De kracht van e-Invoicing voor Credit & Incasso

"Het spijt me. We hebben de factuur niet ontvangen!"

Uit eigen ervaring is de meest gehoorde opmerking: "Het spijt me, we hebben de factuur niet ontvangen. Zou u deze opnieuw naar mij kunnen sturen"? Uiteraard een vraag die pas gesteld wordt ná de vervaldatum. Dus op basis van DSO-metingen: de “vervaldatum + extra dagen”. Het maakt niet uit binnen welke organisatie of branche je werkt, het komt overal voor.

Dus hoe goed je je creditcontrolteam aanstruurt of hoe state-of-the art jouw creditmanagement software ook is, het is een eeuwigdurend excuus dat de andere partij helpt om later te betalen. Met als gevolg dat je cashflow onder druk komt te staan.

Er zit niets anders op dan je factuur opnieuw te verzenden en hopen dat je debiteur snel betaalt. Dat, terwijl je weet dat dit vaak niet het geval zal zijn. Want het debiteurenproces gaat dan pas echt van start. Voordat ze je gaan betalen, moet eerst het hele proces aan hun kant doorlopen zijn. Soms kun je wat druk uitoefenen op de crediteurenadministratie waardoor het proces wat versnelt, maar in veel gevallen zul je toch minimaal twee weken moeten wachten. Toch?

e-facturen, verzonden tussen portals

Er is een manier om deze situatie om te voorkomen waarmee dit excuus niet meer gebruikt kan worden.

Het draait hier om de manier waarop je je facturen verzend. Facturen die per post verzonden zijn, kunnen onderweg verloren gaan. Facturen die per e-mail worden verzonden, kunnen bijvoorbeeld niet worden afgeleverd vanwege technische problemen, of gewoonweg naar een verkeerd emailadres worden verzonden. Het achteraf opsporen van deze facturen is ingewikkeld en er kan vaak niets anders gedaan worden dan het excuus van niet ontvangen factuur te aanvaarden.

De sleutel voor dit probleem ligt in het inzetten van elektronische facturen: het versturen van een computergegenereerde factuur in XML. Dit is een digitaal bestand, waarbij alle informatie die op een reguliere factuur staat foutloos ingelezen wordt door computers.
Deze ‘elektronische facturen’ worden verzonden en ontvangen door portals. Wanneer beiden partijen van een portal gebruik maken, wordt de factuur per direct en foutloos verstuurd en ontvangen. Hierbij zorgt het XML-formaat ervoor dat de factuur rechtstreeks in de crediteurenadministratie komt te staan. Bovendien, doordat de portal track & trace informatie opslaat, kun je als afzender precies de status van de factuur zien.

Probleem opgelost! Excuses zijn van de baan en de betalingen kunnen op tijd worden gedaan. Uiteraard kunnen er nog wel andere redenen zijn voor het niet betalen van de factuur.

Vijf voordelen van e-Invoicing

Het versturen van een factuur door middel van e-facturatie kent vijf voordelen.

1. Snelheid: Facturen worden via het digitale portal rechtstreeks naar klanten gestuurd. Binnen enkele seconden ontvangt men de factuur en kan deze door de klant worden verwerkt. Zo kun je dagen of zelfs weken besparen. Afhankelijk van hoe het totale inkomende facturen proces bij de klant is ingeregeld;
2. Foutloos: Facturen worden rechtstreeks gelezen door een computer op de crediteurenadministratie van jouw klant. Er is geen handmatige handeling meer nodig, waardoor fouten worden voorkomen. Je kunt erop vertrouwen dat jouw factuur correct wordt verstuurd én ontvangen;
3. Efficiënt: Wanneer je klant elektronische facturen kan ontvangen, houdt in dat ze hun crediteurenadministratie hoogstwaarschijnijk op orde hebben. Het betalingstempo is daarmee niet afhankelijk van het interne proces van de klant;
4. Beter dispuutmanagement: doordat facturen direct worden ontvangen en afgehandeld, komen disputen sneller aan de orde. Hierdoor heb je de mogelijkheid om disputen met klanten op te lossen binnen de betalingstermijn, niet daarna;
5. Snelle correcties: het maken van correcties en creditnota's is ingewikkeld. Denk aan het vastleggen van de correspondentie. Door de directe verbinding wordt de kans op fouten en vertragingen tot een minimum beperkt.

Stappen voor het versturen van eerste e-factuur

Elektronische facturering gaat niet vanzelf. Er zijn een aantal stappen die je moet nemen voordat je je eerste digitale factuur kan versturen.

• Maak een businesscase, met de volgende vragen: wat is de impact op de organisatie? Hoeveel facturen gaan we digitaal versturen? Hoeveel facturen versturen we naar het buitenland? Wat zijn de verwachtte besparingen die u zult behalen als u elektronische facturen verstuurt?
• Bepaal uw huidige facturatieproces en inrichting hiervan: met welk ERP-systeem werk je? Heeft het ERP-systeem al een XML-setup? Waar komen de gegevens van de facturen vandaan? Wat is de huidige status van het masterdatabeheer? Welke klanten kunnen al elektronische facturen ontvangen?
• Stel je minimale vereisten op: Wil je alleen een portal, of een end-to-end oplossing van een externe leverancier? Welk XML-formaat is nodig binnen uw type branche? Heeft u voldoende kennis binnen uw organisatie om uw project te realiseren? Heeft u externe ondersteuning nodig?
• Controleer de naleving van de wet-en regelgeving: Elektronisch factureren draait niet alleen om techniek, in veel landen moet je voldoen aan complianceregelgeving en btw-regels. Denk aan: met welke belastingdienst moet ik mij verbinden? Wat zijn de verplichte bewaartermijnen van een factuur? Is er een tax Post-Audit- of Clearance-model?
• Controleer of je binnen jouw bedrijf voldoende capaciteit hebt om elektronische facturatie te implementeren en uw klanten op uw platform aan te sluiten: Houd er rekening mee dat het aansluiten van klanten elektronische facturatie een continu proces is. Hiervoor is voldoende capaciteit qua kennis en tijd nodig binnen uw organisatie;
• Vind een software partij om de aansluiting op het Elektronische Facturatie platform (zoals Peppol) te vergemakkelijken. In Europa zijn er tientallen externe dienstverleners. Wij adviseren om te kiezen voor een eenvoudige aanbestedingsprocedure en helpen te zoeken naar de beste aansluiting op uw huidige systeem en proces;
• Laat (potentiële) klanten weten dat je over bent gegaan op electronisch factureren.

Geïnteresseerd in wat Electronic Invoicing voor uw organisatie en cashflow kan betekenen? Wij helpen en begeleiden u graag bij het proces en de mogelijkheden.