Belgische bedrijven stappen steeds meer over op verplichte e-facturatie, maar hun mate van voorbereiding blijft ruim onder de verwachtingen. Ondanks een toenemend bewustzijn verloopt de adoptie van PEPPOL-gefaciliteerde facturatie nog traag bij middelgrote en grote organisaties. Onze recente analyse toont aan dat de gereedheid voor e-facturatie in België relatief laag blijft.
E-facturatie: slechts een derde van middelgrote en grote bedrijven klaar voor PEPPOL
Vanaf januari 2026 zullen alle btw-plichtige entiteiten in België verplicht zijn hun facturen elektronisch te verzenden en ontvangen via PEPPOL voor alle B2B-transacties.
In september hebben we 828 Belgische middelgrote en grote organisaties geëvalueerd: bedrijven met een omzet van meer dan €50 miljoen en/of meer dan 150 medewerkers. De resultaten waren duidelijk: slechts ongeveer een kwart (24,6%) was in staat zowel e-facturen te verzenden als te ontvangen.
Twee maanden later, in november, liet een vervolgassessment vooruitgang zien, maar blijft de situatie zorgwekkend. Ongeveer een op de drie (32,3%) middelgrote en grote bedrijven kan nu e-facturen via PEPPOL uitwisselen. Met nog maar enkele weken te gaan voordat de wettelijke verplichting ingaat, is naar schatting nog twee derde van deze organisaties bezig met het selecteren of implementeren van een e-facturatie-oplossing.
Wat als u niet compliant bent?
Met twee derde van de middelgrote en grote bedrijven die nog niet compliant zijn, is het risico dat sommige bedrijven de deadline missen aanzienlijk. Niet-compliant zijn kan leiden tot de volgende boetes
- €1,500 voor een eerste overtreding
- €3,000 voor een tweede overtreding
- €5,000 voor daaropvolgende overtredingen
Tussen twee overtredingen geldt een termijn van drie maanden waarin bedrijven PEPPOL-compliant kunnen worden voordat een hogere boete wordt opgelegd.
Bedrijven kunnen niet alleen boetes krijgen; facturen kunnen ook als ‘illegaal’ worden beschouwd, wat mogelijk invloed heeft op de aftrek van btw. Tijdige implementatie van e-facturatie is daarom cruciaal om zowel financiële als operationele risico’s te vermijden.
Enkele weken geleden lieten de autoriteiten weten dat er begin 2026 een overgangsperiode zal zijn, hoewel de duur daarvan nog onduidelijk is. Deze periode betekent geen uitstel van de regelgeving, maar biedt tijdelijk vrijstelling van boetes voor bedrijven die concreet vooruitgang kunnen aantonen richting compliance. TriFinance adviseert organisaties daarom om nu actie te ondernemen en niet te wachten tot de officiële overgangsperiode afloopt.
Een goede implementatie kost tijd
Zoals eerder benadrukt in het artikel 'Final Call: E-Invoicing' TriFinance, hebben bedrijven doorgaans ongeveer zes maanden nodig om van de keuze van een tool naar de volledige implementatie van e-facturatieoplossingen te gaan. Een succesvolle uitrol vereist zorgvuldige voorbereiding, afstemming tussen afdelingen en een gedegen implementatie. Belangrijke aandachtspunten zijn:
- In kaart brengen van de wereldwijde facturatiescope
- In kaart brengen van de verschillende soorten facturatie (creditnota’s, self-billing, …)
- Herontwerp van processen voor inkomende en uitgaande facturen
- Omgaan met specifieke facturatievereisten, zoals bijlagen en data-verrijking
- Eventuele aanpassing van de btw-berekeningslogica (bij voorkeur op totaalniveau, niet per regel)
- Opleiding van medewerkers over facturatie en foutafhandeling
E-facturatie is niet zomaar een plug-in voor uw ERP-pakket. Het is een transformatieproject dat impact heeft op finance, IT, tax- en compliancefuncties. Het kiezen van de juiste tool is belangrijk. Door deze af te stemmen op interne processen en applicaties kan een grotere toegevoegde waarde worden gecreëerd.
Slotbedenkingen
Met nog maar enkele weken te gaan voordat e-facturatie verplicht wordt, bevinden veel organisaties zich nog in de transitie. Hoewel de verwachte overgangsperiode de directe impact van niet-compliance tijdelijk kan verzachten, blijft het aantonen van concrete vooruitgang essentieel om van deze periode te profiteren.
Naast compliance biedt e-facturatie ook tastbare voordelen: minder fouten, snellere verwerking en beter overzicht en controle over financiële processen. Hoe eerder bedrijven actie ondernemen, hoe sneller zij deze voordelen kunnen realiseren.
TriFinance ondersteunt organisaties bij het beoordelen van hun maturiteit op het vlak van e-facturatie, het definiëren van de juiste aanpak en het begeleiden van de selectie en implementatie van een PEPPOL-access point.
Wilt u de maturiteit van uw organisatie laten vaststellen of implementatiemogelijkheden verkennen? Onze experts staan klaar om u door het proces te leiden.
