Externe expertise voor meer slagkracht

De federale Group Controlling-afdeling van deze organisatie in de zorgsector is ontstaan uit een centrale hervorming van de financiële structuur en heeft als doel de slagkracht en toegevoegde waarde van de financiële functie binnen de gehele organisatie te verhogen.
Om deze ambitie van een sterk controllingdepartement waar te maken, koos de klant ervoor om het interne team te versterken met de externe expertise van TriFinance. Door een team van drie experts, een Project Manager en twee Business Controllers, in het hart van de dagelijkse controllingactiviteiten te plaatsen, bouwen we samen aan een centrale en toekomstbestendige plannings- en rapporteringscyclus.

Binnen deze complexe omgeving met diverse stakeholders op zowel groeps- als entiteitsniveau, is een hands-on aanpak essentieel. De focus van het controllingteam ligt op

• het stroomlijnen van de maandelijkse managementrapportering
• het uitvoeren van diepgaande variantieanalyses
• het proactief ondersteunen van het budgetteringsproces en de forecasting.

Voor de consultants betekent dit een snelle aanpassing aan een omgeving waar de transitie naar nieuwe werkwijzen nog volop in de fase van culturele verankering zit.

Grip op investeringen: de transformatie van de mid-year review

Naast de opvolging van de werkingsbudgetten van verschillende afdeling binnen de organisatie, behelst de opdracht van de Business Controlling consultants de financiële opvolging van omvangrijke, meerjarige investeringsprojecten. TriFinance-consultant Anne-Sofie Asnong beheert zo de budgetten van diverse projecten, variërend van 4 tot 11 miljoen euro. Waar de opvolging voorheen vaak gefragmenteerd verliep, heeft haar aanpak gezorgd voor een gecentraliseerd en transparant overzicht. Door terug te grijpen naar de oorspronkelijke business cases en die te vertalen naar maandelijkse rapportages, is er nu een duidelijk beeld van de spend, de resterende budgetten en de eventuele vertragingen in de uitvoering.

Dit verscherpte inzicht vormt de basis voor een proactieve mid-year review. In plaats van een loutere terugblik op het verleden, fungeert dit moment nu als een strategisch ijkpunt voor de toekomst. In aanvulling op de bestaande rolling forecast voor de werkingskosten, introduceerde Anne-Sofie Asnong samen met collega-consultant Business Controller Michael Knaepen een vergelijkbare methodiek voor de investeringsprojecten. Door deze uitbreiding worden voor alle budgetcategorieën de werkelijke cijfers (actuals) nu direct gekoppeld aan een herziene forecast voor de rest van het jaar.
Deze verschuiving naar een rolling forecast met na het eerste kwartaal 3 maanden actuals en 9 maanden forecast, later op het jaar gevolgd door een 6+6 forecast en een 9+3 forecast, stelt de organisatie in staat om tijdig bij te sturen. Hierdoor worden budgettaire verschuivingen niet langer achteraf geconstateerd, maar vooraf gefaciliteerd in nauwe afstemming met de business en het management.

Business partnering en datagedreven simulaties

De effectiviteit van de vernieuwde forecasting valt of staat met de kwaliteit van de samenwerking tussen finance en de business. In een omgeving waar personeelskosten circa 80% van het totale dagelijkse werkingsbudget beslaan, is een nauwe dialoog met de afdelingsverantwoordelijken cruciaal. Door een geoptimaliseerde inzet van Anaplan als centrale tool, slagen de consultants van TriFinance erin de cijfers uit de boekhouding maandelijks te vertalen naar visuele, begrijpelijke dashboards die een duidelijk beeld geven van de status van het budget. Dit stelt het management in staat om niet alleen de huidige stand van zaken op te volgen, maar ook om proactieve simulaties uit te voeren, zoals de impact van indexaties op de totale loonmassa.

Deze aanpak transformeert de rol van de controller naar die van een strategisch adviseur. In plaats van louter data te verzamelen, focussen de consultants op het challengen van de business: worden de voorziene besparingen gerealiseerd en liggen de projecten nog in lijn met het strategische meerjarenplan? Deze interactie verhoogt de databetrouwbaarheid en zorgt voor een breed gedragen verantwoordelijkheid over de budgetten.

Het belang van stakeholdermanagement in de budgetopvolging

Het realiseren van een structurele verandering binnen een organisatie van deze omvang vraagt meer dan alleen technische expertise; het vereist een scherp inzicht in change management. Interim Project Manager Oussama El Guiti vervult hier een sleutelrol door de strategische lijnen uit te zetten en de verbinding te maken tussen de doelstellingen van het Group Controlling-team en de dagelijkse activiteiten binnen het team.

Deze gelaagde aanpak is essentieel, aangezien de transitie naar een gecentraliseerd model nog volop in de fase van culturele verankering zit. Dat maakt ook het verzamelen van budgettaire informatie tot een intensieve oefening in stakeholdermanagement. De consultants van TriFinance fungeren hierbij als de verbindende schakel tussen verschillende entiteiten en domeinen. Door proactief te communiceren en een sterke vertrouwensband op te bouwen met budgethouders, slagen zij erin om de noodzakelijke data tijdig en accuraat te capteren.

Om deze nieuwe werkwijzen ook op de lange termijn te borgen, zet het team sterk in op kennisoverdracht en documentatie. Het opstellen van gedetailleerde manuals voor de dagelijkse processen en rapporteringen zorgt ervoor dat de ingevoerde verbeteringen verankerd blijven binnen de organisatie. Dankzij een nauwe samenwerking binnen het TriFinance-team en on-the-job mentoring wordt de 'stretch' in dit project omgezet in tastbare groei voor zowel de consultants als de klant. Het resultaat is een robuuste financiële functie die met vertrouwen naar de toekomst en het meerjarenplan kijkt.

De financiële sturingscyclus versterken

Heeft je organisatie nood aan tijdelijke expertise om complexe budgeting- of forecastingprocessen te optimaliseren? TriFinance biedt ervaren teams die zowel de financiële praktijk als de organisatiecultuur begrijpen om uw finance-afdeling naar een hoger niveau te tillen.