Automatisering van de inkomende factuurstroom

Klant

Een vooruitstrevend modebedrijf dat ontwikkeling, productie en logistieke processen in eigen beheer heeft. Deze organisatie produceert meer dan 40 procent van hun kleding in Azië en in Zuid- en Oost-Europa. De afzetmarkt bevindt zich voor het grootste deel in Nederland. Ze verwerken jaarlijks ongeveer vierduizend inkomende facturen. Door de trendy brands groeit de onderneming jaarlijks met meer dan 10 procent wat impact heeft op hun factuurstroom.

De uitdaging

Automatisering vermindert de verwerkingskosten van het groeiende aantal facturen en bespaart vooral op personeel en papier. Het automatiseren voorkomt tevens vertraging wanneer bijvoorbeeld de eindverantwoordelijke voor de handmatige verwerking afwezig is. Een bijkomende vraag van de klant was elektronisch toegang tot het facturenregister. Door de implementatie van automatische factuurverwerking (Purchase-to-Pay) software Blue10 heeft iedereen toegang tot het digitale archief, wat kostenvergelijking gemakkelijker maakt en waardoor sneller geschakeld kan worden met opdrachtgevers en leveranciers.

Aanpak

Fase 1: Pakketselectie

Uit het pakketselectietraject, wat samen met IT-specialisten is uitgevoerd, is de keuze gevallen op Blue 10. Belangrijke voordelen zijn:

• de koppeling met het boekhoudpakket;
• gebruiksvriendelijkheid;
• een overzichtelijk archief;
• geen investering;
• de prijs/kwaliteit verhouding.

Fase 2: De inrichting van Blue 10

De crediteuren en gekoppelde grootboekrekeningen worden automatisch van Accountview ingelezen. Vervolgens wordt in het beheer het autorisatiebeleid vastgelegd. Hiervoor zijn drie verschillende rollen binnen de administratie vastgelegd: boeken, accorderen van facturen en goedkeuren voor betaling. De beheerder met administratorrechten legt in de workflow vast welke rol en authorisatie een gebruiker krijgt.

Fase 3: Aanpassing Accountview (ERP)

Updaten van de stamgegevens in verband met wisseling van de grootboekrekening. De ontwikkelingskosten worden per half jaar geactiveerd, maar de omzet die hieruit voortvloeit, volgt een boekjaar later. Communicatie naar de leveranciers in verband met het digitaal aanleveren van de facturen en trainen van collega’s om het proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Het resultaat

• Een besparing van personeelskosten van 75 procent op de afdeling crediteuren (van 27k naar 7k per jaar);
• Een afname van de verwerkingstijd met 75 procent ondanks een toename van het aantal facturen met 9.4 procent in vergelijking met het jaar voordien;
• De kosten voor het verwerken van een inkoopfactuur zijn afgenomen van €7.16 naar €1.63 per factuur: een besparing met 77 procent;
• De terugverdientijd (ROI) is korter dan 2 maanden;
• Een efficiëntere factuurverwerking: facturen raken niet meer zoek en het verwerkingsproces is versneld;
• Een digitaal archief waarin iedereen facturen snel kan terugzoeken.
  

Learnings

Door dit project heb ik mij verder kunnen ontwikkelen in automatisering en in het doorvoeren van een verandertraject. Niet iedereen vond die verandering urgent: mijn focus lag daarom onder andere op het bewust te maken van de voordelen van het project voor medewerkers, en ze hiervoor te enthousiasmeren. Dat heb ik gedaan via een persoonlijke aanpak: het voeren van gesprekken, het geven van trainingen en het uitvoeren van evaluaties. Tijdens het project breidde het financiële team zich uit van 4 naar 5 mensen, waardoor een extra licentie nodig was in Accountview. Dit leidde tot extra onvoorziene kosten tijdens mijn project. Mijn learning hieruit was om vooraf de licentie-consequenties van gekoppelde software beter in kaart te brengen, waardoor verrassingen achteraf kunnen worden voorkomen.

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Desiree Venema: desiree.venema@trifinance.nl of per telefoon +31 20 58 00 330.