieke logica
Om aan deze behoeften te voldoen, heeft TriFinance een solide managementrapportering voor HR opgezet. Waar traditionele Business Intelligence zich beperkt tot het visualiseren van historische data, voegt de integratie van Aimplan een cruciale write-back functionaliteit toe. Dit stelt budgetverantwoordelijken in staat om rechtstreeks data in te voeren en scenario's door te rekenen binnen de vertrouwde Power BI-omgeving.
Het project, gestart in september 2025 en succesvol afgerond in het voorjaar van 2026, werd gerealiseerd in drie fasen:
- De budgetteringsmodule: In de eerste fase lag de focus op de bouw van een multi-dimensioneel dataplatform waarin het personeelsbudget minutieus wordt opgebouwd per voorziening, kostenplaats, functie en barema. Hierdoor kreeg de organisatie direct een beter inzicht in haar eigen operationele complexiteit.
- Integratie van actuals: Vervolgens is de begroting gekoppeld aan een nieuwe rapporteringsomgeving in Power BI om automatische variantie-analyses op basis van frequente data loads uit Acerta mogelijk te maken. Dit maakte een snellere detectie en analyse van afwijkingen mogelijk.
- Forecastingtool met zorglogica: De laatste stap was de oplevering van een forecastingmodule in Aimplan waarin budgetverantwoordelijken maandelijks hun FTE-verwachtingen kunnen bijstellen. Binnen dit model is de volledige complexiteit van de zorgsector, inclusief barema’s, anciënniteit en de ingewikkelde wetgeving rond arbeidsvrijstellingen, logisch geprogrammeerd.
We hebben de data gecentraliseerd en de uiteenlopende werkwijzen tussen de zeven zorgvoorzieningen gestroomlijnd binnen één universeel datamodel. Dit geeft het management de zekerheid dat elk cijfer overal identiek wordt geïnterpreteerd.
Een pragmatische samenwerking op de werkvloer
De transitie naar een innovatieve rapporterings- en budgetteringstool vroeg om een fundamentele verandering in het denken over data en rapportering binnen de organisatie. TriFinance bracht hiervoor een gerichte combinatie van financiële, HR- en data-expertise in. Door intensief on-site aanwezig te zijn op de werkvloer en te fungeren als een kritische sparringpartner, slaagden de consultants erin complexe vraagstukken stap voor stap te vertalen naar werkbare, pragmatische oplossingen.
Een strakke projectgovernance met wekelijkse statusmeetings zorgde ervoor dat het traject transparant, nauwgezet en binnen budget verliep. Bovendien garandeerde een gericht traject van Power BI-trainingen en kennisoverdracht dat de interne medewerkers en key users van Berm de rapporteringsomgeving op termijn volledig zelfstandig kunnen beheren en uitbouwen.
De consultants van TriFinance combineerden technische expertise met een goed begrip van onze context. Ze slaagden erin om stap voor stap duidelijke, haalbare oplossingen te brengen in een complex dataverhaal.
Inhoudelijke meerwaarde: van data naar strategisch personeelsbeleid
De implementatie van de nieuwe rapportering- en simulatietool heeft geresulteerd in een fundamentele professionalisering van de personeelsrapportering en besluitvorming bij Berm. De inhoudelijke meerwaarde voor het managementteam is direct merkbaar op strategisch en operationeel niveau:
- Eén single source of truth: HR en finance werken vandaag met exact dezelfde, gevalideerde cijfers. Dit heft de traditionele silo's tussen beide afdelingen op en zorgt voor maximale transparantie en consistentie over alle zeven voorzieningen heen.
- Diepgaand inzicht en gedetailleerde sturing: Directie en leidinggevenden sturen nu op detailniveau. Loonkosten, FTE’s en financieringsbronnen zijn nauwgezet opvolgbaar tot op het niveau van de specifieke functie, afdeling en kostenplaats.
- Gealigneerde organisatiecultuur: De werkwijzen en processen tussen de verschillende sites zijn succesvol op elkaar afgestemd dankzij de uniforme managementrapportering.
- Proactief en strategisch HR-beleid: Door de forecasting- en realtime simulatiemogelijkheden is de organisatie veel beter in staat om in te spelen op toekomstige uitdagingen in de zorgsector. Beleidsbeslissingen rond strategische personeelsplanning en budgettering rusten niet langer op aannames, maar op harde, onderbouwde data.
Berm heeft hiermee een cruciale stap gezet in datagedreven besluitvorming. De organisatie is dermate tevreden over de behaalde resultaten en de samenwerking dat zij inmiddels ook de optimalisatie van haar financiële rapportering aan TriFinance heeft toevertouwd.
Optimaliseer jouw personeelsbudgettering
Benieuwd hoe je jouw personeelsbudgettering en HR-rapportering naar een hoger niveau tilt? Neem contact op met onze experts en ontdek hoe we met de juiste rapporterings- en budgetteringsoplossingen datagedreven besluitvorming binnen jouw organisatie realiseren.
