Voor kwaliteitsrapportage is het van essentieel belang dat je issues met datakwaliteit in een vroeg stadium aanpakt. Voor de implementatie van rapportage-oplossingen is ook een meticuleuze voorbereiding cruciaal. Dat waren de belangrijkste lessen uit een project bij het Antwerpse logistieke bedrijf Ahlers, waar TriFinance-experts Evert Augustyns en Emre Ozden Power BI-rapportage op groepsniveau implementeerden.
Creëren van een multidimensionaal rapportagekader
Als decentrale organisatie stond Ahlers voor de uitdaging om financiële data effectief te consolideren en te rapporteren. Het doel van het MI&S-project was om een multidimensionaal rapportagekader te creëren dat zou P&L, balans, brutomargeanalyse en personeelsrapportage omvatte.
Het implementatieproces liep tegen een aantal hindernissen op, in het bijzonder de data uit hun CPM-tool Lucanet.
Er werden twee scripts gebruikt: één voor geconsolideerde data en één voor transactionele data. Het in lijn brengen van de transacties met de geconsolideerde cijfers bleek een uitdaging vanwege allocaties en wijzigingen in mappings. Om die reden ontwikkelden de MI&S-experts een nieuwe querylogica die tot een meer gestroomlijnd proces leidde.
Voor Ahlers was het belangrijk om inzicht te krijgen in de brutomarge per klant, die in hun bestaande rapportage ontbrak. Met behulp van de transactionele data uit Lucanet kon het TriFinance-team ontbrekende en onjuiste klantinformatie achterhalen. Hiervoor koos het een flexibele aanpak, geautomatiseerd als dat kon, vertrouwend op Excel-bestanden als dat nodig was.
Een grondige analyse van databronnen is van groot belang voor een kwalitatieve rapportage. Als je vroeg in het proces problemen met de datakwaliteit kunt aanwijzen, bespaar je veel tijd en energie tijdens de implementatiefase en krijgt je ook het vertrouwen van de klant
Integratie van Power BI-visuals
Om het rapportageproces te versterken, verzocht Ahlers om de integratie van Power BI-visuals in de PowerPoint van hun maandelijkse afsluiting. TriFinance gebruikte hiervoor "PowerBI Tiles Pro", een integratietool van een externe partij waarmee de beelden goed konden worden bijgesneden en gealigneerd. Hoewel het TriFinance-team met de native integratie van PowerBI en PowerPoint (die nu al beschikbaar is) op een toekomstig vereenvoudigd proces mikte, werd het concrete verzoek van Ahlers ook effectief aangepakt.
Het eindresultaat was een goed gestructureerd en uitgebreid rapportage-slidedeck, wat Ahlers een uniforme weergave van hun financiële data bood. Daarmee kon het bedrijf tijdens het maandelijkse afsluitingsproces meer tijd besteden aan analyse, in plaats van waardevolle resources in te zetten voor dataverzameling.
Project consultant Emre Ozden benadrukt het belang van een goede voorbereiding: ‘Dankzij de geweldige voorbereiding van Evert konden we zonder al te veel moeilijkheden leveren’, zegt hij. ‘In de analyse- of voorbereidingsfase is het belangrijk om de nodige tijd te nemen en de juiste stappen te zetten. Hoe eerder bepaalde zaken worden aangepakt en gemanaged, hoe makkelijker het wordt om de output te leveren.’
TriFinance heeft het BI-team van Ahlers tijdelijk bijgestaan en gezorgd voor een soepele werking van het geïmplementeerde rapportagekader. Dankzij het project kwam Ahlers tot een betere financiële verslaggeving.
Meer informatie?
Neem contact op met
- Evert Augustyns, evert.augustyns@trifinance.be
- Emre Ozden, emre.ozden@trifinance.be.
Meer informatie over Power BI-integratie in PowerPoint
Lees de blog en bekijk de korte instructievideo van Emre Ozden, How to integrate a live Power BI report in your PowerPoint presentations.
