Pour de nombreuses équipes de direction, une budgétisation fiable des effectifs est le fondement d'une stratégie solide et de décisions éclairées par la donnée. Cependant, les projets ambitieux en matière de reporting RH échouent souvent en raison de données sources fragmentées et de réconciliations manuelles chronophages.
Berm, un groupe de soins qui soutient les personnes en situation de vulnérabilité psychologique, a résolu ce problème en automatisant l'ensemble de son architecture de données. Avec sept établissements à Bruges et Ypres et environ 1 000 collaborateurs, Berm a connecté leur système de paie Acerta directement à leur plateforme de reporting afin d'alimenter le reporting de gestion. Le résultat est un environnement intégré de budgétisation et de reporting dans lequel les RH et la direction financière prennent aujourd’hui leurs décisions sur base d’un référentiel chiffré unique et validé.
La nécessité d'une approche intégrée
Dans un contexte de soins de santé multi-sites, la consolidation des données RH et des informations financières relève d'un véritable casse-tête. L'équipe de direction de Berm s'est heurtée aux limites du reporting manuel et à la fragmentation des systèmes. L'organisation avait besoin de tableaux de bord de gestion fiables et d'analyses RH capables de fournir des informations approfondies sur les écarts entre le budget et la réalité, tant en termes d'équivalents temps plein (ETP) que de coûts salariaux.
De plus, la direction et les cadres intermédiaires n'avaient pas la possibilité de simuler à l'avance et avec précision l'impact financier et opérationnel sur les budgets de personnel de, par exemple, des changements de personnel en cours d'année, des absences imprévues ou le recours à des employés temporaires. L'accès à une plateforme centralisée de planification et de budgétisation était essentiel pour relever ces défis de manière structurelle.
Grâce à Aimplan, nous sommes en mesure d'effectuer des simulations en temps réel en complément de Power BI. Cette approche se traduit par une combinaison puissante de tableaux de bord visuels et de modèles de calcul sous-jacents, essentiels pour une budgétisation et un reporting fondés sur des données concrètes.
La mise en œuvre technique : architecture des données et logique spécifique au secteur de la santé
Pour répondre à ces besoins, TriFinance a mis en place un système solide de reporting de gestion pour les RH. Alors que la Business Intelligence traditionnelle se limite à la visualisation de données historiques, l'intégration d'Aimplan ajoute une fonctionnalité cruciale de réécriture. Cela permet aux responsables budgétaires de saisir directement des données et de simuler des scénarios au sein de l'environnement familier de Power BI.
Le projet, lancé en septembre 2025 et achevé avec succès au printemps 2026, s'est déroulé en trois phases :
- Le module de budgétisation : lors de la première phase, l'accent a été mis sur la mise en place d'une plateforme de données multidimensionnelle dans laquelle le budget du personnel est établi avec minutie par établissement, centre de coûts, fonction et échelle salariale. Cela a,permis à l'organisation de mieux appréhender sa propre complexité opérationnelle.
- Intégration des données réelles : le budget a ensuite été relié à un nouvel environnement de reporting dans Power BI afin de permettre des analyses automatiques des écarts sur base de chargements fréquents de données provenant d'Acerta. Cela a permis une détection et une analyse plus rapides des écarts.
- Outil de prévision intégrant la logique du secteur des soins : La dernière étape a consisté à livrer un module de prévision dans Aimplan, dans lequel les responsables budgétaires peuvent ajuster chaque mois leurs prévisions en ETP. Au sein de ce modèle, toute la complexité du secteur des soins, y compris les barèmes, l’ancienneté et la législation complexe relative aux dispenses de travail, a été programmée de manière logique.
Nous avons centralisé les données et harmonisé les différentes méthodes de travail des sept établissements de soins au sein d'un modèle de données unique. Cela garantit à la direction que chaque chiffre est interprété de la même manière partout.
Une collaboration pragmatique sur le terrain
La transition vers un outil innovant de reporting et de budgétisation a nécessité un changement radical dans la façon d'appréhender les données et le reporting au sein de l'organisation. Pour y répondre, TriFinance a mobilisé une combinaison ciblée d'expertises financière, RH et data. Grâce à une présence intensive sur le terrain et en jouant le rôle d'un partenaire critique, les consultants ont réussi à traduire, étape par étape, des problématiques complexes en solutions réalisables et pragmatiques.
Une gouvernance de projet rigoureuse, avec des réunions hebdomadaires de suivi, a permis de garantir la transparence, la rigueur et le respect du budget tout au long du projet. De plus, un parcours ciblé de formations Power BI et de transfert de connaissances a permis de s’assurer que les collaborateurs internes et les utilisateurs clés de Berm puissent, à terme, gérer et développer l’environnement de reporting de manière totalement autonome.
Les consultants de TriFinance ont su allier expertise technique et bonne compréhension de notre contexte. Ils ont proposé, étape par étape, des solutions claires et réalisables pour un projet de données complexe.
Valeur ajoutée fonctionnelle : des données à une politique stratégique des ressources humaines
La mise en place du nouvel outil de reporting et de simulation a permis une professionnalisation en profondeur du reporting RH et de la prise de décision chez Berm. La valeur ajoutée fonctionnelle pour l'équipe de direction est immédiatement perceptible aux niveaux stratégique et opérationnel :
- Une source unique de vérité : les RH et la direction financière travaillent désormais avec exactement les mêmes chiffres validés. Cela permet de lever les cloisonnements traditionnels entre les deux services et garantit une transparence et une cohérence maximales pour l’ensemble des sept établissements.
- Une vision approfondie et un pilotage détaillé : la direction et les responsables pilotent désormais au niveau du détail. Les coûts salariaux, les ETP et les sources de financement peuvent être suivis avec précision jusqu’au niveau du poste, du service et du centre de coûts spécifiques.
- Une culture d’entreprise harmonisée : les méthodes de travail et les processus entre les différents sites sont harmonisés avec succès grâce à un reporting de gestion uniforme.
- Politique RH proactive et stratégique : grâce aux capacités de prévision et de simulation en temps réel, l'organisation est bien mieux à même de relever les défis futurs du secteur des soins de santé. Les décisions stratégiques en matière de planification du personnel et de budgétisation ne reposent plus sur des hypothèses, mais sur des données concrètes et étayées.
Berm a ainsi franchi une étape cruciale dans la prise de décision fondée sur les données. Fort de ces résultats, Berm a également confié à TriFinance l'optimisation de son reporting financier.
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